Сонина Г.В., Голубева Н.Н.

Методические указания и задания к изучению курса “Экономическая информатика”

1. Основные понятия баз данных

База данных — поименованная совокупность совместно используемых логически связанных данных, являющихся частью информационной системы организации (банк, предприятие, открытое акционерное общество и пр.)

Существуют иерархические, сетевые и реляционные структуры построения баз данных. Наиболее распространенными в настоящее время являются реляционные БД.

В основе построения реляционных баз данных являются отношения или связи в одной или нескольких двумерных таблицах.

Таблица — это объект базы данных, в котором хранятся сведения по определенной теме конкретной предметной области. Например, сведения о моделях автомобилей, относящиеся к управлению заказами ОАО (открытого акционерного общества). Каждая таблица должна иметь уникальное имя в базе данных.

В таблицах базы данных не должно быть повторяющейся информации, т.к. это приводит к увеличению размера базы данных, к возникновению ошибок при многократном вводе повторяющихся данных, к снижению скорости выполнения запросов.

Значения всех полей таблицы должны быть атомарными (на пересечении любой строки и любого столбца в таблице должно быть одно значение, а не множество значений).

Таблицы можно создавать в новой базе данных, а можно импортировать из других приложений.

Каждая таблица реляционной базы данных состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя. Данные представлены в виде записи (строка таблицы), запись состоит из полей. (Рис.1.)

Поле имеет имя и содержит данные только одного типа данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нем храниться (текстовые, числовые, дата и др.) Тип данных определяет, какие другие свойства имеются у этого поля (в области Свойства поля).

Рис. 1. Схема таблицы реляционной базы данных

Для совместной обработки данных, хранящихся в разных таблицах, они должны быть связаны между собой. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях.

Поля, формирующие связь между таблицами и обеспечивающие создание ограничений ссылочной целостности, называются ключами. Ключ состоит из одного или нескольких полей (ключевое поле). Ключи бывают первичные и внешние.

Первичный ключ однозначно определяет каждую запись таблицы. В качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор (например, № зачетной книжки студента) или порядковый номер. Таблица может содержать только один первичный ключ.

Ключ содержит ссылки на конкретные записи другой таблицы, поле которых соответствует ключевому полю. Это соответствующее поле другой таблицы называются полем внешнего ключа. Каждая таблица может содержать один или несколько внешних ключей.

Соответствие значений между первичным ключом одной таблицы и внешним — другой является основой связи между таблицами. Чем больше таблиц, тем больше связей требуется установить. Каждая таблица напрямую не может быть связана с другими таблицами. Но в связи с тем, что каждая таблица связана хотя бы с одной таблицей базы данных, можно утверждать, что все таблицы в базе данных имеют прямые или косвенные связи друг с другом.

Информацию о точном физическом расположении данных, размещенных в реляционной таблице, предоставляет индекс. В индексе располагается информация о местонахождении записей, относящихся к индексированному полю. Обычно индексируется первичный ключ, но могут быть и другие индексы. Не допускается создание индексов для полей типа МЕМО, «Гиперссылка» или полей объектов OLE. (Возврат_к_З2)

Для автоматизации работы с базами данных используется программное обеспечение — Система Управления Базами Данных (СУБД). СУБД позволяет пользователю создавать таблицы; создавать схему данных; создавать, модифицировать, формировать отчеты и ответы на запросы пользователей; предоставляет возможность обмена данными с другими приложениями, и др.

Схема данных позволяет устанавливать связи между таблицами и использовать их при обработке данных. Она наглядно отображает логическую структуру базы данных (Рис 6.6.) (З1)

Для работы с реляционными базами данных используется СУБД MS Access. MS Access поддерживает четыре типа связей: «один к одному», «один ко многим», «много к одному», «много ко многим».

Связь «один к одному» означает, что каждой записи одной таблицы соответствует только одна запись другой.

Связь «один ко многим» предполагает наличие соответствия каждой записи одной таблицы нескольких записей другой.

Связь «много к одному» аналогична предыдущей.

Связь «много ко многим» — наличие соответствия множества записей одной таблицы множеству записей другой.

В MS Access все, что может иметь имя называется объектами. Основными объектами в базе данных Access являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули.