Информационный повод.

Литература:

Основная

1. Кузнецов, В.Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии: Учебник для студентов вузов / В.Ф Кузнецов. – М.: Аспект Пресс, 2005.

2. Королько, В.Г. Основы паблик рилейшнз. Учеб. / В.Г. Королько. – М.: 2000.

3. Чумиков, А.Н., Бочаров, М.П. Связи с общественностью: теория и практика: Учеб. пособие / А.Н. Чумиков. – М.: Изд-во «Дело», 2003.

4. Тульчинский, Г.Л. PR фирмы: технология и эффективность / Г.Л. Тульчинский. – СПб.: Алетейя, 2001.

5. Катлип С., Сентер А., Брум Г. Паблик рилейшнз: Теория и практика. М., 2000.

6. Алешина, И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетологов: Учебник / И.В. Алешина. – М., 1997.

7. Аги, У., Кэмерон Г., Олт Ф., Уилкокс Д. Самое главное в PR / У. Аги, Г. Кэмерон, Д. Уилкокс. – СПб.: Питер, 2004.

Дополнительная

1. Белов, А.А. Теория и практика связей с общественностью: Учеб. пособие / А.А. Белов. – СПб.: Изд-во «Северо-Запад», 2005.

2. Петербургская школа PR: от теории к практике. Вып.1-3; Сб. статей / Отв.ред. А.Д. Кривоносов. – СПб.: Роза мира, 2003-2005.

3. Игнатьев, Д., Бекетов А., Сарокваша Ф. Настольная энциклопедия Public Relations / Д. Игнатьев, А. Бекетов, Ф. Сарокваша. – М.: Альпина Паблишер, 2004.

Практическая часть:

1. Из группы 5-7 человек создайте оргкомитет пресс-приема, образуйте подкомитеты, распределите обязанности, подготовьте все документы, включая календарный план, бюджет, рекламные материалы. Подготовьте презентацию проведения пресс-приема в аудитории.

2. Составьте сравнительную таблицу по следующим мероприятиям:

   1. пресс-конференция;

   2. пресс-прием;

   3. пресс-визит;

   4. пресс-тур.

Занятие №8. Рекламные PR--технологии.

1. Электронная реклама.

2. Печатная реклама.

3. Наружная реклама.

4. Реклама и связи с общественностью.

Литература:

Основная

1. Кузнецов, В.Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии: Учебник для студентов вузов / В.Ф Кузнецов. – М.: Аспект Пресс, 2005.

2. Королько, В.Г. Основы паблик рилейшнз. Учеб. / В.Г. Королько. – М.: 2000.

3. Алешина, И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетологов: Учебник / И.В. Алешина. – М., 1997.

4. Варакута, С.А., Егоров Ю.Н. Связи с общественностью / С.А. Варакута, Ю.Н. Егоров. – М., 2001

5. Викентьев, И.Л. Приемы рекламы и public relations / И.Л.Викентьев. – СПб.: Издательство ТОО «ТРИЗ-ШАНС», 2002.

Дополнительная

1. Панкратов Ф.Г. Рекламная деятельность. М., 2000.

2. Картер Г. Эффективная реклама. М.,1991.

3. Игнатьев, Д., Бекетов А., Сарокваша Ф. Настольная энциклопедия Public Relations / Д. Игнатьев, А. Бекетов, Ф. Сарокваша. – М.: Альпина Паблишер, 2004.

Занятие №9 Case-study

Студентам необходимо быть подготовленными к обсуждению приложения № 1

3. Перечень вопросов к экзамену За неделю до экзамена студенту необходимо сдать кейс на английском языке. Кейсы выдаются индивидуально за месяц до их сдачи преподавателю.

1. PR в системе коммуникаций: цели, функции, содержание.

2. Экономические, политические, идеологические и социальные причины возникновения и развития науки, профессии и отрасли бизнеса «паблик рилейшнз».

3. Обзор становления паблик рилейшнз как социального института на территории США

4. Обзор становления паблик рилейшнз как социального института на территории России

5. Обзор становления паблик рилейшнз как социального института на территории Европы.

6. Сущностные и отличительные особенности технологий связей с общественностью. Формирование технологий связей с общественностью.

7. Классификация PR-технологий. Основные характеристики.

8. Типы специальных PR-событий в профессиональной деятельности

9. План проведения специального PR-события. Критерии выбора места для PR-события. Факторы, влияющие на PR-событие.

10. Резонансный повод для проведения специального PR-события с привлечение СМИ.

11. Классификация PR-мероприятий для журналистов

12. Классификация специальных мероприятий в связях с общественностью.

13. Технология подготовки и проведения пресс-конференции как PR-мероприятия.

14. Пресс-клуб, пресс-тур, пресс-коктейль как формы специального PR-события: взаимосвязь и отличия.

15. Технология подготовки и проведения конференции как PR-мероприятия

16. Технология подготовки и проведения презентации как PR-мероприятия

17. Виртуальные PR-события: специфика организации

18. Технология подготовки и проведения выставки как PR-мероприятия.

19. Технология создания перспективного плана паблисити организации. Требования к PR-статье. Матрица составления PR-текстов, адаптированная к особенностям целевой аудитории.

20. Технология внутреннего PR организации. Определение целевой аудитории внутреннего PR организации.

21. Культурные программы и специальные акции как формы связей с общественностью.

22. Спонсорство и благотворительность в системе связей с общественностью.

23. Формирование корпоративной культуры и корпоративной философии организации в системе связей с общественностью.

24. Этапы развития политических PR-технологий. Технологии сегментирования политической аудитории.

25. Современные избирательные технологии связей с общественностью.

26. Каналы движения политической информации. Особенности политического текста. Риторика как коммуникативная практика PR.

27. Культурные и антикультурные технологии политического PR.

28. Внутрифирменные связи с общественностью: формы, роль, значение.

29. Характеристика групп общественности в связях с общественностью. Экономические, финансовые сообщества, политическая, социо-культурная, клерикальная, профессиональная среды

30. Стратегия и тактика реализации PR-деятельности.

31. PR как элемент интегрированных маркетинговых коммуникаций.

32. Проблема эффективности связей с общественностью: значение, подходы, модели и критерии.

33. Стандарты, сертификация и лицензирование в связях с общественностью. Требования к компетентности специалиста по связям с общественностью.

34. Планирование и организация деятельности по связям с общественностью.

35. Источники и методы сбора информации в связях с общественностью. Основные характеристики PR-информации.

36. Классификация PR-текстов и система жанров PR-текста.

37. Назначение пресс-релиза, особенности его композиции, содержания и стиля изложения.

38. PR-тексты, подготавливаемые пресс-службой организации. Характеристика комбинированных PR-текстов.

39. Текст в системе политического PR.

40. Спичрайтинг как технология. Спичрайтерский текст. Подготовка первого лица к публичному выступлению.

41. Основные виды служебных, имиджевых документов в связях с общественностью.

42. Основные виды информационных, онлайновых документов в связях с общественностью.

43. Медиарилейшнз: современное состояние и перспективы развития.

44. Типология корпоративных изданий.

45. PR, журналистика и реклама: взаимосвязь и различия.

46. Связи с общественностью и Интернет: возможности всемирной компьютерной сети для СО.

47. Правовое обеспечение связей с общественностью: законы и нормативные акты, регулирующие общественную и коммерческую деятельность; законы о СМИ, рекламе, защите авторских прав, прав потребителя.

48. Нормы международного права о связях с общественностью.

49. Неформальные способы регулирования в области связей с общественностью: традиции, нормы, мораль, общественное мнение.

50. Виды средств коммуникаций и характеристика эффективности воздействия каждого из них на целевые и ключевые аудитории.

51. Формы и методы работы со СМИ.

52. Формы подачи новостных материалов и организация PR-коммуникаций

53. Каналы выхода на различные аудитории. Критерии отбора и оценка эффективности воздействия различных каналов.

54. Структура и инфраструктура PR-рынка.

55. Анализ динамики основных характеристик деятельности PR-специалиста.

56. Функции службы по связям с общественностью в государственном и политическом секторе.

57. Функции службы по связям с общественностью в социальной сфере.

