12. Документальное оформление работы

президиума арбитражного суда

12.1. Делопроизводство, связанное с документальным оформлением организации и проведения заседаний президиума арбитражного суда, осуществляется секретариатом председателя суда.

12.2. Проект постановления президиума и другие документы, представленные к обсуждению на заседании президиума, передаются исполнителями в секретариат председателя суда не позднее чем за пять дней до заседания президиума под расписку в журнале учета, который ведется специалистами секретариата.

12.3. Повестки заседаний президиума и копии необходимых документов передаются членам президиума специалистами секретариата председателя суда в сроки, обеспечивающие возможность участия в заседании.

Иные лица, участие которых в заседании президиума председательствующим признано необходимым, извещаются специалистами секретариата заблаговременно.

12.4. На заседании президиума секретарем президиума ведется протокол, который подписывается председательствующим на заседании и секретарем президиума. Протокол хранится в деле по номенклатуре.

12.5. По указанию председательствующего на заседании постановления президиума и другие документы, рассмотренные на заседании, тиражируются секретарем президиума в необходимом количестве экземпляров для передачи судьям, работникам суда, рассылки в другие суды.

13. Регистрация, распределение,

прохождение иной корреспонденции

13.1. Поступающая в арбитражный суд корреспонденция (помимо указанной в предыдущих главах) регистрируется и передается председателю суда, заместителям председателя суда в судебные составы или подразделения в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

13.2. Обращения, запросы депутатов Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации, представителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, администрации субъектов Российской Федерации, средств массовой информации направляются в секретариат председателя арбитражного суда.

13.3. На поступившем документе в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа проставляется входящий штамп. В его реквизиты входят: индекс соответствующего секретариата (приемной) руководства, судебного состава или подразделения, куда направляется документ, порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления документа и подпись специалиста, зарегистрировавшего документ.

Например: СП-434 04.03.2004,

где СП - индекс Секретариата (приемной) председателя арбитражного суда;

434 - порядковый номер документа по поступлении;

04.03.2004 - дата поступления документа.

13.4. При направлении документов в судебные составы или подразделения указываются индексы, определяемые по первым буквам их наименований:

С1 - первый судебный состав;

С2 - второй судебный состав;

ОК - отдел кадров;

СЧ - секретная часть;

ОИ - отдел информатизации и т.д.

13.5. На документы, передаваемые в секретариат председателя суда, заводятся регистрационно-контрольные карточки <1> (приложение N 20), которые содержат следующие реквизиты: наименование корреспондента и вид документа (закон, указ, постановление, распоряжение, иной нормативный акт, письмо, запрос, информация, указание, разъяснение и т.п.); входящий регистрационный номер, даты поступления и регистрации документа; исходящий номер и дату документа; резолюцию руководителя, рассмотревшего документ; фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей); дату поручения и срок исполнения.

--------------------------------

<1> Далее - карточка.

13.6. Специалист (секретарь) судебного состава или руководителя структурного подразделения, принимающий документ, расписывается в первом экземпляре карточки, который остается в справочной картотеке отдела делопроизводства, и передает документ своему руководителю. Второй экземпляр карточки остается у специалиста секретариата руководителя для отметок о дальнейшем движении документа.

13.7. После принятия руководителем решения по документу специалист секретариата руководителя возвращает документ с резолюцией специалисту канцелярии. Срок исполнения устанавливается руководителем, рассмотревшим документ и принявшим решение по его исполнению.

13.8. Специалист канцелярии вводит в БД АИС фамилию и инициалы назначенного исполнителя (исполнителей), содержание резолюции, сведения о постановке на контроль, срок исполнения и передает документ под расписку в карточке специалисту судебного состава или подразделения, в котором работает назначенный исполнитель.

13.9. Специалист судебного состава, подразделения передает поступивший документ своему руководителю (его заместителю), указанному в резолюции руководства, который назначает непосредственного исполнителя.

Информация о передаче документа исполнителю вносится в БД АИС специалистом судебного состава, подразделения.

13.10. Дальнейшее движение документа фиксируется в компьютере специалистом соответствующего судебного состава, структурного подразделения.

13.11. Передача документа из одного подразделения в другое производится только через канцелярию отдела делопроизводства. В этом случае на обоих экземплярах карточки специалист канцелярии указывает фамилию руководителя, которому передается документ, а также мотивы и дату передачи. Информация вводится в компьютер.

13.12. Федеральные законы и нормативные правовые акты, поступающие в арбитражный суд, после их регистрации передаются в секретариат председателя суда.

13.13. Тексты федеральных законов и нормативных правовых актов передаются в группу кодификации арбитражного суда для учета, кодификации, хранения и, при необходимости, информационного обеспечения судебных составов, подразделений арбитражного суда.

13.14. Подписанные исходящие документы регистрируются специалистами судебных составов и подразделений в БД АИС "Делопроизводство" и передаются для отправки в экспедицию в заклеенных конвертах с надписанными адресами.

При отправке заказной почтой или с нарочным специалист судебного состава или подразделения заполняет реестр в двух экземплярах или заявку на доставку курьером.

Если документ подлежит рассылке нескольким адресатам, то в экспедицию представляется также заполненный список (реестр) рассылки с указанными адресами.

13.15. Заказную корреспонденцию специалист экспедиции принимает на отправку под расписку на втором экземпляре реестра, который остается у специалиста судебного состава или подразделения.

Прием экспедицией документов на отправку прекращается за один час до окончания рабочего дня.

3.16. Копии отправляемого документа с визами исполнителей хранятся в секретариате председателя суда, в соответствующем судебном составе или подразделении-исполнителе в делах по номенклатуре.