Основні вимоги до текстових документів

	Текстовий документ — стандартний текстовий файл, який створюється в текстовому редакторі Microsoft Word for Windows
	Файл з документом мас бути представлений у нормальному (не стислому) вигляді
	Текст документа повинен без проблем переглядатись у Microsoft Word for Windows. Називати файл довжиною назви не більше 8 (восьми) літер. Також не допускається формувати текстові дані у графічних форматах PCX, GIF, TIF і їм подібних
	Розмір документа не обмежується
	Формування абзаців обов’язкове. Документ повинен мати абзаци з відступом від лівого краю 1,5 см. Треба використовувати аркуш формату A4, згідно з ГОСТ 2.301
	Кількість рядків на сторінку з одним інтервалом — близько 40. Розміщувати текст треба з відбивкою з обох країв (justify). В тексті не повинно бути ніяких кодів, крім кодів Microsoft Word for Windows
	При наборі тексту допускається використання латинського алфавіту
	Коди символів повинні відповідати кодовій таблиці ASCI 866. Для набору апострофа треба використовувати змінні розкладки клавіатури з української на латинську. Використання позначки " замість апострофа не дозволяється
	Розкладки клавіатур (латинської, російської, української) слід використовувати лише стандартні
Розміщувати аркуш, використовуючи опції:
Portrait (стоячий), відступи: зліва — 2,5 см, справа — 2 см, зверху та знизу також по 2 см. На верхні та нижні колонтитули відводити по 1,2 см. Нумерація сторінок обов'язкова

Самостійна робота

1. Позначки щодо наявності додатків

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів, або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед реквізитом "підпис". Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• додатки, що затверджуються або вводяться в дію відповідними нормативними актами та розпорядчими документами (додатки до нормативних актів та розпо­рядчих документів);

• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

• додатки, що є самостійними документами і надсилаються зі супровідним листом.

Додатки повинні оформлюватися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо).

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються в тексті.

Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

За наявності кількох додатків на них проставляють поряд­кові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 і т.д. Знак № (номер) перед цифровим позначенням додатка не ставиться.

Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх наступних аркушах у правому верхньому куті роблять напис: "Продовження додатка".

Додатки до вихідних документів візують на двох примірниках; один з них направляють за адресою, а другий залишається у справах організації.

Додатки до нормативних актів підписують керівники структурних підрозділів, відповідальні за їх розробку, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка із зазначенням дати.

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку в тексті документа про їх наявність.

Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з посиланням на пункт тексту документа, який вони поясню­ють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, які не названо в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазна­ченням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану комплексної перевірки організації у І кварталі 1999 р., на 6 арк. у 2 прим.

2. Графік проведення перевірок дотримання вимог інструкції з діловодства структурними підрозділами організації на 1999 р., на 2 арк. у 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.99 №18-25/158 і додаток до нього, всього на 25 арк. у З прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.

Якщо додаток направляється не в усі зазначені в документі адреси, відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3-х прим., у першу (або другу тощо) адресу.