58. Функции службы по связям с общественностью в коммерческом секторе.

59. Связи с общественностью в некоммерческой и социально-культурной сферах.

60. Субъектное пространство и сферы паблик рилейшнз.

Приложение №1

Public Relations and the School Board

By John Fisher

A paper prepared for Public Relations Problems: Cases, Concepts and Campaigns Northwest Missouri State University February 15, 2003

Table of Contents INTRODUCTION...................................................................................................3 BACKGROUND INFORMATION ABOUT PEACE WAPITI SCHOOL BOARD #33.............................................................................................................................3 STRATEGIC PLAN...............................................................................................4

GOALS OR OBJECTIVES.........................................................................................................4 OUTCOMES................................................................................................................................5 PERFORMANCE MEASURES..................................................................................................5 STRATEGIES..............................................................................................................................5

PUBLIC RELATIONS TACTICS........................................................................6

MEDIA CONTACT....................................................................................................................6 NEWSLETTERS.........................................................................................................................6

WEB SITE....................................................................................................................................6

SCHOOL WEB SITES.................................................................................................................7

REPORT CARDS / PARENT INTERVIEWS.............................................................................7

PARENT COUNCILS..................................................................................................................7

ANNUAL SATISFACTION SURVEY........................................................................................7

ANNUAL EDUCATION RESULTS REPORT.......................................................................................................................................8 CONCLUSIONS......................................................................................................8 REFERENCES........................................................................................................9

Public Relations and the School Board Introduction Like most medium-sized school boards, Peace Wapiti School Board in Grande Prairie, Alberta, Canada does not hire a public relations specialist, yet recognizes that public relations is a key function of its operations. Alberta Learning, the government department charged with responsibility for education in the province, requires that school districts, including Peace Wapiti School Board, have public communications goals and strategies. This paper looks at the public communications goals and strategies of Peace Wapiti School Board and examines how the board fulfills its mandate in this area.

Matera and Artigue (pp. 120-122) outline a five-step process to address organizational public relations needs: a) develop a problem statement, b) set objectives that solve the problem, c) define strategies to achieve the objectives, d) outline tactics to be employed, and e) establish a means to evaluate the plan. Public relations objectives, they state, should be “consistent with both organizational and departmental objectives.” They indicate that objectives should be realistic and attainable, they should state what is to be accomplished, and they should be measurable. All of these elements are found within Peace Wapiti School Board’s strategic plan and approach to meeting its public relations goals.

Background information about Peace Wapiti School Board #33 The Annual Education Results Report for the Peace Wapiti School Board #33 (2002a) indicates the school board is comprised of what were once three different school divisions and also of a part of a fourth. Spread over an area of 30,000 square kilometers in northwestern Alberta (Canada), the school system services approximately 6,000 students located in 28 schools. The jurisdiction extends from Sturgeon Heights in the east to the British Columbia border in the west. It stretches from south of the Wapiti River to the Peace River on the north.

Some of the jurisdiction schools are located in remote settings while others are located in the region’s towns and villages. The board’s largest school, Harry Balfour, is located in the City of Grande Prairie serving kindergarten to grade 8 students from the immediate surrounding area. The board operates seven high schools: Central Peace High School, Beaverlodge, Eaglesham, Ridgevalley, Savanna, Sexsmith and Peace Wapiti Academy. For 2001/2002 Peace Wapiti Academy served students in grades 9 and 10. One grade is being added each year until the full high school program is offered in September 2003. Peace Wapiti Academy officially opened its building in Grande Prairie on January 9, 2003 (Peace Wapiti School Board #33, 2002b). 3

The board also operates schools on four Hutterite Colonies. It provides schooling for students from the Horse Lake Reserve and from the Aspen Grove and Kelly Lake Metis settlements. Excluding the Colony schools, the smallest school has an enrollment of just over 30 students and the largest has over 650 students.

Other interesting facts:

• About 30 students from the Bonanza area attend school in Dawson Creek, British Columbia.

• Just over 120 students living close to Grande Prairie attend non-system schools within the City.

• About 170 students are on home schooling programs and are provided support by the board staff.

