ОРГТЕХНИКА

Конспект лекций по курсу

для специальности 032002: "Документационное обеспечение управления и архивоведение"

2009

Лекция 1 Введение

Современные этап развития человечества характеризуется гигантским возрастанием социального и экономического значения информации.

По статистическим данным процесс перераспределения трудовых ресурсов из сферы материального производства и обслуживания в информационную сферу привел к тому, что уже сейчас в информационной сфере развитых стран работает более 50% занятого населения. Это свидетельствует о начале перехода этих стран на качественно новый этап их технического развития, который часто называют "веком информации".

По мнению специалистов, индустрия обработки информации играет в настоящее время для промышленно развитых стран ту же роль, которую на этапе индустриализации играла тяжелая промышленность. Информационные ресурсы становятся основным национальным богатством развитых стран , а эффективность их использования во все большей степени определяет экономическую мощь страны в целом. Причем ведущую роль играют активные информационные ресурсы, доступные для автоматизированного хранения, поиска, передачи и обработки.

Деловому человеку весьма важно знать о возможностях информационной техники, уметь ее выбирать и ею пользоваться. Информационная техника - это практически почти то же самое, что и организационная техника.

Оргтехника - это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ, а управление - это процесс целенаправленной переработки информации

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

К информационной технике следует отнести несколько более узкий круг технических средств, а именно: средства, используемые для работы с "бумажной" и "электронной" информацией, во всех ее видах и проявлениях.

Информационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование информационной техники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим не менее важным отрицательным последствиям.

Офисная информационная техника - это все технические средства, используемые для хранения, поиска, передачи и обработки информации в условиях современного офиса.

2 Технические средства работы с документами

Идея безбумажного делопроизводства родилась уже 25 лет назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще сегодня насыщен именно бумажной информацией.

Опрос многих фирм США в 1994 году показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95%, и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом: в этих фирмах 02% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом по оценке экспертов сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику " оргтехники остается весьма высокой.

Пишущие машинки

Пишущие машинки (ПМ), еще недавно незаменимый вид конторского оборудования, все более вытесняются персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются при изготовлении документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.

Основные требования к пишущим машинкам:

* обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах;

* высокое качество печати;

* простота управления;

* максимальное количество одновременно получаемых копий;

* надежность работы.

Современные пишущие машинки весьма разнообразны.

Они различаются:

* по принципу действия - механические, электрические, электронные;

* по конструкции шрифтоносителей - рычажные, шаровые, дисковые и др.;

* по назначению - дорожные, канцелярские, специализированные;

* по конструкции каретки - со съемной или несъемной, с узкой (для печати на бумаге шириной 240 мм) или широкой (для печати на бумаге шириной более 300 мм).

Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые неудобные в работе.

Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12). Утомляемость машинистки на электрической машинке снижается, а производительность труда существенно увеличивается.

Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, обладают еще и памятью (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 знаков, Евмолпия-40 - 2000 знаков), приближающих их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты-шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для

дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены; могут быть

подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

Печатающие механизмы у пишущих машинок бывают рычажные и безрычажные. Рычажные и соответствующие им шрифтоносители - литерные рычаги - весьма инерционны (скорость печати у них не превышает 10-15 знаков в секунду) и используются обычно только в механических ПМ.

Шрифтоносители у безрычажных ПМ могут быть: сферические сегменты, шаровые головки, литерные диски (типа "ромашка"). "Шары" и "Ромашка" более бесшумны, они обеспечивают скорость печать до 40 знаков в секунду, у них проще смена шрифтов. Например, к ПМ, выпускаемые фирмой IBM, придается набор головок с разными шрифтами: жирным, полужирным, светлым, латинским, кириллицей, греческим, головки с математическими знаками и др. Смена головки выполняется за считанные секунды, поэтому при печати на одной странице текста можно использовать разные шрифты.

Дорожные пишущие машинки - это переносные портативные ПМ чаще всего индивидуального пользования; они обычно механические, имеют малую массу и футляр для удобной транспортировки (Эрика, Зея, De lux).

Канцелярские пишущие машинки - настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные (Ятрань, Любава, и др.).

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, для подготовки форм для последующего тиражирования, стонографические машины , плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и для нанесения надписей на чертежи (МПК-1), Ротринг) и др.

Конструкции пишущих машинок вне зависимости от их класса и типа во многом подобны - любая ПМ имеет корпус с крышкой; клавиатуру; печатающий механизм с шрифтоносителями;каретку, предназначенную для транспортировки бумажного листа; бумагопроводящий механизм с бумагоопорным валиком и прижимными роликами; лентопроводящий механизм, обеспечивающий размещение и передвижение красящей ленты.