6. Изучение организации делопроизводства: контроль поступления, регистрации и исполнения доку­ментов

Печатание служебных документов. Порядок размножения документов и снятия копий.

1. Секретарем печатаются материалы только служебного характера.

2. При сдаче в печать служебных документов соблюдаются следующие правила:

Материалы для печати сдаются непосредственно секретарю.

Подготовленные к печати документы должны быть написаны разборчиво, черными или синими чернилами и тщательно выверены.

Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или на цветной бумаге к печатанью не принимаются.

3. Первыми печатаются документы, адресованы в вышестоящие органы, а также приказы и указания руководства, остальные документы в порядке поступления.

4.Размножению подлежат только служебные документы

5. Подлинные документы после размножения и снятия с них копий возвращаются соответствующему отделу, службе.

Порядок первичной обработки, регистрации и прохождения входящих и исходящих документов.

1.Прием и первичная обработка всей поступающей корреспонденции осуществляется секретарем с регистрацией в «Журнале регистрации входящих документов». [ Приложение 5]

2.Работниками предприятия, независимо от служебного положения запрещается принимать корреспонденцию непосредственно от представителей других организаций.

3. Корреспонденция, полученная на имя руководителя и адрес предприятия, сортируются на регистрируемую и нерегистрируемую в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации.

4. В отдел и службы корреспонденции поступает непосредственно из приемной.

Поступившая корреспонденция учитывается в журнале регистрации входящих документов, в котором проставляется дата получения документа и входящий номер. Входящий документ отмечается при поступлении регистрационным штампом, который располагается на нижнем поле первого листа справа и включает дату поступления документа и регистрационный номер. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после использования документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об использовании документа и направлении его в дело.

5.Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции. Резолюция должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере использования документов и исполнителей.

6.Вся исходящая корреспонденция сдается для отправки в открытом виде до 13 часов, регистрируется секретарем в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Копии исходящих документов остаются в делах отделов и служб, на которых проставляется штамп, в случае, если копия выполнена не на фирменном бланке.

7. Исходящая корреспонденция оформляется и отравляется в день ее поступления.

7. Ознакомление с технологической схемой производства.

Основным видом деятельности ОАО «Барановичский завод Санэлектрозаготовок» является производство готовых металлических изделий (резервуары, цистерны, баки и емкости из черных металлов), который по итогам 2010 года составил 56,0% в общем объеме произведенной продукции (выполненных работ, оказанных услуг).

Все показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия за 1-е полугодие 2011 года представлены в Приложении 6. [Приложение 6]

Финансовые показатели хозяйственной деятельности организации

Показатель	2008 год	2009 год	2010 год
Стоимость чистых активов, млн.руб.	10408	11157	12990
Выручка от реализации продукции, работ, услуг, млн.руб.	7038	7068	7662
Прибыль балансовая, млн.руб.	343	478	636
Прибыль от реализации продукции, работ, услуг, млн.руб.	443	762	749
Прибыль чистая, млн.руб.	90	208	390
Рентабельность реализованной продукции, работ, ус луг, %	8,20	14,72	13,27
Дебиторская задолженность*, млн.руб.	658	450	706
Кредиторская задолженность*, млн.руб.	1850	1529	1999
Средняя заработная плата, тыс.руб.	656,3	687,2	826,4

^* Дебиторская и кредиторская задолженность указаны по состоянию на 01.01.2009г., на 01.01.2010г., на 01.01.2011г.

По показателям из таблицы видно, что чистая прибыль увеличилась в 2010 году в сравнении с 2009 годом на 182 миллиона рублей (темп прироста с 2009 – 1,875), с 2008 годом на 300 миллионов рублей (темп прироста – 4,33). Рентабельность реализованной продукции, работ, услуг в 2009 году по сравнению с 2008 годом возросла на 6,52%, а в 2010 году по сравнению с 2008 увеличилась на 5,07%. Кредиторская задолженность на начало 2010 года по сравнению с началом 2009 года увеличилась на 470 миллионов рублей, с началом 2008 года на 149 миллионов. Средняя заработная плата в 2010 году составила 826,4 тысячи белорусских рублей. Это на 139,2 тысячи больше по сравнению с предыдущим годом и на 170,1 тысячу рублей больше чем в 2010 году.

Производимая заводом продукция имеет ярко выраженную направленность и зависимость в ее потребности от строительного и промышленного комплекса республики.

Предприятие специализируется на изготовлении:

• сантехнических заготовок;

• вентиляционных заготовок;

• металлоконструкций сварных;

• средства крепления;

• низковольтной аппаратуры и электромонтажных изделий;

• отопительных приборов;

• шкафов металлических;

• электроизоляционных изделий;

• общемашинных узлов и деталей.

Информация о выпускаемой продукции,

производимых работах, оказываемых услугах

Продукция, работы, Услуги	Объем выпуска, млн.руб.	Год
		2008	2009	2010
Сантехнические изделия	852,0	207,7	170,0	474,3
Вентиляционные заготовки	1511,8	434,8	553,1	523,9
Металлоконструкции сварные	9299,2	2142,7	3504,1	3652,4
Крепежные изделия	466,6	55,3	153,1	258,2
Электромонтажные изделия и НВА	657,3	72,7	109,0	475,6
Конвектора отопительные	217,5	68,5	41,4	107,6
Шкафы металлические	1851,2	917,2	420,7	513,3
Электроизоляционные изделия	1370,3	686,0	375,2	309,1
Общемашинные узлы и детали	1976,1	1085,1	683,4	207,6

Реализуемые инвестиционные проекты

На 2011 год в производственную программу нашего предприятия включен выпуск нового вида продукции: профилированный настил из тонколистовой стали НС-35.

Профнастил НС35 применяется, как стеновой и облицовочный материал, а также в качестве кровельного материала для устройства кровель больших жилых и промышленных зданий, строительстве ангаров и навесов, стационарных ограждений. Отлично выдерживает статические и динамические нагрузки. Может применяться для формирования двухслойной кровли. Конструктивно разработан таким образом, что при использовании в качестве кровельного материала исключает боковое протекание.

Привлекательность данного проекта заключается в том:

• имеется свободная площадь;

• не требуется производить существенных капитальных вложений в строительство;

• повышение эффективности производства;

• повышенный спрос и рынок потребления в странах СНГ;

• повышение качества и увеличение объемов реализации.

Общая стоимость проекта (без учета прироста оборотного капитала) составляет 185 млн. руб.

Капитальные затраты без НДС - стоимость инвестиционного проекта - составляют 154,2 млн. руб.

Общие инвестиционные затраты с НДС (с учетом прироста оборотного капитала) составляют 189 млн. руб.

Источник финансирования закупки – собственные и кредитные средства.

Освоение производства профилированного настила позволит предприятию повысить эффективность производственно-хозяйственной деятельности, увеличить объемы производства в первый год реализации на 5,0%, в последующие годы - на 9,0% ежегодно.

Также, планируется приобретение автоматизированной системы плазменной резки для изготовления вентиляционных заготовок и автоматизированной системы плазменной и газокислородной резки для изготовления металлоконструкций, приобретение ленточнопильного станка, станка для гибки труб с ЧПУ, электропечи для термообработки металлов, что значительно позволит улучшить качество выпускаемой продукции, снизить затраты на производство.

Общий объем инвестиций в 2011 году составит 450 млн.руб.