Инвентаризация денежных средств в кассе

В сроки, установленные руководством организации в Учетной политике, проводят инвентаризацию (ревизию) наличия денежных средств в кассе. Ревизия кассы проводится комиссией внезапно. Состав комиссии назначается приказом руководителя. Инвентаризация денежных средств в кассе проводится в присутствии кассира. При этом полистно пересчитываются наличные деньги, их количество сверяется с учетными данными. Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличия денежных средств (форма № ИНВ-15), который подписывают все члены комиссии и кассир. На оборотной стороне документа кассир пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации принимает решение по результатам инвентаризации.

Выявленные излишки денежных средств оприходуются: Дебет счета 50 1,2 Кредит счета 91.

Обнаруженные при инвентаризации недостачи подлежат взысканию с кассира и оформляются следующими записями: дебет счета 94 кредит счета 50 ; дебет счета 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94.

В случае ограбления кассы составляют корреспонденции:

Дт 94 Кт 50/1- акт инвентаризации денежных средств на конец дня преступления, протокол о хищении

Дт 91/2 Кт 94 – организация получила из органов МВД России протокол о закрытии уголовного дела.

Субсчет 50/2 Операционная касса

Сельскохозяйственные организации, имеющие розничную торговлю (фирменные магазины, торговые палатки и т.д.) при приеме наличных денег при осуществлении расчетов с населением обязательно должны применять контрольно-кассовые машины, за исключением законодательно установленных случаев.

Используемые при расчетах с населением контрольно-кассовые машины подлежат обязательной регистрации в налоговых органах. По каждой контрольно-кассовой машине ведется отдельный журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). В нем отражается выручка, полученная через конкретную ККМ.

Корреспонденции:

Дт 50/2 Кт 90 - оприходована выручка ККМ

Дт 50/1 Кт 50/2 – в главной кассе организации принята и оприходована выручка из операционной кассы по справке-отчету кассира-операциониста (КМ-6) и приходному кассовому ордеру (КО-1).

Контрольно-кассовая машина (ККМ) - это счетно-суммирующее, вычислительное и чекопечатающее устройство.

ККМ является инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования предприятиями наличной выручки.

Организация имеет только одну главную кассу и в зависимости от количества ККМ несколько операционных.

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора, главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика - С-ключ, пароль, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись)

При закрытии предприятия по окончании рабочего дня или по прибытии инкассатора кассир готовит денежную выручку и другие платежные документы; составляет кассовый отчет и сдает выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру.

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в журнал кассира-операциониста.

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и конец дня определяется сумма выручки.

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

Все записи в журнале кассира-операциониста производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, директора (заведующего), главного (старшего) бухгалтера

Субсчет 50/2 «Денежные документы»

На счете 50 субсчете 3 «Денежные документы» учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе организации:

почтовые и вексельные марки,

марки государственной пошлины,

оплаченные проездные билеты (авиабилеты),

талоны на нефтепродукты,

банковские корпоративные карты,

путевки (экскурсионные, туристические, оздоровительные в дома отдыха и санатории)

и другие денежные документы.

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.

При приобретении денежных документов дебетуют счет 50 субсчет 3 «Денежные документы», а кредитуют:

счета 51, 52– приобретены за безналичный расчет различные денежные документы;

счет 71– приняты к учету денежные документы, приобретенные подотчетными лицами за наличный расчет;

счет 76 – поступили денежные документы от различных юридических и физических лиц, приобретенные в безналичном порядке (отражена задолженность за приобретенные документы);

счет 79– поступили денежные документы от подразделений, выделенных на отдельные балансы;

счет 80 – поступили денежные документы, внесенные товарищами в простое товарищество в счет из вкладов (По договору простого товарищества – договору о совместной деятельности – двое или несколько лиц обязуются соединить свои вклады и совместно действовать без образования юридического лица для извлечения прибыли или достижения иной не противоречащей закону цели );

счет 90 - получен от покупателя расчетный банковский чек в оплату за приобретенные товары, готовую продукцию, оказанные услуги;

счет 91– организацией отражены излишки денежных документов, выявленные по результатам инвентаризации.

По кредиту счет 50 субсчет 3 «Денежные документы» корреспондирует с дебетом счетов:

счет 69– отражена бесплатная стоимость путевки на санаторно-курортное лечение, выданной работнику организации, погашаемая за счет средств социального страхования;

счет 71– выданы подотчетным лицам денежные документы (проездные билеты, дорожные чеки, банковские карты);

счет 73– отражена платная часть стоимости путевки на санаторно-курортное лечение, выданная работнику организации, невозмещаемая за счет средств фонда социального страхования;

счет 79– переданы денежные документы внутренним подразделениям, выделенные на отдельные балансы;

счет 80 - возвращены товарищам денежные документы из общего имущества по договору простого товарищества;

счет 91 – списана стоимость ранее приобретенной путевки, выданной работнику бесплатно (в соответствии с коллективным договором), оплачиваемая за счет организации;

счет 94 – выявлена при инвентаризации кассы недостача денежных документов;

счет 99– списаны денежные документы, утерянные в связи с чрезвычайными ситуациями.

Бухгалтерские записи осуществляются на основании следующих документов: акт на передачу денежных документов, акт на списание израсходованных почтовых марок и прочих денежных документов, журнал учета приема и выдачи банковских карт, выписка из решения комиссии по социальному страхованию, ведомость на выдачу денежных документов, бухгалтерская справка (расчет), расчетный чек, платежные поручения.

Учет денежных документов производится в книге по движению денежных документов. Движение денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается наименование поступающих и выдаваемых бланков и их номера. Кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам в ведомости № 25-АПК (дебет счета). Для каждого вида денежных и приравненных к ним документов отводят одну строку, в которой в течение отчетного месяца отражается их движение.

