Структура документа
Документи розрізняють за структурними ознаками, вони можуть бути стандартні і нестандартні, що залежить від багатьох суб’єктивних і об’єктивних факторів. Стандартні документи – це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами. Нестандартні документи – створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки.
Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи документації.
Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначенням, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.
Управління документацією охоплює усі види документів, що застосовують підприємства, які прагнуть досягти переваги завдяки впровадженню системи управління якістю під час постачання прийнятної для замовників продукції, задля постійної відповідності вимогам.
Метою управління документацією є встановлення та забезпечення виконання правил її розроблення, погодження, затвердження, підтримання у робочому стані (актуалізації), правил забезпечення користувачів документацією, необхідною для ефективного планування, функціонування та контролю процесів на підприємстві, впровадження та поліпшення системи управління якістю.
Управління документацією на галузевому рівні спрямовано на створення умов для організації взаємодії підприємств галузі за допомогою встановлення раціональних процедур і форматів обміну даними та документацією.
Основною метою застосування документації на підприємстві згідно з керівними вказівками щодо документації є передавання інформації (забезпечення необхідною інформацією для виконання поставлених завдань), підтвердження відповідності (забезпечення доказів виконання того, що було заплановано), розповсюдження знань (передавання і збереження досвіду, накопиченого підприємством).
Документація, що підлягає управлінню на підприємствах у загальному випадку містить таке:
настанову з якості – на підприємствах;
задокументовані методики, інструкції та інші документи системи управління якістю – на галузевому рівні та на підприємствах;
форми;
програми якості (за потреби) - на галузевому рівні та на підприємствах;
нормативні документи;
технічну документацію (конструкторську, технологічну, програмну тощо).
Для управління документацією спільно застосовують нормативні документи галузевої системи управління якістю та стандарти організації (підприємства) – (далі - стандарти підприємства), які уточнюють та доповнюють положення конкретних видів документів, а також застосовують нормативні документи національної стандартизації, міждержавні стандарти тощо.
Основні поняття та визначення в галузі стандартизації
Весь історичний розвиток людства супроводжується принципами стандартизації.
Жодне суспільство не може існувати без технічного законодавства та нормативних документів, які регламентують правила, процеси, методи виготовлення та контролю продукції, а також гарантують безпеку життя, здоров’я людей та навколишнього середовища. Стандартизація якраз і є тією діяльністю, яка виконує ці функції.
Розрізняють стандартизацію фактичну і стандартизацію офіційну.
Фактична стандартизація виникла у далекій давнині. Писемність, система числення, грошові одиниці, одиниці міри і ваги, літочислення, землеволодіння, архітектурні стилі, різні гіпотези і теорії, громадські й карні кодекси, кодекси законів про працю, міжнародні звичаї й конвенції, взагалі всі закони і моральні норми, правила співжиття і багато іншого – все це прояви фактичної стандартизації. Вона розвивалася поступово, її успіхи сприяли культурному, науково-технічному і економічному прогресу на всіх рівнях цивілізації, причому для стандартизації вища мета ніколи не була дуже високою.
Характерна особливість стандартизації полягає в тому, що сфера дії, галузі застосування і рівень її розвитку практично необмежені. Немає сфери діяльності людини, де б не була потрібна стандартизація. Вона зачіпає інтереси людей всіх професій і віку.
Офіційна стандартизація, завжди завершується випуском стандартів, еталонів або інших нормативно-технічних документів, що мають цілком визначну форму, систему індексації, порядок затвердження і характеристики, ступінь зобов’язання, терміни дії та ін.
Термін «стандартизація» походить від англ. standard – норма, зразок. Стандартизація – це діяльність з метою досягнення оптимальної степені впорядковування в конкретній галузі шляхом встановлення положень для загального та багатократного використання, для рішень існуючих проблем та можливих задач.
Слід розпізнавати об’єкт та область стандартизації.
Об’єктом виступає предмет (продукція, процес, послуга), який підлягає стандартизації і для якого розробляються ті чи інші вимоги, характеристики, параметри, правила та ін.