• Most board schools operate programs similar to those found in comparable schools anywhere in Alberta. However, to function as economically as possible, when enrollments are low and/or declining in some areas, some smaller schools must provide double, triple and quadruple grading.

• In the smaller, remote high schools heavy reliance is placed on distance education programs to augment the basic in-school offerings. Some specialty programs exist to meet local needs.

• Cree language classes are offered in both Hythe schools. Native liaison workers assist with school programs in four schools.

• The School Board employs the full-time equivalent of over 300 teachers and 398 non-teaching staff. In addition to the 700 regular staff members, the Board employs a considerable number of part-time and casual personnel, making it one of the largest employers in the Peace River Region.

Strategic plan

Peace Wapiti School Board publishes a three-year education plan on its web site. This plan, established in 1996, is updated annually. The strategic plan lists among other things the school board’s mission statement, vision, beliefs, and goals (Alberta Learning, 2003). Peace Wapiti School Board’s mission is “Educating today for success tomorrow” (Peace Wapiti School Board #33, 2002c, p. 6). It also includes provincially mandated goals, corresponding school board goals, a statement of expected outcomes, performance measures, and strategies. Results are reported in an annual report, which includes information from satisfaction surveys.

Goals or objectives

Currently the provincial department of education, called Alberta Learning, mandates five strategic goals. Peace Wapiti School Board develops its own goals that correspond to these strategic goals. In addition, the school board has developed one further strategic goal of its own, “teaching excellence.” The school board specifies outcomes and performance measures to evaluate achievement of the goals. It also lists strategies (or objectives) to accomplish its goals. One provincially mandated strategic goal, relates to school board public relations. Described as Alberta Learning Goal 5, it is titled “Responsible and Responsive Jurisdiction.”

Corresponding Peace Wapiti goals to achieve this strategic goal of “responsible and responsive jurisdiction” are:

• Promote the school system through celebration of accomplishments.

• Develop a plan for the purpose of addressing areas of improvement.

• Demonstrate high standards for communication with the public.

• Provide leadership and clear direction to schools.

Outcomes

Each strategic goal specifies outcomes that can be measured. For the goal of “responsive and responsible jurisdiction,” the school board lists the following outcome: “The jurisdiction demonstrates leadership and continuous improvement in administrative and business processes and practices” (Peace Wapiti School Board #33, 2002c, p. 20).

Performance Measures

The strategic goals also specify performance measures. Performance measures provide data that describe the progress of the school community in achieving its goals and results (Fisher, p. 18). For the goal of “responsive and responsible jurisdiction,” the school board lists the following performance measures:

• Percentage of schools audited each year.

• Percentage of parents who are satisfied with the level of information received from the schools about programs, services and practices.

• Percentage of school-based administrators satisfied with delegated resource management responsibilities and decision-making authority.

• Percentage of parents and public who are satisfied with information received about how money is spent by the local school board.

Strategies

In addition, Peace Wapiti School Board provides strategies for achieving the goals. Strategies are actions that can be used in the medium term (one to five years) to accomplish the goals and to achieve the desired results (Fisher, p. 21). The school board lists the following strategies for achieving its goals:

• Provide accurate and complete information on topics/issues the public requests.

• Lobby the government on matters that impact the quality of educational services in classrooms.

• Encourage frequent communication between our schools and their parents.

• Post achievement and diploma exam results on the system web site.

• Regularly update data on the web site.

• Conduct school audits on a three-year cycle.

• Review the site-based management model currently in place in this school system.

Public relations tactics

The school board has developed a number of tactics for achieving its public relations goals. These include newsletters, a school board web site, school web sites, school councils, report cards and parent interviews, an annual satisfaction survey, and annual education results report. A board communication committee has overall responsibility for district communications and public relations.

Media contact

Most news coverage about the school district is positive, according to Dr. Darwin Eckstrom, the school board superintendent (interview, February 15, 2003). The Grande Prairie Daily Herald-Tribune regularly reports school board meetings, school activities, achievements, and school sports. A number of schools have developed relationships with local weekly newspapers. For example, Beaverlodge Regional High School has a weekly column in the community’s weekly newspaper.

