- •1. Значение информационно-документационного обеспечения управления. Тенденции развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.
- •2. Термины и определения в области документационного обеспечения управления.
- •3. Понятие «Информация». Понятие «Документ».
- •4. Функции документа. Способы документирования.
- •5. Категории документов.
- •6. Электронный документ.
- •7. Характеристика современных законодательных и нормативно-методических актов, регламентирующих правила создания, оформления документов, организацию работы с ними.
- •8. Документ и его место в управленческой деятельности.
- •9. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность.
- •10. Правовые документы как основная форма реализации полномочий органов государственной власти и местного самоуправления.
- •11.Правовая регламентация изготовления, учета, хранения и использования бланков и печатей с изображением Государственного Герба рф, Герба субъекта рф, герба муниц.Образования.
- •12. Документирование и документообразование.
- •13. Использование новых технологий в документировании управленческой деятельности
- •14. Унифицированные системы докумнтации
- •15. Унификация текста документа. Принципы унификации текстов.
- •16.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (усорд)
- •17. Понятия «реквизит документа», «формуляр документа». Формуляр-образец. Типовой формуляр.
- •18. Оформление реквизитов «адресат», «заголовок к тексту».
- •19. Регистрационный номер и дата управленческого документа
- •20. Утверждение управленческих документов.
- •21. Согласование управленческих документов.
- •22. Подписание и удостоверение управленческих документов.
- •23. Ограничение доступа к документу
- •24. Отметки на документе.
- •25. Оформление реквизита «текст». Таблица и анкета.
- •26. Назначение реквизита «резолюция», его состав и правила оформления.
- •27. Язык и стиль служебных документов.
- •28. Классификация текста управленческих документов
- •29. Организационные формы ведения делопроизводства.
- •30. Задачи и функции службы доу.
- •31. Структурные части службы доу в организациях различных уровней управления. Должностной состав работников службы доу.
- •32.Действующие нормативные документы, регламентирующие деятельность службы доу
- •33. Инструкция по делопроизводству, ее назначение, порядок разработки и утверждения.
- •34. Понятие «документооборот», «объем документооборота». Основные требования к организации документооборота в органах государственного управления.
- •36. Организация информационно-поисковой системы по документам организации.
- •37. Предварительное рассмотрение документов. Направление их на исполнение
- •38.Организация контроля исполнения управленческих документов.
- •39. Формирование и хранение дел.
- •40. Номенклатура дел.
- •42. Совершенствование документационного обеспечения управления. Средства механизации.
- •44. Организация работы с конфидициальной документацией.
- •45. Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
- •46. Бездокументный обмен информацией.
- •47. Документирование деятельности органов гос.Власти и местного самоуправления
- •48. Порядок составления и оформления организационно-нормативных документов
- •49. Виды распорядительных документов , порядок составления, оформления и организации работы с ними.
- •50. Порядок составления и оформления протоколов. Виды протоколов
- •51. Порядок составления и оформления акта.
- •52. Порядок составления и оформления договора
- •53.Порядок составления и оформления служебных писем.
53.Порядок составления и оформления служебных писем.
Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Реквизиты формуляра - образца ПИСЬМА:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;
- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);
- дата, номер;
- адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);
- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;
- заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);
- печать (если нужно);
- отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);
- отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);
- гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и т.п.).
Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.
Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.
Документ информирует адресата, о направлении к нему прилагаемых и письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение характере исполнения или цели направления приложенного документа.
Цель письма - приглашения - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.
Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.
Письмо-извещение составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии..."
Этот вид письма близок к информационному письму.
Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.
Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля. Ниже приведен образец письма-подтверждения.
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).
В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.
Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.
В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.
Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: "На №______ от __". Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.
В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.