6.3 Требования, предъявляемые к первичным документам согласно нормативным актам Российской Федерации:

Требования, предъявляемые к первичным документам согласно нормативным актам Российской Федерации:

1. Первичные документы должны достоверно отра­жать хозяйственные явления.

2. Первичные документы должны быть составлены либо в момент свершения хозяйственной операции, либо, если это не представляется возможным, непосредствен­но после ее окончания.

3. Первичные документы должны содержать все не­обходимые реквизиты. Все показатели учетного доку­мента должны быть заполнены, свободные строки и гра­фы обязательно прочеркиваются.

4. Первичные документы должны быть простыми и ясными, понятными для всех пользователей (бухгалте­ров, работников инспекций по налогам и сборам, бан­ков, менеджеров и т.д.).

5. Первичные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. Внесение исправле­ний в кассовые и банковские документы не допускается (их оформляют заново). В остальные первичные учет­ные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций:

- исправляемая запись зачеркивается одной чертой, а сверху надписывается верная;

- делается надпись «Исправлено»;

- ставятся подписи внесших исправления лиц;

- указывается дата внесения исправлений.

6. Записи в первичных учетных документах произво­дятся шариковой ручкой, чернилами, химическим ка­рандашом, при помощи пишущих машинок и компью­терной техники. Запрещается использование для запи­сей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей.

7. Прошедшие обработку первичные документы долж­ны иметь отметку, исключающую возможность их по­вторного использования:

- при ручной обработке — дату записи в учетный регистр,

-- при обработке с использованием вычислительной техники — оттиск штампа контролера, ответствен­ного за их обработку. Для того чтобы документы не использовались дваж­ды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвер­гаются гашению специальным штампом «Получено» или «Оплачено», проставляется дата и подпись. На банков­ских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.

8. Первичные документы должны быть ориентирован­ными на обработку в условиях автоматизации учета и обеспечивать формирование качественной информации с наименьшими затратами труда и времени.

9. Первичные учетные документы, составленные на языках, отличных от русского, должны иметь перевод на русский язык.

ПРАВИЛО

Первичный бухгалтерский документ обладает юри­дической силой только тогда, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты запол­нены, свободные строки прочеркнуты, он подпи­сан надлежащим образом, а в необходимых слу­чаях еще и скреплен печатью организации.

6.4. Контроль первичных учетных документов

За правильностью и точностью отражения операций, оформляемых первичными учетными документами, раз­работан целый ряд контрольных мероприятий.

На первой стадии проводится предварительный контроль. Его цель заключается в проверке своевременного и пра­вильного оформления в процессе совершения хозяйствен­ных операций распорядительных и исполнительных первич­ных учетных документов. Предварительный контроль ис­пользуют также с целью обеспечения законности хозяй­ственных операций и недопущения хищений, приписок и других злоупотреблений со стороны должностных лиц.

Согласно ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете» от­ветственность за организацию предварительного контроля за первичными учетными документами несет главный бух­галтер. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осу­ществленных хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имуще­ства и выполнением обязательств. Требования главного бух­галтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников.

Основными способами проведения предварительного контроля за документальным оформлением хозяйствен­ных операций являются просмотр и визирование глав­ным бухгалтером всех распорядительных документов (до­говоров, приказов, распоряжений и другого).

Подпись главного бухгалтера является обязательной:

1. на документах, являющихся основанием для при­ема и выдачи денежных средств в наличной и безналич­ной формах;

2. на документах, являющихся основанием для воз­никновения и погашения финансовых и кредитных обя­зательств организации.

После составления все первичные учетные докумен­ты представляются в бухгалтерию и служат основанием для записей в регистрах аналитического и синтетиче­ского учетов.

Последующий контроль за первичными учетными до­кументами проводится в процессе бухгалтерской обработки и подготовки документации к последующей груп­пировке и обобщению учетной информации.

23