19. Контроль за ведением делопроизводства

19.1. Осуществление оперативного контроля за прохождением документов, их регистрация и учет в судебных составах и подразделениях ведутся в электронной базе данных и на контрольно-регистрационных карточках, а в необходимых случаях - также в журналах установленной формы.

19.2. Администратор суда совместно с отделом делопроизводства при привлечении специалистов других судебных составов и подразделений не реже одного-двух раз в год проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях.

Справки по итогам проверки представляются руководству арбитражного суда.

19.3. Администратор суда совместно с отделом делопроизводства периодически, не реже двух раз в год, проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, печатей, штампов, условия хранения судебных дел и документов, своевременную передачу судебных дел, "Апелляционных производств" и "Кассационных производств" в архив, контролирует правильность их оформления и оформления судебных дел и документов, своевременность введения информации в АИС "Судопроизводство" и "Делопроизводство". О результатах проверки докладывается руководству суда, руководителям судебных составов и подразделений.

19.4. Под документооборотом понимается процесс движения документа от момента его подготовки, создания и исполнения до передачи в архив или уничтожения.

Отдел делопроизводства и специалисты по делопроизводству судебных составов и подразделений ведут учет объема документооборота, как правило, за полугодие и по итогам года.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных, созданных и отправленных в арбитражном суде за соответствующий отрезок времени.

19.5. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета его копий и приложений к нему.

19.6. Количество печатных тиражируемых документов подсчитывается отдельно по журналам учета выполненных работ в группе автоматизированной подготовки документов и копировально-множительном бюро.

19.7. Показатели документооборота используются для анализа объема работы, определения достаточности технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

19.8. При необходимости судебные составы и подразделения вносят предложения администратору суда и в отдел делопроизводства по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.

20. Справочно-информационная работа

20.1. Основой справочно-информационной работы является неукоснительное выполнение специалистами, консультантами судебных составов и подразделений требований о своевременном вводе в автоматизированные системы "Судопроизводство" и "Делопроизводство" сведений о движении исковых заявлений (заявлений), апелляционных и кассационных жалоб, судебных дел, жалоб на решения, действия (бездействие) судебных приставов-исполнителей и других документов.

20.2. Непосредственное ведение справочной работы осуществляется специалистом (специалистами) справочно-информационной службы отдела делопроизводства или специалистом этого отдела, работающим во взаимодействии с судебными составами и подразделениями, обязанными обеспечивать справочную службу необходимой информацией.

При отсутствии такой информации справочная служба вправе адресовать заявителей к специалистам судебных составов и подразделений для получения справок по интересующим их вопросам.

20.3. Информация и справки по телефону выдаются при наличии данных о регистрационном номере полученного документа, его исходящем номере и дате, наименовании арбитражного суда и номере судебного дела, рассмотренного в первой инстанции, сведений об истце и ответчике, третьих лицах. Поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или по их совокупности.

20.4. Справочно-информационная служба предоставляет информацию о движении судебных дел, заявлений и жалоб на любом этапе их прохождения (рассмотрения) сторонам или их представителям по устным (телефонным) и письменным запросам в течение всего рабочего дня без перерыва на обед.

20.5. Специалисты справочной службы и судебных составов вправе сообщать лицам, участвующим в деле, другим заинтересованным лицам, их представителям, а также представителям прессы следующую информацию:

о входящем регистрационном номере искового заявления (заявления), апелляционной или кассационной жалобы, жалобы на решение, действия (бездействие) судебного пристава-исполнителя, дате их регистрации, о наименовании судебного состава или подразделения, в котором находится на рассмотрении заявление и судебное дело; о дате вынесения, кратком содержании принятого судебного акта и дате его направления сторонам; о дате получения или отправки судебного дела, письменного ответа, исполнительного листа.

20.6. В случаях несвоевременного или неполного ввода в автоматизированную систему учета сведений о движении и результатах рассмотрения исковых заявлений (заявлений), апелляционных, кассационных жалоб и дел справочно-информационная группа докладывает об этом председателю судебного состава, администратору суда и начальнику отдела делопроизводства для принятия мер.