Защита информации в работе секретаря-референта

Защита информации в работе секретаря-референта 1

Введение 2

1 Роль секретаря-референта в обеспечении информационной безопасности фирмы 2

2 Дополнительные функции секретаря-референта, связанные с защитой информации 2

3 Что является тайной фирмы и какая информация подлежит защите 3

4 Что представляет собой конфиденциальный документ и как он маркируется 5

5 Какие опасности угрожают конфиденциальным документам. От каких угроз мы должны их защищать 6

6 Как функционирует механизм разглашения или утечки конфиденциальной информации 8

7 Пути поиска и обнаружения каналов разглашения и утечки информации 9

Вывод 11

Литература 11

Введение

Одной из главных составных частей экономической безопасности организационных структур в большом или малом бизнесе мы всегда называем информационную безопасность, которая достигается за счет использования разнообразных методов защиты коммерчески ценной предпринимательской информации от возможных злоумышленных действий конкурентов и криминальных структур.

1. Роль секретаря-референта в обеспечении информационной безопасности фирмы

Информация, которая используется предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием или другой структурой, является его интеллектуальной собственностью и подлежит защите. Наиболее ценная информация предпринимателя обычно образуется, концентрируется, используется и храниться на уровне руководителя фирмы, как правило, самого предпринимателя.

В связи с этим роль и значение секретаря-референта руководителя особенно некрупной предпринимательской фирмы, которые составляют большинство в современной негосударственной сфере экономики, приобретает особое значение в плане выполнения комплекса дополнительных функций по обеспечению информационной безопасности процесса управления фирмой и бизнеса.

Если исходить из перечня тех работ, которые ежедневно выполняются секретарем-референтом, можно увидеть, что именно это лицо постоянно связано с информацией, документами, базами данных и устной информацией, имеющих большую ценность для фирмы и, часто, составляющих ее коммерческую тайну.

Поэтому защита ценной и конфиденциальной информации на фирме и четкое выполнение соответствующих установленных руководством фирмы правил является важной должностной обязанностью секретаря-референта.

Иметь штатного менеджера по защите информации может позволить себе редко какая фирма. В данном случае речь идет не об охране фирмы, а об обеспечении сохранности и целостности информационных ресурсов, которые позволяют фирме иметь определенную прибыль и поддерживают ее престиж.

2. Дополнительные функции секретаря-референта, связанные с защитой информации

Основные в числе них можно назвать следующие:

• организацию регулярного обновления перечней сведений и документов, составляющих коммерческую тайну фирмы;

• ведение аналитической и контрольной работы по предотвращению образования каналов утраты, утечки или разглашения конфиденциальной информации;

• практическое осуществление разрешительной системы доступа персонала фирмы к конфиденциальным информации, документам и базам данных, которые требуются для выполнения сотрудниками своих обязанностей;

• ведение традиционного или автоматизированного делопроизводства и архивирования (документационного обеспечения управления фирмы и ее руководства) по конфиденциальным документам;

• эксплуатация приобретенной фирмой системы защиты вычислительной техники, средств связи и другого офисного оборудования в кабинете руководителя и помещении секретаря-референта;

• обеспечение защиты информации при проведении руководством фирмы переговоров, совещаний, и при приеме посетителей.

Эти функции находят отражение в должностной инструкции секретаря-референта, а их практическое осуществление требует его дополнительного обучения.

В своей деятельности секретарь-референт должен руководствоваться рядом нормативно-методических документов, разработанных специально для данной фирмы. Например, перечнем сведений и документов, составляющих тайну фирмы или являющихся особо ценными, инструкцией по обеспечению безопасности собственной информации фирмы, инструкцией по обработке, движению и хранению конфиденциальных документов (в традиционном и автоматизированном режимах), различными методическими, советующими, обучающими документами (правилами, указаниями, памятками и т.п.), детализирующими отдельные наиболее принципиальные моменты в обеспечении информационной безопасности фирмы (например, информационной безопасности документации и баз данных в экстремальных ситуациях и многие другие).