Учёт документов выделенного хранения

К документам выделенного хранения относятся конфиденциальные документы, которые не подшивают в дело.

Журнал учёта документов выделенного хранения:

1. Номер и гриф конфиденциальности ±;

2. Дата регистрации;

3. Вид и заголовок документа;

4. Каким подразделением разработан (откуда поступил);

5. С каких учётных номеров;

6. Номера экземпляров;

7. Количество листов в экземпляре;

8. Отправление:

   1. Куда;

   2. Номера экземпляров;

   3. Номер и дата сопроводительного документа.

9. Отметка о возврате;

10. Уничтожение:

    1. Номера экземпляров;

    2. Номер и дата акта об уничтожении;

11. Передача на архивное хранение:

    1. Номера экземпляров;

    2. Номер и дата акта, архивный шифр.

Документы, могут быть учтены по учёту выделенного хранения в двух случаях:

1. Сразу поставлены на учёт выделенного хранения, в этом случае, заполняется графа №4, при этом, документ может быть как поступившим, так и разработан на предприятии;

2. Документы, переводятся на учёт выделенного хранения с других видов учёта (поступивших или издаваемых), в этом случае заполняется графа №5.

Как правило, документы выделенного хранения зарегистрированные ранее по другим видам учёта, переводятся на выделенное хранение во втором экземпляре. Первый экземпляр остаётся по предыдущему виду учёта. Когда заканчивается период практической необходимости документы выделенного хранения уничтожаются, а на архивное хранение передаются первые экземпляры документа.

Текстовые документы, переведённые на выделенное хранение, по причине их частого использования – брошюруются, помещаются в обложку, на последнем листе оформляется заверительная надпись.

На текстовых документах, в верхнем левом углу обложки, проставляется учётный номер, под ним – номер экземпляра. На остальных листах, учётный номер документа не проставляется.

На чертёжно-графических документах, зарегистрированных по учёту документов выделенного хранения, учётный номер проставляется на каждом листе. На первом листе будет проставлен учётный номер (пример: Уч. № 5КТ.), на остальных листах ( К уч. № 5КТ).

На каждый документ по учёту документов выделенного хранения заводится карточка учёта выдачи документа. В которой указывается:

• Учётный номер;

• Общее количество листов;

• Кому выдаётся документ;

• Подпись за получение документа и дата;

• Подпись за возврат документа и дата.

Документы выдаются исполнителям только на один рабочий день, следовательно, ежедневно, проводится проверка наличия всех карточек учёта выдачи в картотеке.