Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
Миколаївський державний коледж економіки та харчових технологій
Лекція 4
з дисципліни «Діловодство»
з теми «Реквізити службових документів»
для студентів денного відділення
спеціальності 5.14010102 «Ресторанне обслуговування»
Склала Барковська О.О.
Розглянуто і затверджено
на засіданні
циклової комісії товарознавчо-комерційних дисциплін
Протокол №___від________
Голова циклової комісії
__________ І.В. Губа
м.Миколаїв
2012 р.
Реквізити службових документів
План
Погодження та затвердження документів.
Засвідчення документа.
Проходження документа.
Вимоги до тексту документа.
Самостійна робота
Позначки щодо наявності додатків.
Оформлення копій та розмноження документів.
1. Погодження та затвердження документів
Реквізити 24, 25. Відмітки про погодження. Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обґрунтованість, правомірність щодо чинного законодавства. У процесі їх погодження виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, відображених у документі.
Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.
Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.
Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище):
Начальник відділу кадрів (підпис) СІ. Петров 25.04.05.
Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важко встановити, з ким погоджено документ.
Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту документа, їх викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд:
Ст.юрисконсульт (підпис) ВА.Коваленко
Зауваження додаються
05.06.05.
Проставляються візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в установі.
Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа.
Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності:
з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в тій галузі, до якої має відношення зміст документа;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);
з вищими органами загальної або галузевої компетенції.
Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі.
У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті документа. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати.
ПОГОДЖЕНО
Начальник відділу кадрів Подільського універмагу
Підпис (ініціали, прізвище)
26.07.05.
Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформлюють так:
ПОГОДЖЕНО
Протокол (найменування колегіального органу в родовому відмінку) від 01.02.05 № 12