Board Chairman Lynne Phillips and Dr. Eckstrom serve as media spokespersons for the school board. For example, a student recently brought an air pistol to school, generating Canada-wide media coverage. Dr. Eckstrom fielded questions from television, radio and newspapers from across the country.

Newsletters

A school board newsletter, called Spotlight, is published two times a year in hard copy tabloid format and on the web site. The tabloid edition of Spotlight is distributed throughout the community and to parents through the schools. Spotlight contains information about school board activities, highlights student and staff achievements, and reports district financial and achievement data. Schools provide frequent newsletters to parents, sometimes on a weekly basis. These report school activities, student and staff achievements, and school financial and achievement data.

Web site

In addition the latest information from Spotlight, the web site (Peace Wapiti School Board #33, 2002b) includes links to the Three Year Business Plan, the Annual Education Results Report and school web sites. Other links provide information about the school board and its programs and services, the school trustees, and administrations. Information is provided about students, staff, the calendar, online school, and employment. The web site is updated as new information becomes available. A retired school board employee, Paul Renfree, is hired on a contract basis as the web master.

School web sites

School web sites are available for all schools, except those on the Hutterite colonies. Schools develop and manage their own web sites. Some use students to prepare the web pages while others contract out the work. The web sites include news items, faculty web pages, and student web pages. Schools are required to prepare an annual report that includes achievement and diploma examination results. Some of this information is also included on the school web pages.

Report cards / parent interviews

According to Alberta Learning (1998), teachers are required to regularly evaluate student progress, and report how well students are doing in relation to provincial grade-level standards to parents, students and school administrators. Individual teachers may use provincial achievement test results in determining final grades for their students.

Local school boards decide what format to use for report cards and how else to communicate student progress. Many schools schedule parent-teacher interviews as well as issuing written reports on each child’s progress. Parents and school councils may advise schools and boards on the reporting methods they would like to see used.

Schools in Peace Wapiti School Board (2002b) prepare student report cards four times annually and have formal parent/teacher interviews three times. Teachers also hold interviews with parents as the need arises or when parents request an interview.

Parent Councils

In accordance with Alberta Learning policy (1997), Peace Wapiti School Board has established school councils at each of its schools. School councils advise the principal and the board about matters related to the school, including budgets, activities, and community relations.

Annual satisfaction survey

Since 1995 Peace Wapiti School Board (2002a) has administered an annual satisfaction survey. Each May students in grades 6, 9 and 12 and their parents, parents of special needs students, and teachers respond to questions about school operations, programs and services. Some of the questions parents are asked are about how welcome they feel in the schools, the information they receive from the school board, the quality of information they receive about their children’s progress and achievement, the number of report cards, and the value received for tax money spent on education.

Annual Education Results Report

The Annual Education Results Report (Peace Wapiti School Board #33, 2002a) is prepared each fall of the year and reports results achieved on the strategic plan from the previous year. The report contains the following information:

• Context and Background Information

• School Board Accomplishments

• Provincial Goal Results - Local Goal Results - Financial Report

• School Reports

Conclusions

Peace Wapiti School Board follows a planning process similar to that suggested by Matera and Artigue (pp. 120-122). Although it does not use the same terms as Matera and Artigue, the school board’s approach is the same in every aspect as that suggested by the authors. The school board integrates its public relations plan into its overall strategic planning process. To meet its need to be accountable to the community and parents, the school board establishes objectives (which it calls goals). The board determines strategies to meet the goals, which it lists in its three-year education plan. It outlines tactics, such as newsletters, web sites, parent councils, report cards and parent/teacher interviews. Through an annual satisfaction survey and annual report, the school board evaluates results. The board’s public relations goals are “consistent with both organizational and departmental objectives.” The goals are “realistic and attainable.” Outcome statements indicate what is to be accomplished, and performance measures describe how to measure the accomplishment of the results. All of these elements are found within Peace Wapiti School Board’s strategic plan, its reporting and measurement process, and tactics for meeting its public relations goals.

Peace Wapiti School Board is not unlike most medium sized school boards found in the United States (or Canada). It recognizes the important function of public relations and the need to keep in touch with its constituency through frequent and appropriate contact. Although specific people are not hired as public relations specialists, the public relations role is a key function of its administrators and staff. Because of the importance of the public communications function, public relations training should be part of the education and continuing inservice of school leaders. Also, schools and school boards should consider public relations graduates when hiring staff. People trained in public relations not only come equipped with strong communication skills, but have a broad knowledge of how business and organizations work.

References

Alberta Learning. (1997). School Councils. Retrieved February 15, 2003 from http://www.learning.gov.ab.ca/educationguide/pol-plan/polregs/adobe/183.pdf

Alberta Learning. (2003). Guide for School Board Planning and Reporting. Retrieved February 15, 2003 from http://www.learning.gov.ab.ca/department/planning/schoolguides/SchBdGuide/2002/

Alberta Learning. (1998). Meeting High Standards. Retrieved February 15, 2003 from http://www.learning.gov.ab.ca/educationsystem/ourstudents/VIII.asp

Eckstrom, D. (2003, February 15) personal interview. Fisher, J.R. (1996). School and School Board Planning. Retrieved February 15, 2003 from http://www.ocii.com/~fisher/school/download.htm.

Matera, F.R. & Artigue, R.J. (2000). Public Relations Campaigns and Techniques. Boston: Allyn and Bacon. Peace Wapiti School Board #33. (2002a). Annual Education Results Report. Retrieved February 15, 2003 from http://www.fisherhouse.com/pwsb/.

Peace Wapiti School Board #33. (2002b). Peace Wapiti School Board. Retrieved February 15, 2003 from http://www.pwsb33.ab.ca. Peace Wapiti School Board #33. (2002c). Three Year Education Plan 2002/2003-2004/2005. Retrieved February 15, 2003 from http://www.pwsb33.ab.ca/threeyrplan.pdf.

Приложение №2

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТАВОК

Выставка – это то место, где персонал фирмы может либо завязать новые контакты, либо разрушить дальнейшие связи с теми партнерами и покупателями, которые у фирмы уже были. Нужно помнить, что посетители приходят на выставку, как зрители на представление. Их ожидания зрелища достаточно велики, и именно поэтому они жертвуют своим временем. А на специализированные выставки и ярмарки до 76% посетителей приходят, имея четкую программу посещения: получить информацию, найти продавца или поставщика, провести переговоры, заключить сделки и т.п. Обеспечить успех будущей акции можно ещё до открытия выставки. Правильно, как и в любом проекте, начать стоит с определения целей участия в выставке. Среди всего многообразия целей выделим наиболее популярные:

• презентация компании \ продукции \ услуг целевой аудитории (посетителям выставки, вашим клиентам и партнерам);

• проведение переговоров с клиентами \ партнерами и заключение бизнес – соглашений с ними;

• проведение на выставочной площадке специальных акций с целью создания паблисити (инициирования сообщений о вашей компании в СМИ, работы «сарафанного радио» - посетители, увидевшие вашу акцию, расскажут о ней другим людям;

• размещение заказов.

К ключевым вопросам, на которые следует знать ответ до принятия решения об организации или участия в выставке, относятся следующие:

• планируется ли в ближайший год в вашей стране или регионе выставка аналогичная той, которую вы хотите организовать? (если «да», то ваша фирма может подготовить свой стенд);

• каковы ваши цели? (вы хотите завоевать региональный или национальный рынок).

При участии в выставке вы можете сразу достичь конкретных целей (например, подписать договоры о намерениях с 15-ю поставщиками) или так называемых PR-целей. PR-целями мы называем те, когда после выставки у посетителей появляется знание о вашей компании \ продукте \ услуге, а также формируется отношение к ним. Определившись с целями, выработайте концепцию участия в выставке: какими путями вы будете достигать цели, какие ресурсы (материальные, человеческие) необходимы.

При организации выставки следует учитывать следующие составляющие.