Об’єктами державної стандартизації є:
а) об’єкти організаційно-методичні та загальнотехнічні, в тому числі:
- термінологічні системи різних галузей знань та діяльності;
- класифікація і кодування техніко-економічної та соціальної інформації;
- системи та методи забезпечення якості та контролю якості (вимірювань, аналізу), методи випробувань;
- метрологічне забезпечення (метрологічні норми, правила, вимоги, організація робіт);
- вимоги техніки безпеки, гігієни праці, ергономіки, технічної естетики;
- системи технічної та іншої документації загального використання, єдина технічна мова;
- системи величин та одиниць;
- типорозмірні ряди і типові конструкції виробів загально-машинобудівного застосування (підшипники, елементи кріплення, інструменти, деталі тощо);
- інформаційні технології, включаючи програмні та технічні засоби інформаційних систем загального призначення;
- достовірні довідкові дані про властивості речовин та матеріалів;
б) продукція міжгалузевого призначення та широкого вжитку;
в) складові елементи народногосподарських об’єктів державного значення, в т. ч. банківсько-фінансова система, транспорт, зв’язок, енергосистема, охорона навколишнього середовища, вимоги до вживаних природних ресурсів, оборона тощо;
г) об’єкти державних соціально-економічних та державних науково-технічних програм.
Сукупність об’єктів називається областю стандартизації. Нею може виступати будь-яка область людської діяльності: управління, машинобудування, сільське господарство, бібліотечна справа, бібліографія, інформатика та ін.
Робота по стандартизації проводиться в міжнародному масштабі, в межах групи країн, окремої країни чи галузі народного господарства, об’єднання, підприємства.
В міжнародній стандартизації участь являється відкритою для відповідних органів усіх країн. Її результатом є міжнародні стандарти, що використовуються для полегшення науково-технічних та торговельних зв’язків.
Міждержавна стандартизація – це загальна система стандартизації, що використовується рядом незалежних країн, які проводять погоджувальну політику в цій області.
Національна стандартизація проводиться на рівні однієї конкретної країни. Ця система визначає основні цілі та принципи управління, форми та загальні організаційно-технічні правила виконання всіх видів робіт по стандартизації в країні.
В нашій країні головним центром в цій галузі є Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт України. Суспільство здавна усвідомило переваги направленого обмеження, що забезпечує єдність методів та зручність виготовлення та використання продукції.
Державним комітетом України по стандартизації, метрології та сертифікації в 1992р. створений Український науково-дослідний інститут стандартизації, сертифікації та інформатики (УкрНДІ ССІ). З 1992р. працює Міжнародна рада по стандартизації, метрології та сертифікації.
В теперішній час питаннями стандартизації займаються більш 450 міжнародних та регіональних організацій. Серед них дві спеціалізовані – Міжнародна організація по стандартизації (ISO) (основана у 1946р.) і Міжнародна електротехнічна комісія (ІЕС – Internstional Electrotechnical Commission) (основана у 1906р.).
ISO тісно співпрацює з Міжнародною електротехнічною комісією (IEC), котра відповідає за стандартизацію електроапаратури.
Найжорсткіші вимоги до якості містять міжнародні стандарти, розроблені Міжнародною організацією стандартизації — ISO, що їх використовують для сертифікації виробів, призначених для експорту в інші країни і реалізації на світовому ринку. Міжнародна організація з стандартизації (англ. Internstional Organization for Standardization, ISO) — міжнародна організація, яка займається випуском стандартів.
Склад ISO
На сьогоднішній день до ISO входить 161 країна зі своїми національними організаціями з стандартизації. Україну в ISO представляє Державний комітет України з питань технічного регулювання та споживчої політики [1]. Загалом у складі ISO більше ніж 80 комітетів-членів. Крім комітетів-членів членство ISO можуть мати статус членів-кореспондентів, котрі являються організаціями з стандартизації держав на стадії розвитку. Категорія член-абонент введена для країн що розвиваються.
Організаційна структура ISO
Організаційно в ISO входять керуючі і працюючі органи. Керуючі органи: Генеральна ассамблея (найвищий орган), Рада, Технічне керуюче бюро. Робочі органи — технічні комітети (ТК), підкомітети, технічні консультативні групи (ТКГ).
