Н.В. Рудакова1
Отдел документации, информации и рекламы
Преобразования отдела с 1971 года: Сектор научно-технической информации (СНТи) – отдел оборудования и научно-технической информации (ООНТИ) – отдел научно-технической информации (ОНТИ) - патентно-информационный отдел (ПИО) — отдел маркетинга и информации (ОМИ) — отдел документации, информации и рекламы (ОДИР).
Назначение отдела:
— содействовать выполнению проектных, изыскательских и научно-исследовательских работ ОАО «Ленморниипроект» на высоком техническом уровне
— содействовать продвижению продукции на рынок проектных работ и услуг;
— осуществлять коммуникационную политику фирмы.
Решая поставленные задачи, отдел обеспечивает информационное управление деятельностью института, ведь информация — специфический ресурс, образующий кровеносную систему функционирования предприятия, непрерывно использующийся для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования всех других ресурсов.
Информационное управление предполагает:
–– исследование информационных потребностей фирмы, в том числе её руководящего звена
— рациональное комплектование и организацию информационных ресурсов предприятия, в том числе формирование авторских и использование готовых баз данных и ресурсовИнтернет;
— формирование информационного потока предприятия и построение системы внутрифирменной коммуникации с использованием современных информационных технологий;
— информационную поддержку маркетинговой деятельности;
— формирование положительного образа предприятия
Структура отдела представлена тремя сектора
1. Сектор информационных ресурсов.
Составляющие сектора:
— научно-техническая библиотека;
— нормативно-техническая библиотека;
–– технический архив;
–– архив управленческой документации;
–– группа информации по оборудованию и материалам;
–– группа научно-технической информации (НТИ).
Направление деятельности этого сектора — наиболее традиционное. Оно возникло вместе с самим институтом, но в 1962 г. оформлено было как самостоятельное в связи со становлением в стране государственной системы научно-технической информации (ГСНТИ), в частности, необходимостью создания низовых служб этой системы — служб НТИ на предприятиях. Деятельность сектора всегда была востребована и развивалась в соответствии с требованиями времени и производства, ибо успешное управление деятельностью фирмы и выполнение проектов на высоком научно-техническом уровне невозможно без создания единого информационного пространства предприятия.
Сегодня в институте созданы все предпосылки для его формирования. В научно-технической библиотеке — около 55 тыс. экземпляров книг, брошюр и пр., включая редкие издания прошлых веков, например, «Материалы для описания русских портов и истории их сооружения», 1892 г. В техническом архиве — 65 тыс. томов проектной продукции института. В группе информации по оборудованию — 2 тыс. каталогов и номенклатур заводов. В управленческом архиве — 4 тыс. документов.
На основе этих фондов, а также использования информационного потенциала города и ресурсов Интернет ежегодно выполняется около 6 тыс. заявок специалистов на получение документов, в т.ч. на иностранных языках. Ежемесячно выходит «Информационный бюллетень новых поступлений в фонд института». Еженедельно специалисты получают обзор всех публикаций в научно-технической литературе и прессе по тематике работ института и о самом институте. В управленческом архиве всегда можно найти любой документ. В техническом архиве — хранилище интеллектуального богатства института – прием, обработку, внесение изменений, выдачу проектной документации осуществляют строго по установленным требованиям Системы менеджмента качества.
Активный информационный мониторинг внешней среды долгое время вполне устраивал специалистов института. Но период поиска и находок привел коллектив сектора к пониманию того, что без перехода к новым методам работы, к новым технологиям и более высокой степени ответственности за качество информационных продуктов и услуг - трудно остаться «на плаву». Активно начался процесс внедрения компьютерных технологий и создания автоматизированных баз данных. Сегодня их — 10, не считая специализированных инженерных баз данных в производственных отделах, созданных и поддерживаемых на основе информации, регулярно получаемой в ОДИР. Наибольший интерес представляет постоянно корректируемая база данных собственной генерации «Спецификация» (отечественное оборудование и материалы), насчитывающая около 20 000 позиций.
В последнее время все более массовый характер приобретает интерес специалистов к материалам, подготовленным на основе анализа и обобщения информации. Группа НТИ регулярно создает аналитические справки и подборки материалов по важнейшим направлениям деятельности института.
Большой практический опыт в области информационной деятельности позволил отделу принять активное участие в организации межведомственной корпоративной информационной сети в рамках Ленинградской ассоциации проектных организаций (ЛАСПО). Благодаря ее созданию информационные фонды 13 проектных организаций Санкт-Петербурга были открыты для взаимного использования участниками сети. Этот шаг :способствовал не только расширению информационного пространства каждой организации, входящей в сеть, но и укреплению творческого содружества коллективов проектных организаций города.
Специалисты, работающие в секторе информационных ресурсов, все без исключения отличаются огромным трудолюбием, добросовестностью скрупулезностью. Необыкновенная внимательность к людям, большой опыт работы в стенах нашего института, высокий профессионализм снискали сотрудникам сектора заслуженное уважение и любовь специастов. Слова «нет», «не могу», «не знаю», «нет времени», «не имеем» отсутствуют в их лексиконе, когда коллеги обращаются к ним с информационными запросами. Зная хорошо потребности своих абонентов, специалисты сектора зачастую опережают эти запросы, направляя проектировщикам новейшую информацию по их специальностям.