Лабораторная работа 2

Тема: Изучение дополнительных возможностей текстового редактора MS Word.

Цель: получить практические навыки использования дополнительных возможностей MS Word.

Задание 1 (слияние документов )

Создать источник данных для слияния в виде файла Word, содержащего единственную таблицу следующего содержания:

Предприятие	Ф.И.О. директора	Основная продукция	Район подчинения	Р/с июль	Р/с август
ООО "Атари"	Иванов С.И.	Компьютеры	Советский	700800000	529000000
ЗАО "Сега"	Геворкян П.И.	Цветные металлы	Фрунзенский	1523000000	2987000000
ООО "Бездна"	Небобер А.И.	Канцтовары	Фрунзенский	0	0
АО "Без гроша"	Бывший И.И.	Ксерокопия	Фрунзенский	0	0
ООО "Сит"	Ситников К.Г.	С/х продукция	Советский	351000000	217000000
НПО "Белмед"	Китайцев Н.А.	Медпрепараты	Советский	400000000	900000000
ООО "Контур"	Говорков А.М.	Радиоприборы	Фрунзенский	30000000	120000000
ООО "Нотрдам"	Сазонов И.А.	Медицинская техника	Фрунзенский	78000000	250000000

Создать основной документ для слияния следующего содержания (в фигурных скобках "{ }" указан не текст документа, а некоторые условия в соответствии с которыми этот текст должен быть сформирован. См. также пример результата слияния , приведен ниже):

{пропустить запись слияния если на Р/с фирмы в 2 последних месяца нет денег }

{запросить район (Фрунзенский, Советский) в диалоге перед началом слияния и поместить ответ в закладку, для последующего использования в документе}

Администрация {название района из закладки} района

Исх № {1000 + порядковый номер формируемого документа } / {две последние цифры года}

от {текущая дата}

Директору {название предприятия}

Уважаемый {ФИО директора},

Просим перечислить Вас {сумма в рублях, в размере 0,5% от средней величины сумм, находящихся на р/с за июль - август } на наш расчетный счет № {запросить номер р/с, банк и код банка в диалоге перед началом слияния и поместить в документ}. Перечисленные Вами деньги пойдут на {если Фрунзенский район, то на "восстановление детского сада №24", иначе на "охрану правопорядка" }.

Глава администрации { ФИО главы ввести в диалоге перед

{название района из закладки} района началом слияния ипоместить в

документ }

{Если в название продукции предпряития начинается на "Мед", то поместить в конце документа следующий текст: "P.S.: Если вы заинтересованы в поставках оборудования для строящегося медицинского центра, свяжитесь с нами по тел. 233-3220"}

В диалоге "Слияние" отобрать для слияния только предприятия, подчиненные Фрунзенскому району и выполнить слияние, повторить тоже самое для Советского района. Пример результата слияния приведен ниже:

Администрация Фрунзенского района

Исх № 1001 / 99

от 07.09.99

Директору ООО "Нотрдам"

Уважаемый Сазонов И.А.,

Просим перечислить Вас 820 000 руб. на наш расчетный счет № 3001114580201 в АКБ "Поиск", г.Минск, код 718. Перечисленные Вами деньги пойдут на восстановление детского сада №24.

Глава администрации П.И. Селиванов

Фрунзенского района

P.S.: Если вы заинтересованы в поставках оборудования для строящегося медицинского центра, свяжитесь с нами по тел. 233-3220

*Факультативное задание повышенной сложности. Выполняется при наличие у студента базовых навыков работы с MS Access и MS Excel: cоздать источник данных приведенного выше содержания в виде таблицы Excel. В Excel-е выделить таблицу и присвоить ей имя. Указать это имя в качестве источника данных и выполнить слияние.

Создать источник данных в виде таблицы Access, добавив к приведенным выше данным столбец "Примечание" произ­вольного содержания. Создать на основании этой таблицы запрос, включив в запрос все столбцы таблицы кроме столбца "Примечание". Указать таблицу Access в качестве источника данных и выполнить слияние. Указать запрос Access в качестве источника данных и выполнить слияние.

Теоретическая информация для выполнения задания:

Порядок слияния документов:

1. Создать документ Word, содержащий таблицу с данными для слияния (файл должен начинаться непосредственно таблицей, кроме таблицы в файле ничего не размещается), лист MS Excel или соответствующую таблицу или запрос в Microsoft Access. (В MS Access можно выделить курсором таблицу или запрос, дать команду меню Access Сервис\Связи с Office\Слияние с Microsoft Word и перейти сразу к пункту 4).

2. Создать в MS Word документ, который будет основным документом слияния. Выполнить команду меню Сервис\Письма и рассылки\Показать панель инструментов слияния.

3. На появившейся панели нажать кнопку «Открыть источник данных» и указать нужный файл Word (Excel, Access).

4. С помощью кнопки «Получатели» проверить правильность подключения, выбрать отдельные записи или группы записей для слияния.

5. С помощью кнопки «Вставить поле слияния» и «Добавить поле Word» сформировать письмо требуемого содержания (значение полей см. ниже).

6. Нажать кнопку «Слияние в новый документ» (создает новый файл с результатами слияния) или «Слияние при печати» (выводит результаты слияния сразу на принтер).

7. При необходимости закрыть файл результатов слияния (имеет название типа «Письма1») и внести изменения в исходный документ, после чего выполнить слияние заново.

С помощью перечисленных ниже полей (кнопка «Добавить поле Word»), вставленных в основной документ слияния, можно ввести дополнительные сведения в итоговые документы и управлять процессом слияния данных.

Поле { MERGEFIELD ИмяПоля }

Вставляется кнопкой «Вставить поле слияния» . Вставляет в основной документ ссылку на данные из файла-источника слияния (база Access, таблица Excel или Word). При слиянии в это поле будут подставлены данные из источника слияния.

Поля ASK и FILLIN – при выполнении слияния выводится диалоговое окно. Данные, которые пользователь введет в это окно вставляются в документ. FILLIN – обеспечивает ввод данных и они сразу отражаются в документе, ASK -ответ помещается в закладку. Чтобы потом напечатать в документе данные, вводимые по запросу ASK, необходимо ввести в основной документ поле закладки (Ctrl+F9, набрать имя закладки), но зато это можно делать несколько раз или использовать закладку в условиях IF или в формулах для проведения вычислений. Если при создании полей ASK или FILLIN в диалогах отметить флажок «Только один раз» (или вручную указать ключ "\о" в самом поле), то запрос на ввод данных осуществляет­­ся только 1 раз, иначе – для каждого нового документа слияния, при переходе к следующей строчке данных в источнике.

Пример:

{ FILLIN " Введите время визита, назначенное { MERGEFIELD ИмяКлиента }:" }

{ ASK Закладка "Укажите время:" \o } Вами было указано время: {Закладка}, да-да-да именно время {Закладка}.

Поле IF условие

Выводит один из двух текстов в зависимости от выполнения или невыполнения условия.

If Выражение1 Оператор сравнения Выражение2 "Текст если условие истинно" "Текст если условие ложно"

Выражение может быть именем закладки, строкой текста, числом, вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой. Если выражение содержит пробелы, оно должно быть заключено в кавычки. Пробелы перед оператором сравнения и после него являются обязательными. Если используется оператор = или <>, Выражение2 может содержать вопросительный знак (?), заменяющий любой отдельный символ, или звездочку (*), заменяющую любую строку символов. Такое выражение должно быть заключено в кавычки.