19. Регистрационный номер и дата управленческого документа

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. ¹

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.² При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.³

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. 

Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. ¹

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).²

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). ³

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. ⁴

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.⁵

Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.⁶

Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

20. Утверждение управленческих документов.

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.¹

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.²

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.³

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);

• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

• инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

• номенклатура дел организации;

• нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);

• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

• перечни (должностей, предприятий, документов и др.);

• планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);

• положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);

• программы (проведения работ, командировок и т.д.);

• расценки на производство работ;

• регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);

• сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);

• структура и штатная численность;

• тарифные ставки;

• формы унифицированных документов;

• штатное расписание.⁸