Генеральна асамблея
Генеральна асамблея — це зібрання керуючих осіб і делегатів, призначених комітетами-членами. Кожний комітет-член має право представити не більше трьох делегатів, але їх можуть супроводжувати спостерегачі. Члени-корреспонденти і члени-абоненти беруть участь як спостерегачі.
Рада
Рада керує роботою ISO у перервах між сесіями Генеральної асамблеї. Рада має право, не скликаючи Генеральну асамблею, направити в комітети-члени опитування для консультації або доручити комітетам-членам їх вирішення. На засіданнях Ради рішення приймаються більшістю голосів присутніх на засіданні комітетів-членів Ради. У період між засіданнями і при необхідності Рада може приймати рішення шляхом переписки.
ІЕС – одна з ведучих організацій з питань стандартизації в галузі електроніки, радіоелектроніки та зв’язку; членами ІЕС є 40 країн світу. З 1993р. Україна являється повноправним членом цих міжнародних організацій.
Продуктом стандартизації виступає нормативний документ.
Нормативний документ встановлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів.
До нормативних документів по стандартизації відносяться:
1) стандарти;
2) технічні умови.
Стандарт – нормативний документ, розроблений, як правило, на основі відсутності протиріч по існуючим питанням більшості зацікавлених сторін та, затверджений компетентним органом. В стандарті встановлені для загального та багатократного використання правила, вимоги, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів і сприяють досягненню оптимальної степені упорядкування в окремій галузі. Це нормативне виробничо-практичне видання, що містить комплекс норм, правил, вимог до об’єкту стандартизації, які встановлюються на основі досягнень науки, техніки та передового досвіду і затверджуються у відповідності з діючим законодавством.
Розпізнають наступні види стандартів: міжнародний, міждержавний та національний.
Міжнародний – стандарт, що прийнятий міжнародною організацією по стандартизації (ISO або IEC).
Міждержавний – стандарт, що прийнятий державами, приєднаними до договору про проведення єдиної політики в області стандартизації, метрології та сертифікації. Приймається державами безпосередньо.
Національний – це стандарт, що прийнятий національним органом однієї країни по стандартизації.
По масштабу розповсюдження стандарти поділяються на наступні категорії:
державний стандарт України (ДСТУ), галузевий стандарт (ГСТУ), стандарт підприємства. До державних стандартів прирівнюють державні будівельні норми та правила, державні класифікатори технічно-економічної та соціальної інформації.
Державний стандарт України (ДСТУ) – основний нормативний документ по стандартизації в країні, що підлягає безумовному виконанню органами виконавчої влади, всіма підприємствами та громадянами, на діяльність яких поширюється дія стандарту. ДСТУ затверджується Державним комітетом України по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт України).
Галузевий стандарт (ГСТУ) затверджується міністерством (відомством).
ГСТУ розробляють на продукцію, послуги при відсутності державних стандартів України або в разі необхідності встановленим вимогам, які перевищують або доповнюють вимоги ДСТУ. Галузевий стандарт не повинен суперечити державному та підлягає безумовному виконанню підприємствами, управліннями та організаціями, які входять в сферу управління органу, що затвердив його.
Стандарт підприємства (СТП) затверджується та використовується тільки на конкретному підприємстві; розроблюється на продукцію (процеси, послуги), яку виготовляють (здійснюють, надають) тільки конкретні підприємства.
У відповідності із специфікою об’єкта стандартизації, складом та змістом встановлених до нього вимог розпізнають стандарти наступних видів:
основоположні, на продукцію та послуги, на процеси, на методи контролю (випробовування, змін, аналізу) і т.п.
Основоположні стандарти встановлюють організаційно-методичні та загальнотехнічні положення для визначеної області стандартизації, а також терміни та визначення, загальнотехнічні вимоги, норми та правила, що забезпечують упорядкованість, сумісність, взаємозв’язок та взаємопогодження різних видів технічної та виробничої діяльності при розробці, виробництві, транспортуванню та утилізації продукції, безпечність продукції, охорону навколишнього середовища.
Стандарти на продукцію та послуги встановлюють вимоги до груп однорідної або конкретної продукції, послуги, що забезпечує їх відповідність їхньому призначенню.
Стандарти на процеси встановлюють основні вимоги до послідовності та методам (способам, режимам, нормам) виконання різноманітних робіт (операцій) в процесах, що використовуються в різних видах діяльності та забезпечують відповідність процесу його призначенню.
