Журнал учёта поступивших кд.
Учётный номер +- гриф конфиденциальности;
Дата поступления (дата регистрации);
Вид и заголовок документа;
Откуда поступил документ;
Исходящий номер и дата;
Количество листов:
Основного документа;
Приложений;
Кому выдан документ;
Количество листов (сколько выдано);
Подпись за получение и дата;
Подпись за возврат и дата;
Индекс (номер) дела, номера листов в деле;
Номер по учёту документов выделенного хранения;
Примечания.
22.03.2012
Учёт издаваемых конфиденциальных документов
При издании внутренних и исходящих конфиденциальных документов, необходимо учитывать следующие особенности:
Присвоение грифа будущему документу;
Учёт носителей, на которых документируется информация;
Письменное, санкционированное разрешение на изготовление документа (это или перечень издаваемых конфиденциальных документов или отдельное письменное разрешение на изготовление конкретного документа);
Учёт конфиденциального документа на стадии изготовления проекта конфиденциального документа.
Подготовка конфиденциальных документов осуществляется двумя способами:
Печатанье проекта КД в подразделении КДОУ;
Подготовка проекта конфиденциальных документов на рабочих местах исполнителей.
При этом, каким бы способом не были изготовлены КД, необходимо предусмотреть защиту КИ от утечки, то есть печатанье проекта должно происходить в защищаемом помещении, в которое ограничен доступ посторонних лиц и при этом используется средства защиты от перехвата вектора магнитных излучений.
Журнал учёта издаваемых конфиденциальных документов.
Учётный номер ± гриф конфиденциальности;
Все внутренние и отправляемы КД учитываются по единой валовой нумерации, независимо от вида КД, в порядке исключения, при большом объёме, отдельно могут учитываться распорядительные документы, протоколы и другое.
Дата документа;
Дата проставляется после согласования, подписания, утверждения проекта, исключение – акты и протоколы.
Вид и заголовок документа;
Проставляется только по перечню издаваемых конфиденциальных документов.
ФИО исполнителя;
Исполнитель должен быть допущен к этой конфиденциальной информации.
Номера учётных носителей и листов черновика;
Пример: 12 КТ, листы 7-8.
Количество экземпляров;
Должна соответствовать перечню издаваемых конфиденциальных документов.
Количество листов в экземпляре;
Должна соответствовать перечню издаваемых конфиденциальных документов.
Подпись за получение черновика и дата;
Подпись того, кто принимал.
Отметка об уничтожении испорченных листов;
Пишем номера носителей и листов,
Отметка об уничтожении черновика;
Подпись и дата.
Куда отправлен документ;
Так же, в соответствии с перечнем издаваемых КД.
Номера экземпляров;
Так же, в соответствии с перечнем издаваемых КД
Номер и дата сопроводительного документа;
Пример: Письмо №38 КТ от 22.03.2012.
Отметка о возврате носителя;
Пример: Письмо (исходящее) №39 КТ от 25.03.2012.
Указываем индекс (номер) дела, номера листов в деле;
Пример: Дело № 20 КТ, л. 7-8.
Отметка об уничтожении, о передаче на архивное хранение, в службу открытого ДОУ, передача на выделенное хранение.
При уничтожении КД – номер и дата акта об уничтожении, при передаче в службу открытого ДОУ – отметка, дата - подпись, на архивное, выделенное хранение – проставляется отметка, дата- подпись, учётный номер по журналу учёта документов выделенного хранения.
При передаче проектов конфиденциальных документов на подписание, согласование утверждение КД на рассмотрение руководителя, необходимо вести журнал передачи КД.