Тема 4.Планирование и участие в выставке экспонента

1 Участие экспонента в международных выставках

2. Планирование бюджета выставки.

3. Подготовка выставочного персонала

4.1. Участие экспонента в международных выставках

Участие в выставках по оценкам экспертов повышает эффективность рекламных средств продвижения продукции в 2-5 раз. Особенный успех в этом могут принести международные выставки. Для участников , как организаторов, так и экспонентов, участие в междуародых выставках представляет определенные сложности.

Основные руководящие органы выставки утверждаются, как правило, одновременно с решением о проведении выставки.

Главными задачами оргкомитета являются:

1. Утверждение тематического содержания выставки;

2. Утверждение стран-участниц, корпораций;

3. Утверждение тематического и тематико-экспозиционного плана выставки;

4. Разработка, утверждение и контроль за исполнением плана подготовки и проведения выставки;

5. Утверждение регламента работы выставки, процедуры официальных открытия и закрытия, организации просмотра, проведения на выставке дней стран-участниц и т.п.

Основные функции научно-технического центра выставки включают тематический план, отбор участников; изучение информации; анализ последних достижений по тематике; консультирование участников по отбору экспонатов для демонстрации; проведение научных мероприятий (конференций, семинаров и т.п.), организованных в рамках выставки.

Рекламный отдел обеспечивает весь комплекс коммуникаций выставки (пресса, рекламная литература, наружная реклама, реклама в СМИ и т.д.).

Что касается экспонента, то одним из важнейших элементов в подготовке выставки является аренда выставочной площади. Стоимость арендной планы за 1м² зависит от тематики, престижности, масштабности выставки и страны-организатора.

Что же включает в себя цена 1м² выставочной площади?

1. стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;

2. стоимость общей охраны территории;

3. стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, которая устанавливается в зависимости от размера арендуемой площади;

4. стоимость одного экземпляра официального каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);

5. стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки.

Кроме того существует целая серия дополнительных услуг за дополнительную плату, о которых должны побеспокоится организаторы: электротехнические, сантехнические, услуги связи, предоставление специалистов и обслуживающего персонала для работы на конкретном стенде в период выставки. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс-листе.

Участие в международной выставке требует довольно высокого уровня затрат. Только аренда минимально возможного (9м²) количества выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда – как минимум $1000, подключение телефона – еще $600, далее затраты возрастают в прямой зависимости от конкретных потребностей фирмы-экспонента.

Сложилась определенная практика одновременного проведения двух-трех выставок, календарные сроки работы которых часто или совпадают день в день, или в той или иной степени пересекаются. Часто эти выставки близки по тематике и, следовательно, способны привлечь внимание специалистов одного и того же профиля. Известная, престижная, имеющая собственное имя и своих постоянных участников выступает в качестве своего рода локомотива для менее престижных выставок, но цены аренды площади довольно существенно отличаются.

Масштабность международных выставок, общий объем работы, большая экспозиционная площадь привели к тому, что широкое распространение получила практика организации коллективных экспозиций. Среди партнеров, которые занимаются организацией коллективных экспозиций, есть и торгово-промышленные палаты разных стран, и различные государственные организации, помогающие своим компаниям в поездке.

Вопросы участия национальных фирм в международных выставках – предмет заботы серьезных государственных организаций, помогающих собственным фирмам проникать на чужие фирмы. Но следует иметь в виду, что стоимость услуг специализированных коммерческих фирм по организации участия в выставке составляет, как правило, не менее 10% от стоимости аренды площади.

Если площадь выставки около 20000м², то просто невозможно заключать отдельные договоры с 1000 участников. Возникает необходимость в сотрудничестве с крупными фирмам, способными арендовать 1000-1500м², сразу расплатившись с организатором.

Обращение же непосредственно к куратору выставки также может быть малоэффективным, если предполагаемая площадь аренды невелика. Здесь действует правило «богатый клиент получает больше внимания, чем бедный».

Оптимальный вариант – это договориться с дружественными фирмами и совместной работе и арендовать стенды площадью 50-100м². В этом случае обеспечивается необходимый уровень внимания к заказчику со стороны организатора выставки, повышается вероятность учета всех ваших требований по поводу оптимального места для стенда.

Итак, собираясь принять участие в работе международной выставки, экспоненту следует обратить внимание на:

1. размер общей экспозиционной площади;

2. степень известности именно этой выставки;

3. тематику и ситуацию отрасли в целом;

4. список экспонентов выставки предыдущих лет;

5. список экспонентов, уже заявивших о своем участии;

6. время проведения выставки и ваш календарный план производства и сбыта;

7. цену аренды экспозиционной площади;

условия участия в общем каталоге деятельности обеспечит успех выставки.