Тема 1.3 Организация делопроизводства

Делопроизводство – важная составляющая любого учреждения, в том числе и СОЗН. Все действия, порождающие правоотношения, специалисты регистрируют в единой для учреждения базе «ЛОЙС» и в различных журналах и карточках. Происходит дублирование информации в базу и на бумажный носитель.

Почти в каждом кабинете, где работают инспектора, есть маленькие архивы документов, непосредственно связанных с деятельностью конкретных специалистов. В Информационном зале есть маленьких архива: архив работодателей, архив дел пенсионеров (уволенных по статье: сокращение численности / штата), стоявших на учете в ЦЗН и архив справок (о периодах, включаемых в страховой стаж)

Также в учреждении имеется большой архив, где хранятся дела граждан, ранее состоявших на учете в качестве безработных. После снятия с учета гражданина инспектором, его дело передается в архив и подлежит хранению в течении 5 лет. Все документы внутри дела расположены в определенном порядке и пронумерованы. Дело сшивается специалистом вручную. На форзац дела приклеивают лист Внутренней описи, в котором отмечены номера документов, количество листов в каждом документе и количество документов, подшитых в деле. Каждому делу присваивается свой номер.

После истечения срока хранения, личное дело подлежит уничтожению. Для реализации принципа конфиденциальности информации, личные дела разрывают на мелкие фрагменты, складывают в разные пакеты и выбрасывают в специальные контейнеры для мусора.

Также личные дела хранятся в электронном виде. По истечению срока хранения, они удаляются из базы. Информация о периодах, когда гражданин состоял на учете, о услугах, оказанных ему, и другая информация сохраняются.

Ежедневно, через СОЗН проходит множество документов. Этот документооборот в основном состоит из: отправки / получения факса, выдачи справок, заведения дел граждан, желающих встать на учет в качестве безработных, издания приказов, распечатки вакансий, выдачи направлений на работу.

Большое внимание в делопроизводстве уделено выдаче справок. СОЗН выдает такие справки, как:

1)справки о периодах, включаемых в страховой стаж. В них содержится информация о периодах, когда гражданин состоял на учете в качестве безработного в СОЗН. Такие справки предоставляются в Пенсионный Фонд;

2) справки о размерах выплат. В таких справках отражена информация о начисляемых гражданину выплатах (пособие по безработице, стипендия, материальная помощь). Такие справки могут требоваться суду;

3)Справки « за 3 месяц». Справка, подтверждающая, что гражданин в установленном порядке встал на учет в качестве безработного в течении 14 календарных дней, следуемые за днем увольнения по стать: сокращение численности/ штата. Такая справка выдается гражданину по истечении 3 месяцев с момента поставки на учет в качестве безработного. После выдачи справки, гражданин приобретает право на получение выплаты, в размере среднемесячного заработка на последнем месте работы.

4)Различные справки, предоставляемые в территориальный отдел социальной защиты населения. Например, для получения пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет.

5) Справки, о том, что гражданин состоит / не состоит на учете в СОЗН в качестве безработного. Например, такие справки необходимы в Пенсионный Фонд для оформления пособия по уходу за престарелым человеком.

6) Другие справки.

Каждая справка подлежит регистрации в соответствующем журнале / базе «ЛОЙС». В журнале фиксируется номер инспектора, номер справки, дата выдачи, место требования справки, ФИО гражданина, получающего справку, роспись гражданина (в некоторых случаях.)

Делопроизводство, также, предполагает правильное заполнение разнообразных бланков. Ведение документации – ответственная работа, требующая внимания специалистов. Одна неправильно поставленная дата или пропуск буквы в фамилии могут привести к неприятным последствиям.

В своем отчете хочу приложить бланки тех документов, с которыми я непосредственно работала.

Приложеение к теме 1.3