- •1. Значение информационно-документационного обеспечения управления. Тенденции развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.
- •2. Термины и определения в области документационного обеспечения управления.
- •3. Понятие «Информация». Понятие «Документ».
- •4. Функции документа. Способы документирования.
- •5. Категории документов.
- •6. Электронный документ.
- •7. Характеристика современных законодательных и нормативно-методических актов, регламентирующих правила создания, оформления документов, организацию работы с ними.
- •8. Документ и его место в управленческой деятельности.
- •9. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность.
- •10. Правовые документы как основная форма реализации полномочий органов государственной власти и местного самоуправления.
- •11.Правовая регламентация изготовления, учета, хранения и использования бланков и печатей с изображением Государственного Герба рф, Герба субъекта рф, герба муниц.Образования.
- •12. Документирование и документообразование.
- •13. Использование новых технологий в документировании управленческой деятельности
- •14. Унифицированные системы докумнтации
- •15. Унификация текста документа. Принципы унификации текстов.
- •16.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (усорд)
- •17. Понятия «реквизит документа», «формуляр документа». Формуляр-образец. Типовой формуляр.
- •18. Оформление реквизитов «адресат», «заголовок к тексту».
- •19. Регистрационный номер и дата управленческого документа
- •20. Утверждение управленческих документов.
- •21. Согласование управленческих документов.
- •22. Подписание и удостоверение управленческих документов.
- •23. Ограничение доступа к документу
- •24. Отметки на документе.
- •25. Оформление реквизита «текст». Таблица и анкета.
- •26. Назначение реквизита «резолюция», его состав и правила оформления.
- •27. Язык и стиль служебных документов.
- •28. Классификация текста управленческих документов
- •29. Организационные формы ведения делопроизводства.
- •30. Задачи и функции службы доу.
- •31. Структурные части службы доу в организациях различных уровней управления. Должностной состав работников службы доу.
- •32.Действующие нормативные документы, регламентирующие деятельность службы доу
- •33. Инструкция по делопроизводству, ее назначение, порядок разработки и утверждения.
- •34. Понятие «документооборот», «объем документооборота». Основные требования к организации документооборота в органах государственного управления.
- •36. Организация информационно-поисковой системы по документам организации.
- •37. Предварительное рассмотрение документов. Направление их на исполнение
- •38.Организация контроля исполнения управленческих документов.
- •39. Формирование и хранение дел.
- •40. Номенклатура дел.
- •42. Совершенствование документационного обеспечения управления. Средства механизации.
- •44. Организация работы с конфидициальной документацией.
- •45. Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
- •46. Бездокументный обмен информацией.
- •47. Документирование деятельности органов гос.Власти и местного самоуправления
- •48. Порядок составления и оформления организационно-нормативных документов
- •49. Виды распорядительных документов , порядок составления, оформления и организации работы с ними.
- •50. Порядок составления и оформления протоколов. Виды протоколов
- •51. Порядок составления и оформления акта.
- •52. Порядок составления и оформления договора
- •53.Порядок составления и оформления служебных писем.
14. Унифицированные системы докумнтации
Унификация текстов документов — целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов [26].
Результаты унификации
– Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии;
– Совершенствование структуры документов;
– Универсализация представления документированной информации.
Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации, фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. В итоге это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.
В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации [28].
Способы унификации текстов документов
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур [6].
Трафарет — способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для переменной. В такой форме создают приказы, заявления.
Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. В УСОРД анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.
Таблица — разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация — в заголовках граф и боковике, а переменная — на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравнительный анализ данных [28].
15. Унификация текста документа. Принципы унификации текстов.
Унификация текстов документов — целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов [26].
Результаты унификации
– Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии;
– Совершенствование структуры документов;
– Универсализация представления документированной информации.
Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации, фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. В итоге это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.
В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации.
Принципы унификации документов:
– Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа;
– Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивают путём максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
– Комплексность унификации. При её проведении должны быть предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
– Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
– Сокращение числа видов документов. Достигают за счёт совершенствования методов управления, например, при повсеместном применении организационной техники;
– Стабильность требований к документам. Зафиксировано в государственных и отраслевых стандартах;
– Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико–экономической информации;
– Экономичность. Достигают за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.