Microsoft Exel.

1.Выделение ячеек и блоков ячеек. Типы ссылок на ячейки.

Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: Щелкнув на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия - адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4.

. Вместо того, чтобы печатать ссылки на ячейки, можно выделять ячейки.

 Относительные ссылки изменяются при копировании.

• Абсолютные ссылки при копировании не изменяются.

Относительные.     Относительные ссылки в формуле автоматически изменяются при копировании в строке или столбце., при копировании формулы =C4*$D$9 из строки в строку относительная ссылка на ячейку изменяется с C4 на C5 и C6.

Абсолютные.     Абсолютные ссылки на ячейки имеют постоянное значение. Абсолютные ссылки не изменяются при копировании формулы из ячейки в ячейку. Абсолютные ссылки обозначаются знаком доллара ($), например $D$9. при копировании со строки на строку формулы =C4*$D$9 абсолютная ссылка на ячейку $D$9 не изменяется.

Смешанные.     Смешанная ссылка является абсолютной по столбцу и относительной по строке или относительной по столбцу и абсолютной по строке. Например, ссылка $A1 является абсолютной по столбцу A и относительной по строке 1. При копировании смешанной ссылки из ячейки в ячейку ее относительная ссылка меняется, а абсолютная остается неизменной.

2. Средства автоматизации ввода данных в Excel 2007

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства автоматизации ввода. К числу таких средств относятся автозавершение и автозаполнение

Автозавершение ввода

При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного столбца можно воспользоваться автозавершением. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку Excel проверяет соответствие вводимых символов значениям, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение первых символов, вводимый текст автоматически дополняется имеющимся значением. Нажатие клавиши <Enter> подтверждает операцию автозавершения. Если текст должен быть другим, ввод следует продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Автоматический ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

Автозаполнение смежных ячеек

В правом нижнем углу текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения. При наведении указателя мыши на этот маркер, он приобретает форму тонкого черного крестика.

Протягивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. При этом следует сначала ввести значение в ячейку, затем снова сделать ячейку активной и протянуть маркер.

Автозаполнение смежных ячеек числами

Протягивание левой кнопкой мыши маркера ячейки, содержащей число, скопирует это число в последующие ячейки. Если при протягивании маркера удерживать клавишу<Ctrl>, то ячейки будут заполнены последовательными числами

При протягивании вправо или вниз числовое значение увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. По ходу протягивания появляется всплывающая подсказка.

При протягивании маркера заполнения правой кнопкой мыши появится контекстное меню, в котором можно выбрать нужную команду:

·Копировать – все ячейки будут содержать одно и то же число;

·Заполнить – ячейки будут содержать последовательные значения (с шагом арифметической прогрессии 1).

Заполнение числами с шагом отличным от 1

1 способ:

1. заполнить две соседние ячейки нужными значениями;

2. выделить эти ячейки;

3. протянуть маркер заполнения

2 способ:

1. ввести начальное значение в первую ячейку;

2. протянуть маркер заполнения правой кнопкой мыши;

3. в контекстном меню выбрать команду Прогрессия;

4. в диалоговом окне выбрать тип прогрессии – арифметическая и установить нужную величину шага (в нашем примере это – 3).

3 способ:

1. ввести начальное число;

2. выделить диапазон заполнения;

3. на вкладке Главная в группе Редактирование =>Заполнить=>Прогрессия;

4. в диалоговом окне сформулировать правило заполнения.

Автозаполнение текстом

Если ячейка содержит текст и число (например, Изделие 1), то при протягивании маркера левой кнопкоймыши будет меняться числовое значение (Изделие 2, Изделие 3,…), а при нажатой клавише <Ctrl>, содержимое будет скопировано.

Протягивание правой кнопкой вызовет контекстное меню, в котором выбирается нужная команда.

Если ячейка содержит только текстовые данные, то протягивание маркера копирует текст, кроме специальных значений, являющихся назначенными элементами списка. Такими значениями являются, например, названия дней недели, месяцев.

 Просмотреть наборы списков и определить новые списки можно в диалоговом окне Кнопка Microsoft Office =>кнопка Параметры Excel => выбрать раздел Основные, а затем в группе Основные параметры работы с Excel нажмите кнопку Изменить списки. .

При автозаполнении элементами списков справедливо то же правило, что и с числами:

при протягивании вправо или вниз – увеличение (вперед по списку),

при протягивании влево или вверх – уменьшение (назад по списку).

