2.2. Учет фондов музея

В музее МОУ СОШ № 84 г. Барнаула учётом занимается директор музея Е.Н. Тарасова. Учет музейных предметов в данном музее начинается с того, что на все поступившие предметы заключается акт приема на хранение. Акт подписывается лицом, доставившим этот предмет, директором музея и скрепляется печатью школы.

Акт - юридический документ, удостоверяющий факт получения представителем музея предмета музейного значения и научно-вспомогательного материала от их владельцев с целью принятия в фонды музея на постоянное или временное хранение. Одновременно с этим составлялась легенда музейного предмета. В неё входили: сведения о предмете, сведения его бытования, способы применения предмета. Далее давали оценку ценности музейного предмета. [25]

Позднее к акту в обязательном порядке прилагается коллекционная опись, являющаяся вспомогательной формой учета. В коллекционной описи указывается:

1. Время поступления материалов.

2. Количество описанных предметов.

3. От кого и по какому документу получены материалы.

4. Фамилия, имя, отчество составителя описи.

Коллекционная опись составляется в двух экземплярах: один в качестве приложения к акту приема остаётся вместе с собранными материалами остаётся в музее, второй передается сдатчику.

Заполняя акты приема от руки, научный сотрудник должен писать разборчивым почерком, без сокращений, оставляя интервал в одну строчку между пунктами.

В акте заполняются следующие графы:

1. Место и дата составления акта.

2. От кого получены материалы.

3. На каких условиях материалы передаются в музей: в постоянное или во временное пользование.

4. Наименование и краткое описание предмета. [14] Акты в школьном музее раскладываются по годам. Музей для учета своих фондов использует 2 основные книги, это книга поступлений основного фонда и книга вторичного учёта.

В книгу основного поступления предмет заносится после того, как на него составлен акт. Книга поступлений Основного фонда содержит следующие графы: порядковый номер, наименование предмета, краткое описание предмета, материал изготовления, сохранность, примечание. Она прошнурованы, скреплены печатью, листы их пронумерованы. В этой книге предмету присваивается номер. Этот же номер проставляется и на самом предмете.

Также в книге поступлений дается описание предмета: внешний вид и наличие всех дефектов. Так, например, в книге поступлений за 2000 год дается описание дефекта кружки: 2 царапины и трещина на ручке.

В книгу поступления основного фонда заносятся все предметы по мере поступления, а в книгу вторичного учёта в музее МОУ СОШ № 84 г. Барнаула: фотографии, нумизматика, этнография, вещественные экспонаты, документы, и предметы в них заносятся в зависимости от свойств экспоната.

Помимо записи в книгу учета фонда на каждый предмет наносится инвентарный номер, который необходим для правильного счета и для удобства. Требования к описанию собранных материалов во всех документах поступления одинаковы.

На заключительном этапе на предмет заводится карточка, номер которой совпадает с номером предмета в книге поступлений и номером на самом предмете. В карточке дается полное описание предмета: фамилия его бывшего владельца, дата поступления предмета в музей, описание его внешнего вида, дефектов, указание его месторасположения. [14]

Таким образом, в данном школьном музее ведётся первичная и вторичная регистрация музейных предметов. В ходе первичной регистрации на предмет составляется акт, и он заносится в книгу основного фонда, в результате чего экспонату присваивается инвентарный номер. В ходе вторичной регистрации предмет заносят в книгу вторичного учёта. В музее не ведётся третья форма регистрации, хотя имеются монеты и ордена, содержащие серебро.