1.2 Учет музейных фондов

Нет единства и в определении учёта музейных фондов. Правда, и Э.А. Шулепова, и Т.Ю. Юренева относят учёт музейных предметов к фондовой работе. Но Э.А. Шулепова считает целью учёта обеспечение юридической охраны музейных собраний и их определение и регистрация. Т.Ю. Юренева тоже отмечает в качестве цели учета юридическую охрану, но второй целью она видит охрану прав музея на данные, полученные в результате изучения музейных предметов и коллекций.

В процессе учета музейных фондов составляется учетная документация. Такое определение дают и Э.А. Шулепова, и Т.Ю. Юренева. Так же они сходятся в выделении этапов, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ подписывается главным хранителем, лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии, и лицом, принявшим их на материальное хранение. Утверждается директором музея. Это отмечает и Э.А. Шулепова, и Т.Ю. Юренева. Но, Т.Ю. Юренева дополняет, что акт должен быть составлен в 3 экземплярах. А Э.А. Шулепова говорит, что составляется акт по результатам фондово-закупочной комиссии.

Прежде чем поступить в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда). Этот документ выделяют и Э.А. Шулепова и Т.Ю. Юренева, и М.Е. Каулен.

М.Е. Каулен говорит, что в книге поступления фиксируется инвентарный номер предмета. Э.А. Шулепова дополняет, что запись музейных предметов в книге поступлений производится попредметно или групповой записью. Книга поступления музейных предметов состоит из 12 граф. По правилам действующей инструкции книга поступлений до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции.

Т.Ю. Юренева, добавляет, что все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Целью книги поступления основного фонда Т.Ю. Юренева считает возможность зарегистрировать предмет под определённым номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск.

На стадии первичного учета создается система картотек. По Т.Ю. Юреневой и Э.А. Шулеповой составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступлений.

Т.Ю. Юренева и Э.А. Шулепова отмечают, что после регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение.

При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов, проходят второй этап учета - инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации - научных инвентарей. Каждый предмет, записанный в научном инвентаре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет обретает два номера: по книге поступлений и по научному инвентарю. Они оформляются, так же как и книги поступлений.

Но и Т.Ю. Юренева, и Э.А. Шулепова выделяют отличие книг поступления основного фонда от книг научной инвентаризации. Они заключаются в том, что книги научной инвентаризации заполняются по типам источников, а внутри них - по видам материалов и только попредметно.

Едины Т.Ю. Юренева и Э.А. Шулепова в выделении инвентарных карточек. Их заполнение предшествует записи в научный инвентарь.

Таким образом, проанализировав работы данных авторов, можно сделать вывод, что они относят учёт музейных фондов к фондовой работе. Не расходятся они в выделении учётной документации: акт, книга основного фонда, инвентарная книга, карточки. Но Т.Ю. Юренева даёт более подробное описание книги основного фонда Она добавляет, что все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться.