13.2.7. Создание отчета по таблице

Отчет создают для вывода оформленного документа на печать.

Выберите объект Отчеты окна базы данных. Нажмете кнопку Создать.

В окне «Новый отчет» выберите режим Мастер отчетов. В нижней части окна нажмите на кнопку раскрытия списка. Выделите таблицу (например, ЗАКАЗЧИК). Нажмите кнопку ОК.

В списке Доступные поля в окне «Создание отчетов» укажите поля, которые необходимы для вывода на печать: нажмите кнопку , т.е. все поля таблицы будут присутствовать в отчете. Нажмите кнопку Далее. Появилось окно «Создание отчетов». Уровни группировки добавлять не надо. Нажмите Далее.

Задайте порядок сортировки по полю «Фирма» -возрастающий . Нажмите кнопку Далее.

Выберите вид макета для отчета: табличный. Установите ориентацию листа бумаги при печати: альбомная. Выберите переключатель «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». Нажмите кнопку Далее.

Выберите требуемый стиль: сжатый. Нажмите кнопку Далее.

Задайте имя отчета - ЗАКАЗЧИК. Нажмите кнопку Готово.

Самостоятельно создайте отчет на основе таблицы ТОВАР.

14.2.8. Конструирование запроса на выборку

В MS ACCESS может быть создано несколько видов запросов:

• Запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица существующая до закрытия запроса;

• Запрос на создание таблицы - основан на запросе выборки, но в отличии от него, результат запроса сохраняется в новой таблице.

• Запрос на обновление, добавление, удаление - это запросы-действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

При создании запросов можно:

• Накладывать условия на значение одного или нескольких полей;

• Вычислять значение некоторого выражения для каждой обрабатываемой записи;

• Вводить значения некоторых параметров во время выполнения запроса;

• Подводить итоги по всем обрабатываемым записям.

Создание запроса на выборку

Задание 1. (Запрос «Телефоны»). Получить список контактных персон и их телефонов, отсортированный по алфавиту.

1. Откройте объект Запросы в окне базы данных. Нажмите на кнопку Создать.

2. В окне «Новый запрос» выберите режим Конструктора. Нажмите кнопку ОК.

   В окне «Добавление таблицы» выберите таблицу ЗАКАЗЧИК. Добавить. Закройте окно «Добавление таблицы». В верхней части окна «Конструктор запроса» содержится схема данных запроса, которая показывает поля таблиц, включенных в область действия запроса. Нижняя часть окна содержит бланк, в котором Вы определяете параметры запроса. Каждый столбец бланка соответствует одному из полей (рис. 17).

   Рис.17. Окно конструктора запросов

3. Заполнить бланк запроса. В строку Поле включить имена полей, используемых в запросе: Контактная персона и Телефон. Для этого установите курсор на имя поля в верхней части окна конструктора запроса, нажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, перетащите имя поля из верхней части конструктора запроса в нижнюю, поставив в строку Поле (рис.17)

В строке Сортировка по полю Контактная персона выберите порядок сортировки записей результата: по возрастанию. Закройте окно конструктора сохранив изменения. Присвойте Запросу 1 имя Телефоны. Откройте запрос и просмотрите результаты работы запроса (рис. 18)

Рис.18. Результат работы запроса «Телефоны»