Для заполнения ячейки текстовым значением, уже имеющимся в данном столбце, можно использовать команду контекстного меню ячейки =>Выбрать из раскрывающегося списка.

3.Типы данных и форматирование данных в ячейках.

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

• исходные или первичные данные – константы;

• производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Форматирование текста и отдельных знаков.        Чтобы по-особенному выделить текст, можно отформатировать весь текст в ячейке или отдельные знаки. Выделите знаки, которые нужно отформатировать, и нажмите кнопку на панели инструментов Форматирование.

Вращение текста и границ.        Данные в столбце занимают, как правило, гораздо меньше места, чем нужно для подписи столбца. Чтобы не создавать неоправданно широкие столбцы или использовать сокращенные обозначения в подписях столбцов, можно повернуть текст и наложить границы, которые будут повернуты на тот же угол, что и текст.

Добавление границ, цветов и узоров.        Для разделения различных типов информации на листе можно обвести границы ячеек, затенить фон ячейки или затенить ячейки цветным узором.

Форматированием называется изменение внешнего оформления таблиц и данных в них. Важно! Excel различает форматирование всей ячейки и форматирование содержимого ячейки. К форматированию ячеек относится: изменение шрифта содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел в разных форматах, оформление границ ячеек, и т.д. Для того чтобы изменить формат ячейки необходимо щелкнуть на ней и выполнить команду Формат—Ячейки. Появившееся диалоговое окно Формат Ячеек, позволит изменить формат всей ячейки. Для выравнивания данных следует:

• щелкнуть на форматируемой ячейке или выделить диапазон ячеек, содержащих выравниваемый текст;

• выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Выравнивание установить опцию Переносить по словам, которая позволяет располагать текст одной ячейки в несколько строк.

Для оформления предварительно выделенных ячеек с помощью рамок следует выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Граница следует выбрать тип линии для рамки, а затем щелкнуть на кнопке с нужным видом рамки. (Возможно поочередное назначение нескольких видов рамок). Для назначения цветного фона предварительно выделенным ячейкам необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Вид выбрать цвет фона ячеек и нажать кнопку ОК. Для изменения шрифта предварительно выделенного текста или числа, находящихся в нескольких ячейках, необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Шрифт следует указать тип шрифта (Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (жирный, курсив, подчеркнутый), размер шрифта, цвет и т.д. Для изменения формата чисел, находящихся в выделенном диапазоне ячеек необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. С помощью закладки Число можно установить один из следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д.

4.Построение диаграммы

Программа Microsoft Graph позволяет вставлять диаграммы в документы Office. Программа Graph поддерживает разнообразные типы диаграмм и представляет удобную альтернативу средствам построения диаграмм, имеющимся в программе Excel.

Самый быстрый способ создания диаграмм с помощью программы Graph состоит в использовании таблицы Word (впоследствии диаграмму можно перенести в другое приложение Office). Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

1. Создайте таблицу в документе Word, введите в нее данные, по которым требуется построить диаграмму, а затем выделите всю таблицу. (Простейший способ выделения всей таблицы — установить указатель внутри таблицы и в меню Таблица выбрать последовательно команды Выделить, и Таблица.)

2. В меню Вставка выберите пункт Рисунок, а затем — параметрДиаграмма. 

3. Для внесения изменений в диаграмму используются команды меню и кнопки панели инструментов программы Graph. Для получения подробных сведений по использованию команд программы Graph выберите в меню Справка команду Справка Microsoft Graph или нажмите клавишу F1.

4. Чтобы изменить размер или соотношение сторон диаграммы, перетащите маркеры, окружающие диаграмму.

5. Закончив изменение диаграммы, щелкните документ Word вне диаграммы и таблицы данных. Таблица данных, меню команд и кнопки панели инструментов программы Graph исчезнут, останется только диаграмма, вставленная в документ.

Диаграммы - это графический способ представления числовых данных, находящихся на листе, удобный для анализа и сравнения.

Описание разных типов диаграмм можно посмотреть в справочной системе Excel.

1. Выберите в меню Справка строку Справка по Excel.

2. Введите слово Диаграмма в поле ввода.

3. Выберите из предложенного списка Примеры диаграмм различных типов.

4. Просмотрите описания и примеры для разных типов диаграмм.

Для создания диаграммы необходимо определить, какие данные на листе будут использованы.

Область данных диаграммы - это выделенная область ячеек на листе, значения которых используются для построения диаграммы. Она может содержать данные вместе с заголовками (метками) строк и столбцов. Метки строк и столбцов используются соответственно для определения оси X и наименований групп данных, так называемой легенды.

