Меню PowerPoint:
Файл. Стандартне меню, включає також команди відсилання поштового повідомлення, розміщення в нього презентації, відправка презентації в Word.
Правка. Команди: відхилити результат операції, вирізати, копіювати, вставити, знайти, замінити, створити зв’язок з іншими файлами і редагувати об’єкт.
Вид. Команди вибору вигляду презентації, управління панелями інструментів, лінійками і направляючими, а також перегляду зразків слайдів, заголовків, видач і приміток, зміна масштабу зображення.
Вставка. Команди вставки в презентацію різних об’єктів (дати-часу, діаграми, таблиц, звуку, фільма).
Формат. Команди зміни шрифта, вирівнювання, інтервалів тексту або об’єктів слайдів, вигляду маркера списку, фону, кольорових схем, шаблонів оформлення.
Сервис. Містить типові інструменти MS Office, а також специфічні команди PowerPoint – робота з записником.
Показ слайдов. Команди для маніпуляції об’єктами і слайдами в презентації (налагодження анімації, застосування вбудованої анімації, ефекти зміни слайдів, налагодження презентації з використанням майстра проекторів).
Окно и справка. Стандартні команди додатку MS Office.
Після завантаження PowerPoint з’являється діалогове вікно для вибору способу створення презентації: Мастер автосодержания, Шаблон презентации, Пустая презентация. Мастер автосодержания забезпечує поетапне створення нової презентації користувачем. За його допомогою можна обрати вигляд створюваної презентації (стратегія, бізнес-план, план продажу продуктів або послуг, навчання, складання звітів, повідомлення про погані новини, загальна доповідь); спосіб виведення (на екран, 35-міліметрову плівку, прозорий папір, кольорове або чорно-біле зображення); параметри презентації. Шаблон презентации представляє собою набір слайдів, призначених для використання в певних ситуаціях, кольорові схеми і схеми текстів сладйів. Пустая презентация формує презентацію “з нуля” і призначена для роботи професійного користувача.
Презентацію можна переглядати в різних режимах перегляду: звичайному – показ загальної структури (плану, сценарію презентації, поточного слайду і приміток до нього), структури – показ загальної структури, зменшеногго зображення слайду і приміток до нього; сортувальника слайдів – перегляд всієї послідовності слайдів і зміни порядку їх розташування в презентації; слайду – перегляд або зміна поточного слайду; сторінки приміток – для заповнення або перегляду сторінки приміток для кожного слайду. Перехід від одного режиму до іншого здійснюється за допомогою команд меню Вид або ряда кнопок (ліворуч внизу від вікна презентації).
Основні прийоми роботи в Power Point
Щоб створити презентацію, потрібно:
обрати в Power Point команду Файл-Создать;
на вкладці Презентации обрати шаблон презентації, який найбільш точно відповідає її темі;
перейти в режим слайдів, виділити вміст заголовка слайду і набрати власний заголовк;
на кожному слайді набрати потрібний текст замість тексту прикладу; для переходу до наступного або попереднього слайду використовувати кнопки пересування по слайдам;
перейти в режим приміток і задати коментар до поточного слайду;
перейти в режим структури і переглянути план презентації;
перейти в режим сортувальника слайдів і змінити послідовність розташування слайдів;
щоб переглянути, як виглядає презентація на екрані, натиснути на кнопку перегляду внизу вікна Power Point; для зміни слайду вручну слід клацнути на ньому або виконати команду Вид-Показ слайдов;
завершити демонстрацію готової презентації;
зберегти презентацію (Файл-Сохранить).
Power Point дозволяє створювати презентації в певному стилі. Існують три способи управління стилем презентації: шаблони оформлення, кольорові схеми і зразки.
Шаблон оформлення містить кольорове оформлення, зразки слайдів і заголовків з налагоджуваними форматами і стилізовані шрифти, які визначають вигляд презентації. Шаблон оформлення можна використовувати для створення презентації (Файл-Создать-Шаблоны оформления). Після вибору підходящого шаблону здійснюється перехід в діалогове вікно Создать слайд для задання автомакету, який служить для вибору розмітки створюваного слайду.
При застосуванні нового шаблону оформлення до готової презентації (Формат-Применить шаблон оформления) зразки і кольорова схема заміняються на нові і кожен заново доданий слайд оформляється в єдиному стилі незалежно від його автомакету. Якщо користувач хоче змінити обраний стиль оформлення, йому достатньо змінити будь-який слайд індивідуально.
При розробці презентації можна використовувати або один з шаблонів Power Point, або створити власний на основі будь-якої презентації.
Кольорова схема складається з 8 кольорів, використовуваних в якості основних для тексту, фону, заливки, акцентів і т.п. Кожен колір схеми використовується автоматично для різних елементів слайду (Формат-Цветовая схема). При застосуванні шаблонів оформлення можна обрати кольорову схему з набору, який зберігається в кожному шаблоні. Це полегшує підбір кольорових схем, гарантуючи кольорову сумісність з іншими слайдами презентації.
В кожній презентації можна використовувати чотири зразки – зразок слайдів, титульних аркушів, сторінок видач, приміток докладника.
Зразок слайдів задає розташування і деякі параметри тексту (шрифт, розмір і колір, колір фону, заливка і стиль маркеру списку). Він містить порожні рамки для тексту і колонтитулів, які включають дату, час і номер слайду, і керує оформленням всіх слайдів, крім титульного. Будь-яка зміна зразка відображається на кожному слайді презентації.