Место. Удачный выбор места означает многое. Экспоцентр, как правило, продаёт площади по одинаковой цене, но на самом деле одно и то же количество метров может привести к вам поток клиентов, а может оставить только горькие сожаления о впустую потраченных деньгах. Выбор места – не такая уж простая задача. Принято считать, что лучшие места – в центральных проходах, но мало кто учитывает, что люди не любят стоять на пути человеческих потоков и по центру могут пройти не останавливаясь. Конечно, два фронта стенда, обращенных к посетителям лучше, чем один, но если у вас только один стендист, это не поможет, а только затруднит работу. В любом случае, приняв решение об участии в выставке, нужно обратиться в экспоцентр заранее и, пока есть выбор, проконсультироваться с профессионалами.

Стенд. Одна из главных проблем на выставке – как остановить проходящего мимо посетителя и привлечь внимание к стенду. Для этого могут служить необычные элементы оформления и эффектные дизайнерские решения. Например, навесные панели, вторые этажи на стендах, световые короба и динамические решения. Дизайн стенда должен поддержать или создать достойный имидж вашего предприятия. Помните, что стенд – это ваш передвижной офис, "выезд офиса на публику", поэтому правило звучит довольно просто: стенд должен выглядеть так же или лучше, чем ваш основной офис, но ни в коем случае не хуже. При подборе экспонатов независимо от профиля фирмы рекомендуем воспользоваться следующей классификацией. Экспонаты в порядке повышения эффективности демонстрации на стенде:

• информация о фирме (награды, дипломы, сертификаты);

• информация о продукции (фотографии, альбомы, постеры, видеокаталоги);

• модели продукции;

• сама продукция;

• экспонаты-аттракционы (продукция в действии с участием посетителей).

На стенде (или блоке стендов) должны быть предусмотрены удобные рабочие места для сотрудников, переводчиков и маленький офис для менеджера; стенд должен быть оборудован компьютером и телефонной связью.

Транспорт.

Страхование имущества.

Расходы по линии PR. Необходимо заранее позаботиться о раздаточных материалах: сувенирах и рекламно-информационной полиграфии, брошюры, проспекты, пригласительные билеты, пресс-релизы. Помните, что полиграфические материалы – это то, что останется у посетителя на память о фирме после выставки. И если дешевый, скучный и некачественный буклет клиент выбросит в урну сразу - он никогда не увидит вашего роскошного и дорогого офиса.

Обслуживающий персонал. Стендист и руководство фирмы всегда должны помнить, что именно человек на стенде является экспонатом №1 и в первую очередь от общения с ним зависит впечатление посетителей о фирме. Важнейшая часть работы стендиста заключается в умении показать товар-услугу-фирму с лучшей стороны, убедить покупателя в его преимуществах, договориться о поставках-контактах после выставки. Всё это нужно сделать в условиях жесткого лимита времени и массы посетителей. Как свидетельствуют исследования, посетитель отводит в среднем одной экспозиции не более 5 минут собственного времени. Поэтому стендист должен уметь за это время классифицировать посетителей, отделив деловых людей от случайных прохожих, привлечь нужных посетителей на свой стенд, провести деловые переговоры, вручить информационно-рекламные материалы, подарить сувениры, взять у посетителя координаты для будущих контактов и распрощаться, оставив о себе и о фирме приятные воспоминания. Таким образом, идеальный стендист должен обладать следующими качествами:

• быть квалифицированным специалистом в определенной области знаний, хорошо знать собственную продукцию;

• быть коммуникабельным, внимательным, доброжелательным и чутким в общении с другими, настойчивым в отстаивании своих позиций;

• уметь вовремя начинать и заканчивать разговор, владеть искусством убеждения, быть лаконичным в дискуссиях, владеть искусством корректно заканчивать любой разговор за 2-3 минуты;

• обладать достаточной силой воли и выдержкой в критических ситуациях;

• помнить, что выставка-ярмарка – это праздничное зрелище для гостей-посетителей и уметь сохранять и поддерживать праздничное настроение.

Совет для руководства фирмы. Посетители почти никогда не подходят к сотрудникам фирм, которые сидят спиной к ним. Если вы увидите своего сотрудника в такой позе – постарайтесь заменить стендиста.