Область числовых данных - это ячейки, которые содержат числовые данные. Последовательность однотипных данных определяется как ряд. Ряды данных могут быть заданы по строкам или по столбцам. В зависимости от выбранного метода определения рядов меняются метки по оси X.

Категории оси X - это область, содержащая имена, которые представляют собой метки, помещаемые вдоль оси X (горизонтальной оси) диаграммы. В круговой (pie) диаграмме категории оси X используются для обозначения сегментов круга.

Легенда - это область, содержащая имена, которые используются для обозначения отображаемых элементов указанных категорий данных.

Часто именно прямоугольная область листа используется для создания диаграммы. В этом случае достаточно выделить эту область, чтобы сгенерировать диаграмму.

Иногда необходимо исключить некоторые части листа перед созданием диаграммы, потому что они пустые или содержат данные, которые должны отсутствовать на диаграмме. Простейший путь исключить ячейки, которые не должны отображаться на диаграмме, - это нажать клавишу Ctrl при выделении несмежных областей ячеек.

Excel строит диаграмму в соответствии с выделенными пользователем областями данных

Диаграммы создаются с использованием Мастера диаграмм при последовательном заполнении полей предлагаемых диалоговых окон.

Мастер диаграмм может быть запущен с помощью команды Вставка, Диаграмма или с помощью выбора кнопки Мастер диаграмм -   на панели инструментовСтандартная.

Мастер -диаграмм создает диаграмму последовательно шаг за шагом.

1. Выделите область, по данным которой необходимо создать диаграмму.

2. Щелкните кнопку Мастер диаграмм, появится окно Мастер диаграмм .

3. Выберите Тип и Вид диаграммы.

На закладке Стандартные представлены основные типы диаграмм. Каждый тип имеет несколько различных видов. Щелкнув мышью нужный тип диаграммы, в окне Видможно подобрать конкретный вид представления данных.

4. Выберите Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы .

5. Убедитесь, что необходимая информация о диапазоне данных указана правильно. Поле Диапазон показывает область данных для отображения на диаграмме.

Переключатель Ряды используется для определения способа отображения данных на диаграмме (легенда и метки оси X).

6. Выберите Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы

7. Укажите необходимые параметры диаграммы.

Поле Название диаграммы используется для ввода заголовка, который появится вверху диаграммы.

Поля Ось X (категории) и Ось Y (значений) используются для ввода заголовков, которые будут показаны в соответствующих частях диаграммы.

8. Выберите Далее.

Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы.

9. Выберите необходимый вариант Поместить диаграмму на листе.

В поле Поместить диаграмму на листе задается размещение диаграммы на отдельном или на имеющемся листе.

10. Выберите Готово после завершения. На листе появится созданная диаграмма.

5.Конструктор диаграмм. Состав функции возможности

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение  диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная  область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется  пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее  форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм (ChartWizard) , щелкнув на основной панели по  17-й пиктограмме. Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель  мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши  прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого  щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после  щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол.  Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню Insert подменю Chart и  выберите в нем директиву As New Sheet. После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить  диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой  строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая  заголовки строк и столбцов. Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Next и выберите из  предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор  предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге  остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами  диаграммы и табличными данными) , а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении  щелкните по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области рабочего  листа.

6. Создание формул. Автофункции (сумма произведение)

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления значений на листе. Формула всегда начинается со знака равенства (=).

Создать простую формулу можно с помощью констант и арифметических операторов. Например, формула =5+2*3 перемножает два числа и прибавляет к результату третье. В Microsoft Office Excel используется стандартный порядок вычисления математических операций. В предыдущем примере сначала выполняется операция умножения (2*3), а затем к результату прибавляется число 5.

Также можно создать формулу с помощью функции. Например, в формулах=СУММ(A1:A2) и СУММ(A1,A2) для сложения значений в ячейках A1 и A2 используется функция СУММ.

Сумм Суммирует все числа в интервале ячеек. Синтаксис

СУММ(число1;число2; ...)

Число1, число2,...     — от 1 до 30 аргументов, для которых требуется определить итог или сумму.

Заметки

• Учитываются числа, логические значения и текстовые представления чисел, которые непосредственно введены в список аргументов. См. ниже первый и второй примеры.

• Если аргумент является массивом или ссылкой, то только числа учитываются в массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в массиве или ссылке игнорируются. См. ниже третий пример.

• Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают значения ошибок.