Титульний зразок визначає розташування і оформлення заголовків титульних слайдів. В кожному шаблоні дизайну зберігаються власні зразки сладйів, а деякі з них мають також окремий зразок титульних слайдів.
Слайди Power Point складаються з об’єктів (текст, графік, малюнок, схема, організації, відеокліп, електронна таблиця Excel, документ або таблиця Word). При роботі з об’єктом його необхідно попередньо виділити, а потім можна змінювати його розміри, розташування, колір, границі і т.д.
Для автоматизації розташування і формування об’єктів в слайді використовується автомакет, який обирається в діалоговому вікні, яке з’являється при виконанні команди створення нового слайду Вставка-Создать слайд. Можна вибрати будь-який з 24 автомакетів. Авторозмітка визначає розташування, кількість і види об’єктів на слайді. Положення і тип об’єкту вказані у вигляді відповідної мітки-заповнювача (рамки). Мітки-заповнювачі заголовку і тексту виконані у відповідності до форматів, заданих в зразку слайду обраної презентації. При необхідності користувач може пересувати мітки, змінювати розміри і переформатувати, якщо його не влаштовує зразок слайду.
Для створення слайду з “нуля” або коригування слайду використовується панель інструментів Рисование и додаткова панель Настройка изображения.
При розміщенні на слайді декількох об’єктів Power Point автоматично формує порядок їх розташування, розміщуючи кожен на своєму шарі по мірі додавання в слайд. Порядок розташування об’єктів визначає спосіб їх перекриття: верхній об’єкт закриває частини об’єктів, які лежать під ним. Якщо об’єкт втрачено, необхідно натискати клавіші Tab або Shift+Tab для циклічного пересування шарами, доки потрібний об’єкт не виділиться. Окремі об’єкти або групи об’єктів можна пересувати шарами. Накладання об’єктів часто застосовується для створення різних ефектів.
Для тексту і будь-якого об’єкту можна задати спосіб появи на екрані: в’їзд, політ, камера, спалах, лазерний текст, друкарська машинка, вкидання, поява зліва, розчинення, рух з центру назовні, поява (Показ слайдов-Встроенная анимация). Можна також задати поведінку об’єктів при додаванні нового елементу – затемнення або зміна кольору, обирати ефект і звукове супроводження для обраного об’єкту (Показ слайдов-Настройка анимации). Попередній перегляд результатів анімації можна здійснити командою Показ слайдов-Просмотр анимации.
При використанні анімації слід враховувати, що спеціальні ефекти можуть відволікати увагу аудиторії. Слухачі в основному читають зліва направо, тому слайди рекомендується конструювати таким чином, щоб текст з’являвся зліва. Якщо ж потрібно підкреслити значення якого-небудь повідомлення, то бажана її поява зправа. Це приверне увагу слухачів і надасть даному пункту вагомості.
В презентацію Power Point можна включити звук або музику. Записане голосове супроводження синхронізується з початковою презентацією, включаючи всі переходи між слайдами і анімаційні ефекти. Якщо під час демонстрації при переході або побудові слайду раптово пролунає музика або звуковий ефект, це, швидше за все, приверне увагу аудиторії. З іншого боку, надмірне використання звукових ефектів буде відволікати слухачів від основного змісту.
Велика кількість слів або малюнків на слайді розсіює увагу, тому рекомендується розбити слайд на два або три і потім збільшити розмір шрифта тексту.
Управління зміною слайдів і вибором спеціальних ефектів при їх появі під час демонстрації, які допомагають виділити ті чи інші моменти презентації, здійснюється за допомогою команди Показ слайдов-Смена слайдов.
Кожен слайд презентації присутній на екрані певний час, тривалість якого можна регулювати вручну, переходячи до іншого слайду, або встановити попередньо, задаючи зміну слайду через певний проміжок часу (Показ слайдов-Настройка времени). При цьому необхідно враховувати, що надто швидкий темп не дозволяє слухачам спрймати інформацію, а надто повільний – втомлює. Тому рекомендується попередньо проекспериментувати з різнимим швидкостями. Для одержання інформації про часові інтервали слід відкрити презентацію в режимі сортувальника слайдів, в якому під кожним слайдом вказано тривалість його присутності на екрані.
Існують три спосоаби показу слайдів:
Керований докладником звичайний спосіб проведення показу, коли слайди відображаються в повноекранному режимі. Ведучий може проводити презентацію вручну або в автоматичному режимі, зупиняти її для запису зауважень або дій і навіть записувати під час презентації мовне супроводження. Цей режим зручний для показу презентації на великому екрані, проведення зборів по мережі або трансляції презентації.
Керований користувачем. Презентація відображається в невеликому вікні (при перегляді одним користувачем по мережі або через Інтернет), є команди зміни слайдів, редагування, копіювання і друку слайдів. В цьому режимі перехід до іншого слайду здійснюється за допомогою смуги прокрутки або клавіш PageUp, PageDown.
Автоматичний – презентація проводиться повністю автоматично на повний екран. Цей режим можна використовувати на виставковому стенді або зборах. При цьому можна заборонити використання більшості меню і команд і включити режим циклічного показу.
Щоб вибрати спосіб, необхідно встановити у відповідне положення перемикач в діалоговому вікні Показ слайдов-Настройка презентации.