Классификация и типы организационных коммуникаций
По признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя можно выделить коммуникации между организацией и её средой (внешнеорганизационные), а также коммуникации внутри организации (внутриорганизационные).
Коммуникации между организацией и её средой. Как мы отмечали ранее при рассмотрении системного подхода, любая организация находится в определённом внешнем окружении, зависит от него и вынуждена постоянно адаптироваться к его изменениям. В силу этого имеют место постоянные и интенсивные коммуникации с внешней средой. Они многообразны.
Перечислим некоторые средства коммуникации со средой:
деятельность руководителя по организации рекламы и создание (поддержание) имиджа организации;
деятельность руководителя по проведению маркетинговой политики на внешнем рынке;
участие руководителя в подготовке отчётов для вышестоящих инстанций, само участие в работе этих инстанций;
представление организации во внешней среде (по руководителю судят об организации в целом, он её олицетворяет).
Коммуникации между организационными уровнями и подразделениями организации.
Коммуникации между уровнями управления организации. Между организационными уровнями информация перемещается путём вертикальных коммуникаций. Они могут быть нисходящими и восходящими.
Нисходящие организационные коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к нижним уровням. Чаще всего они являются основной формой, в которой руководитель реализует свои управленческие воздействия. Это – распоряжения, указания, предписания, приказы, директивы.
По оценке специалистов, почти половина контактов менеджеров приходится на подчиненных, а вторая - делится между начальниками, коллегами и внешними субъектами.
Рис. 1. Условия построения эффективных нисходящих коммуникаций
Одним из распространённых видов вертикальных коммуникаций в организации является общение между менеджерами и подчинёнными (руководитель-подчинённый). Его специфика состоит в том, что это индивидуальный процесс межличностного общения. Форм таких коммуникаций существует много: разъяснение задачи, объяснение приоритетов, привлечение работников к решению задач отдела, сбор информации о потенциальных или реальных проблемах, оповещение людей о реальных изменениях, ознакомление подчинённых с идеями, обсуждение проблем эффективности.
Существуют также коммуникации между менеджером и его рабочей группой (руководитель-группа). Поскольку в этом процессе участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поделиться мыслями о новых задачах и приоритетах отдела, как работать сообща, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях для данной группы.
Коммуникации вида руководитель – руководитель включают коммуникации между руководителями различных уровней внутри организации.
Кроме нисходящих коммуникаций, организации необходимы восходящие коммуникации. Их качество сильно влияет на производительность организации.
Например, когда на низших уровнях
управления или в рабочей среде предлагают
для использования более эффективные
производственные операции. Идея
поднимается наверх, проходя все уровни
менеджмента. Её реализация приносит
ощутимую прибыль.
Восходящие коммуникации выполняют также функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях. Благодаря этим коммуникациям, менеджеры узнают о текущих и потенциальных проблемах в организации, и предлагают коррекционные меры.
Восходящие коммуникации, как правило, осуществляются в форме отчётов, предложений и пояснительных записок.
Осуществление восходящих коммуникаций сопряжено с преодолением ряда трудностей:
Порой менеджеры не рискуют поднимать существующие проблемы, поскольку опасаются негативной реакции руководства и восхождение информации на высокие уровни организации происходит медленно.
Работники нижних коммуникационных уровней фильтруют информацию, которую, как им кажется, не хотел бы услышать их начальник.
Имеют место искажения или сознательные изменения информации, таким образом, чтобы она способствовала достижению чьих-то личных целей.
Кроме программных заявлений на каких-либо официальных мероприятиях о важности восходящих коммуникаций, необходимо разработать практические методы их улучшения. Это могут быть:
- Разработка менеджерами конкретных вопросов сотрудникам организации, демонстрирующих интерес руководства к мнениям работников.
- Проведение собраний работников, встреч с небольшими группами сотрудников, на которых они имеют возможность высказаться по актуальным рабочим проблемам, методам управления и т.д.
- Реализация политики открытых дверей, что предполагает обращение сотрудников организации к непосредственным их начальникам по любым волнующим вопросам.
Реализация перечисленных подходов позволяет разблокировать восходящие коммуникации.
В настоящее время менеджеры используют
такую форму восходящих коммуникаций,
как рабочие группы, которые регулярно
собираются для обсуждения и решения
производственных проблем. Они называются
кружками качества – небольшие по
численности группы работников (5-10
человек), совместно работающих над той
или иной проблемой. Они стали
организовываться в Японии после второй
мировой войны. По существу работники
вовлекаются в процесс обсуждения,
анализа и принятия решений.
Коммуникации между подразделениями. Кроме вертикальных, организации нужны горизонтальные коммуникации, для координации задач и действий подразделений, обеспечения их совместной деятельности.
Горизонтальные коммуникации полезны ещё и тем, что они стимулируют формирование взаимоотношений на одном и том же организационном уровне, которые являются важным элементом удовлетворённости людей своей работой.
Вертикальные и горизонтальные коммуникации имеют определяющее значение для функционирования организации. Обычно принято считать, что вертикальные коммуникации более значимы, так как они реализуют иерархический принцип построения организации. Однако этот принцип всегда синтезирован с другим – координационным принципом, который требует координаций по горизонтали. Это сочетание образует своего рода «каркас» всей коммуникационной сети организации.
Традиционно коммуникации подразделяют на формальные и неформальные.
Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, её основными функциональными целями и задачами.
Неформальные коммуникации – это всё те же контакты, которые реализуются вне формальных коммуникативных каналов, они также включают ряд основных разновидностей:
неформальные контакты между рядовыми членами организации;
неформальные связи между руководителем и подчинёнными;
неформальные внешние коммуникативные связи руководителя со средой.
Особенность неформальных коммуникаций – они пронизывают все иерархические уровни организации, что делает всех сотрудников участниками информационного обмена и придаёт особую значимость.
Особая роль среди неформальных коммуникаций принадлежит слухам. Они витают везде, где собираются люди.
Канал слухов дословно переводится как «виноградная лоза». Установлено (К.Дэвис) что этот термин возник ещё во времена Гражданской войны в США в 1861—1865 гг, между промышленным севером и рабовладельческим югом. Провода телеграфной связи, протянутые от дерева к дереву, напоминали виноградную лозу. И сообщения, переданные по этим каналам, часто доходили до адресата в искажённом виде.