4. Информационная система предприятия
В организации в качестве программных средств функционирования информационных технологий используются следующие программное обеспечение:
- Налогоплательщик ЮЛ (программа ввода отчётности для ИП и ООО).
- Декларация 2007-2009г. (для возврата подоходного налога).
- Налогоплательщик 2009 (внутренний документооборот).
- Документы ПУ-5 (программа подготовки данных персонифицированного учёта для ПФР).
- 1С: Предприятие (конфигурация “Зарплата + Кадры”)
- MS Office 2003.
В качестве локального оборудования имеется программа tomline- защищённый документооборот через Контур Экстерн (программа для отправки отчётности в бюджетные и не бюджетные организации).
Также протянута локальная сеть на 9 персональных компьютеров, построенная на базе технологии Fast Ethernet.
Аппаратные средства показаны в таблице 1:
Таблица 1 - Аппаратное обеспечение организации
-
Наименование
Количество
Объем оперативной памяти
Объем жесткого диска
Intel Pentium 4 CPU 2.8 GHz
1
2 Gb
320 Gb
Intel Celeron 2.66 GHz
2
512 Mb
160 Gb
Intel Pentium D 3.4 GHz
4
1 Gb
120 Gb
Intel Celeron CPU 3 GHz
2
512 Mb
160 Gb
Факс SAMSUNG GT 40X
1
-
-
Ксерокс HP 160L
1
-
-
Принтер HP LaserJet 1300
1
-
-
Телефоны
1
-
-
5. Документооборот в консалтинговом объединении “превентива”
Анализируя документы, работа с которыми ведется в консалтинговом объединении “Превентива”, можно отметить некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:
сложность организации эффективного контроля и отчетности;
трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
длительность сроков подготовки и согласования документов;
медленный поиск документов;
сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;
в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.
Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.
Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В консалтинговом объединении “Превентива” график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого сложно узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Также не может быть рассчитано ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект (рис. 6).
Рисунок 6 - Схематическое изображение документооборота
Прием и регистрация документов.
На предприятии различают три основных потока документации:
входящие документы, поступающие из других организаций;
исходящие документы, отправляемые в другие организации;
внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.
Существует необходимость во внедрении системы электронного документооборота. Для этого необходимо разработать следующие задачи:
- создание единого информационного пространства, связывающего всех работников организации, объединенных общими деловыми процессами;
- единое методологическое управление документами на уровне компании с применением унифицированных средств и технологий;
- повышение эффективности управления с помощью комплексной автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений, совершенствования организации делопроизводства на основе современных информационных технологий, создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами;
- регламентация документационных процессов;
- упорядочивание документооборота;
- обеспечение комплексного контроля исполнения документов;
- повышение оперативности и качества работы с документами за счет перевода документов в электронную форму;
- соблюдение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;
- обеспечение конфиденциальности за счет распределения прав доступа к документам, размещенным в централизованном хранилище;
- снижение риска потерь документов.
В рамках подготовки к проекту внедрению системы электронного документооборота <http://escom-bpm.com/products/config.php?ID=6>потребуется:
- проведение анализа процедур документооборота в Компании и их усовершенствование в части более четкого распределения функций и обязанностей;
- формализация процедур документооборота с передачей управляющих и контрольных функций ответственному лицу (в части документов корпоративного уровня);
- формализация прохождения основных типов документов с описанием их жизненного цикла, определением точек входа, выхода и промежуточных состояний;
- принятие комплекса организационных мер по упорядочиванию движения документов в пределах Компании;
- разработка или доработка положений и инструкций по документообороту в Компании.