Стандарти на методи контролю (випробовування, змін, аналізу) встановлюють послідовність робіт (операцій), способи (правила, режими, норми) та технічні засоби їх виконання для різних видів та об’єктів контролю продукції, процесів, послуг.
Стандарти виходять як окремо, так і у вигляді збірників. Єдині вимоги до побудови, викладенню, оформленню та змісту стандартів встановлюються відповідними нормативними документами по стандартизації.
Побудова стандартів усіх категорій та видів повинно відповідати наступній типовій структурі: найменування стандарту; ввідна частина (за необхідністю); основна частина; інформаційні дані; зміст (при великому об’ємі тексту або в збірниках). Встановлені вимоги до кожного з елементів структури забезпечують чіткість побудови стандартів, стислість тексту, визначення викладених норм та правил полегшує пошук стандартів по найменуванню, а елементи основної частини стандарти - по нумерації, що відображає структуру даної частини.
Стандарт – це текстовий документ, що складає в собі при необхідності текст з графічним матеріалом і таблицями. Вимоги до тексту сприяють точності викладення застосування стандартизованих термінів та позначень, виключенню зворотів розмовної мови, іншомовних слів і термінів при наявності рівнозначних їм в українській мові. Встановлені вимоги до заголовків, формул, таблиць, графічних матеріалів, посилань, алфавітних покажчиків, приміток, умовних позначень та ін.
Оформлення стандартів основане на застосуванні єдиних форм для обкладинки і сторінок стандартів усіх категорій, а також на використання єдиних елементів, що вносяться в ці форми: позначення стандарту, порядковий реєстраційний номер, що присвоєний йому при затвердженні (чотири знаки), а через дефіс - дві останні цифри року затвердження (ДСТУ 2732-94). Встановлені правила нумерації сторінок, використання форматів паперу при друкуванні стандартів і т. п. Все це знижує затрати на підготовку та видавництво стандартів, надає їм необхідну юридичну силу, полегшує їх пошук. Зміст стандартів докладно деталізовано з указівкою, в ряді випадків, найменування включених розділів та підрозділів, що полегшує користування ним.
Позначення державного стандарту, що оформлений на підставі застосування автентичного тексту міжнародного або регіонального стандарту і не вміщує додаткові вимоги, складається з індексу (ДСТУ), позначення відповідно до міжнародного або регіонального стандарту без зазначення року його прийняття і відокремлених тире двох останніх цифр року затвердження державного стандарту. Наприклад, міжнародний стандарт ISО 9591:1992 повинен позначатися ДСТУ ІS0 9591-93.
В Україні розроблено перші п'ять стандартів державної системи стандартизації. Стандарти державної системи стандартизації позначаються перед номером стандарту цифрою 1.
До державної системи стандартизаціїт України входять:
ДСТУ 1.0-93. Основні положення; ДСТУ 1.2.-93 Порядок розроблення державних стандартів; ДСТУ 1.3-93 Порядок розроблення, побудови, викладу та оформлення технічних умов; ДСТУ 1.4-93 Стандарти підприємства. Основні положення; ДСТУ 1.5-93 Загальні вимоги до побудови викладання, оформлення та змісту стандартів.
Технічні умови (ТУ) – нормативний документ, що встановлює технічні вимоги, яким повинна відповідати продукція, процеси чи послуги. Технічні умови можуть бути стандартом, частиною стандарту або окремим документом.
Технічні умови бувають двох видів:
1) ТУ, що являються невід’ємною частиною комплексу нормативних документів на продукцію (товари, послуги);
2) ТУ, що являються самостійним документом.
ТУ складається з вступної частини (області застосування) та розділів, що розташовані в наступній послідовності: технічні умови, вимоги безпеки та охорони навколишнього середовища, правила приймання, методи контролю, транспортування та зберігання, вказівки по експлуатації, гарантії виготовлювача.
До основних реквізитів ТУ відносять: позначення ТУ, індекс документа, скорочена назва держави, код підприємства (організації) – власника оригіналу ТУ (вісім знаків), порядкового реєстраційного номеру (три знаки і дві останні цифри року затвердження).