4.2.2.Основные функциональные возможности ит работы с текстовыми документами

Технология создания и преобразования текстового документа с помощью текстовых редакторов сводится к следующим процедурам:

• Ввод текста. Может осуществляться либо набором текста с клавиатуры, либо сканированием текста, либо распознаванием надиктованного пользователем текста. Для каждого способа компьютер должен иметь соответствующие технические и программные средства.

• Редактирование введенного текста. Следующим этапом, как правило, является этап редактирования: исправление ошибок, внесение изменений в набранный текст, удаление или замена символов, слов, фраз, вставка, перемещение, замена или удаление строк и фрагментов текста и т.д.

• Форматирование документа. В современных текстовых редакторах используются два типа оформления текстов: это форматирование выделенных фрагментов текста с помощью команд меню и оформление с применением стилей. К форматированию относятся такие процедуры, как выравнивание строк текста (по правой или левой границе, по центру, по обеим границам), изменение границ абзаца, изменение шрифтового оформления, обрамление заливка и т.д. Стиль — это описание оформления текста, которое именуется и запоминается в памяти. Каждый стиль имеет имя и инструкцию форматирования, в соответствии с которой оформляется фрагмент текста.

• Оформление документа иллюстрациями. Эта процедура позволяет вставить в текст рисунки, схемы, таблицы, графики

• Оформление страниц документа. На этом этапе для страниц документа устанавливаются размеры полей, вставляются сноски, оформляются колонтитулы, вставляются номера страниц.

• Создания оглавления. Данная процедура позволяет автоматически сформировать оглавление, включив в него заголовки указанных уровней и номера страниц.

• Сохранение документа. Для обеспечения возможности неоднократного обращения к документу его необходимо сохранить на магнитном носителе в виде файла.

• Печать документа.

Помимо вышеперечисленных возможностей текстовые редакторы могут иметь еще некоторые процедуры, обеспечивающие удобство работы с электронными документами. Так, например, редактор Microsoft Word позволяет:

1. Использовать объекты, созданные другими приложениями. При этом используется OLE-технология (связь и внедрение объектов), которая дает возможность эффективного обмена данными, разработанными в различных программах и имеющими различный формат, возможность объединить их в составной документ, не заставляя пользователя заниматься преобразованием форматов. В основе OLE-технологии лежит идея документо-ориентированной работы. Суть этой идеи заключается в том, что пользователь при работе с документом сосредоточивает свое внимание только на материалах документа, а за взаимодействие между данными и приложениями, обрабатывающими эти данные, отвечает операционная система

При установлении связи между объектами данные физически продолжают находиться в программе, где они создавались. Наиболее часто в документах используют таблицы (созданные в Excel), рисунки, диаграммы, организационные диаграммы (созданные MS Organization Chart), формулы (созданные в редакторе Microsoft Equation) и др. При этом можно установить связь с объектом (используя флажок Связь с файлом) — такие объекты называются связанными. В составном документе хранится не сам объект, а только ссылка на другой документ с объектом, обеспечивающая визуальное представление объекта при работе. Связывание не увеличивает размер разрабатываемого документа. При необходимости можно будет корректировать данные в источнике. При любом изменении данных этого файла автоматически обновляется связанный объект.

Можно не устанавливать связь, а использовать внедренные объекты. Внедренный объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о приложении-источнике. Редактирование таких объектов происходит непосредственно из среды текстового редактора, при этом автоматически запускается та программа, которая умеет его редактировать.

Принципиальное отличие связанных и внедренных документов состоит в следующем:

• связанные объекты могут одновременно использоваться в разных приложениях;

• использование связи с объектом не увеличивает размер исходного текстового документа;

• внедренные объекты теряют связь с источником и существуют независимо от него.