Синтетический учет по счету 50 субсчет 3 «Денежные документы» ведут в журнале-ордере № 3- АПК (кредит счета). Кроме ведомости № 25-АПК по счету 50-3 в конце журнала-ордера № 3-АПК имеются сводные таблицы – аналитических данных. В них отражают сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту, по каждому денежному документу. Данные этих таблиц должны соответствовать суммам в журнале-ордере № 3-АПК и ведомости № 25-АПК.

В конце месяца в журнале-ордере № 3-АПК подсчитывают кредитовый, а в ведомости № 25-АПК – дебетовый обороты и выводят остаток на конец месяца по счету, субсчету, аналитическому счету. Итоговые записи кредитовых оборотов по субсчету 50/3 в разрезе корреспондирующих счетов сверяют с журналами-ордерами 1-АПК, 2-АПК, 6-АПК (счет 60), 7-АПК (счет 71), 8-АПК (счет 76) и др., а дебетовых оборотов из ведомости № 25-АПК – с журналами-ордерами № 1-АПК, 2-АПК, 3-АПК, 4-АПК и др.

После сверки оборотов кредитовые обороты переносят в Главную книгу.

Субсчет 50/4 «Валютная касса»

При осуществлении организацией внешнеэкономической деятельности и направлении работников в заграничную командировку к счету 50 открывается субсчет 4 «Валютная касса». Наличная иностранная валюта предназначена только для оплаты командировочных расходов. Выдача наличной валюты организации осуществляется только со специального транзитного валютного счета, который открыт ей в банке. Полученная в банке иностранная валюта должна быть оприходована в кассе организации в этот же день. Во всех кассовых документах проставляют одновременно две суммы – в рублях и в иностранной валюте. При этом делается пересчет иностранной валюты по курсу Центрального Банка России на дату свершения операции (дата оприходования или выдачи валюты из кассы). Не использованная подотчетным лицом иностранная валюта вносится им в кассу и подлежит сдаче в банк.

При оприходовании наличных денег в иностранной валюте в кассе дебетуют счет 50 субсчет 4 «Валютная касса» и кредитуют счета:

счет 52 – получена со специального транзитного счета и оприходована в кассу наличная иностранная валюта;

счет 71– возвращена часть неиспользованного аванса в иностранной валюте;

счет 91– отражена положительная курсовая разница, связанная с изменением курса рубля.

По кредиту счет 50 субсчет 4 «Валютная касса» корреспондирует с дебетом счетов:

счет 52 – сдана наличная иностранная валюта в банк;

счет 71– выдана валюта подотчет отъезжающему в служебную командировку работнику организации авансом; возмещена работнику сумма перерасходованного аванса;

счет 91– отражена отрицательная курсовая разница, связанная с изменением курса рубля.

Синтетический и аналитический учет по счету 50 субсчет 4 «Валютная касса» ведется аналогично учету наличных денежных средств в рублях.

Субсчет 50-4 вводится при осуществлении организацией внешнеэкономической деятельности и направлении работников в загранкомандировки. В кассовой книге выделяется определенное количество отдельных листов в зависимости от предполагаемого объема операций. Покупка и выдача наличной иностранной валюты и дорожных чеков осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о валютном регулировании и валютном контроле, нормативными актами Банка России о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Выдача наличной валюты и продажа дорожных чеков организациям для оплаты командировочных расходов осуществляются уполномоченными банками. Расходование ее на иные цели запрещается. Организация может получить наличную иностранную валюту только со специального транзитного валютного счета, открытого в уполномоченном банке на основании специальной заявки.

Не разрешается возмещать работнику командировочные расходы, не входящие в утвержденный перечень, приобретение материальных ценностей и оплачивать расходы по внешнеэкономическим сделкам.

Покупка организацией наличной иностранной валюты на командировочные расходы, минуя уполномоченный банк, запрещается.

Для получения иностранной валюты организация предоставляет в уполномоченный банк заявку по установленной форме. Полученная в уполномоченном банке валюта должна приходоваться в кассу в этот же день.

В соответствии с положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2006 записи в регистрах бухгалтерского учета по валютным операциям производятся одновременно в валюте расчетов, платежей и в рублях. Во всех кассовых документах должны быть проставлены одновременно две суммы - в рублях и в иностранной валюте.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" учет операций в иностранной валюте ведется в рублях. При покупке дорожных чеков к счету 50 может открываться субсчет или аналитический счет "Дорожные чеки в иностранной валюте".

Учет дорожных чеков и справок ведется в журнале учета справок. Срок его хранения - 5 лет с даты окончания. В журнале отражают следующие данные: сумму дорожных знаков, серию и номер справки, код валюты, фамилию командируемого работника, дату возврата валюты в уполномоченный банк.

В бухгалтерском учете движение наличной иностранной валюты, дорожных чеков, денежных документов отражается следующими бухгалтерскими записями:

Д-т 50, К-т 52 - получена со специального транзитного валютного счета и оприходована в кассу наличная иностранная валюта; оприходованы дорожные чеки по номиналу;

Д-т 50, К-т 91 - отражена положительная курсовая разница по остатку валюты в кассе;

Д-т 91, К-т 50 - отражена отрицательная курсовая разница по остатку валюты в кассе;

Д-т 71, К-т 50 - выдана валюта под отчет отъезжающему в служебную командировку работнику организации авансом; возмещена работнику сумма перерасходованного аванса;

Д-т 50, К-т 71 - возвращена часть неиспользованного аванса;

Д-т 52, К-т 50 - сдана наличная иностранная валюта в уполномоченный банк.