Подготовив концепцию и график подготовки выставки, рекомендуется провести собрание с коллегами и объяснить им, чего вы ожидаете от них и в какие сроки. Независимо от того, кто будет работать на стенде: ваши коллеги, приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо тренировать. Перед выставкой необходимо провести тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника. Обратите их внимание как вести тетрадь учета клиентов. Тогда после выставки вы сможете максимально эффективно и оперативно использовать полученную информацию о потенциальных клиентах и партнерах. Нелишним будет наладить четкую связь между сотрудниками на стенде и персоналом офиса. Особенно это важно, если вы планируете прямо на выставке инициировать покупки вашей продукции\услуг. Также важно позаботиться о приглашениях. Лучше разослать приглашения вашим клиентам и партнерам, с которыми вы хотели бы пообщаться на выставке, за 2-4 недели до самого мероприятия, а за несколько дней напомнить им о выставке. А также эффективность участия в выставке повысит размещение релизов в СМИ: до и после мероприятия.

Бюджет. При подготовке концепции напишите бюджет выставки, куда включите расходы на:

• аренду выставочной площади и дополнительного оборудования;

• дизайн (если у вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда;

• монтаж выставочного стенда (если вы не используете мобильные стенды);

• доставка оборудования на выставку;

• рекламная и полиграфическая продукция;

• промо-персонал;

• напитки и закуски (особенно актуально на региональных выставках) для партнеров;

• дополнительные расходы.

Несмотря на старейшую историю выставочно-ярмарочного бизнеса в России, сервис в этой сфере не идеален. И тем более важна грамотная работа специалиста по связям с общественностью. С организаторами Вы столкнетесь на следующих этапах подготовки к выставке.

1. Подписание Договора и оплата счета. Если до выставки осталось несколько месяцев, то Вам предложат внести предоплату. Внесение оставшейся суммы обычно происходит за месяц до выставки. Подписывая Договор, внесите в него все услуги, оказания которых вы ожидаете от организаторов:

   • выставочная площадь;

   • необходимое освещение на стенде. Советуем за несколько дней до выставки позвонить организаторам и напомнить, что вам необходимо такое-то освещение, иначе вы можете остаться без света;

   • необходимое оборудование. Здесь вам предложат выбрать застройщика стандартных стендов. Или, что сегодня становится популярным, порекомендуют компанию, производящую мобильные стенды. Аренда и монтажников лифта на время монтажа выставки.

2. Размещение информации о компании в каталоге участников выставки. Организаторы предоставят вам технические требования к рекламным макетам и расскажут о сроках и процессе передачи макетов в дирекцию выставки.

3. Получение документов, разрешающих монтаж выставки. Обычно эти документы выдаются за 1-3 недели до начала выставки. Серьезные организаторы приглашают экспонентов на семинар для участников выставки, где, помимо документов, выдают вам бэйджи (заранее вас попросят прислать список ФИО сотрудников стенда) для монтажников и сотрудников стенда, пригласительные билеты на выставку. Когда вы используете мобильные стенды, вам нужно встретиться с начальником пожарной охраны выставочного комплекса. Необходимую контактную информацию можно получить у организаторов. Следует подготовить пакет документов для пожарной службы (правила, бывает, меняются, поэтому уточняйте перечень уже у них). Одним из документов, разрешающих ввоз выставочного оборудования на стенд, является Сертификат на мобильные стенды. Сертификат или документ, подтверждающий, что мобильный стенд не нуждается в сертификации, вам должен выдать поставщик стенда.

Некоторые замечания общего характера

1. В конце каждого выставочного дня проводится брифинг, на котором обсуждаются результаты: как прошел день, что больше всего интересовало посетителей, какие встретились трудности, сколько потенциальных или реальных клиентов принес этот день.

2. Проблемы безопасности и секретности. Конкурентов всегда очень интересует, какие контакты вы устанавливайтесь и на каких условиях подписываете договор. В конце дня все бумаги следует уносить, ничего не оставляя на стенде и в ящиках.

3. Календарь ключевых дат составляется в обратном временном отсчете.

4. По окончании выставки составляется отсчет, в который включаются все успехи и просчеты; отчет распечатывается и рассылается всем руководителям структурных подразделений фирмы.