Конфиденциальное делопроизводство Беспалова Полина Викторовна
Учёт конфиденциальных документов
В открытом ДОУ «Регистрация документа» по ГОСТ 51141 – это запись данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.
Особенности учёта в конфиденциальном доу.
Мы учитываем:
Черновики КД;
Проекты КД;
Сами КД;
Копии и дополнительные экземпляры КД;
Носители КИ;
При учёте входящих КД учитываются не только сами КД, но и поступившие конфиденциальные пакеты (пакеты, в которых присылаются КД)
Издаваемые КД, учитываются все в одной форме, включая отправляемые КД, независимо от вида документа.
КД выделенного хранения – те документы, которые не подшиваются в конфиденциальные дела: например неформатные – А2, А3 (чертёжная, проектная документация), документы, которые подлежат частому использованию, поэтому, они не помещаются в дело (инструкции).
Журнальная форма учёта - в КДОУ, для учёта КД, носителей и проектов используется журнальная система учёта. На это у нас две причины, во первых, это связано с большей надёжностью, по сравнению с карточной системой, во вторых, это связано с небольшим объёмом документооборота в КДОУ.
Жизненный цикл открытого ДОУ
Издаваемые КД учитываются на этапе создания проектов.
Конфиденциальные дела учитываются в номенклатуре конфиденциальных дел.
В конфиденциальном ДОУ, используется максимальное количество учётных данных, связано это с тем, что учёт выполняет не только функцию регистрации конфиденциальных документов и носителей, но и функцию контроля за местом нахождения конфиденциальных документов и носителей. Таким образом, учётные формы закрепляют персональную и обязательную ответственность сотрудников за сохранность документов и конфиденциальность информации.
Учётные формы в КДОУ служат для проверок наличия КД, носителей конфиденциальной информации и конфиденциальных дел.
20.03.2012
Учёт поступивших конфиденциальных документов
КД пересылаются в конфиденциальных пакетах.
При получении КД конфиденциальные пакеты, также подлежат учёту.
Графы:
Дата поступления пакета;
Адресант;
Количество пакетов;
ФИО лица, доставившего пакеты, подпись;
Порядковые номера пакетов;
Порядковые номера и грифы конфиденциальности, вложенных в пакеты документов;
Учётные номера, зарегистрированные по учёту входящих КД;
Учётные номера по журналу учета документов выделенного хранения;
Учётный номер по журналу учёта носителей КИ (возвращённый);
Отметка об ошибочно присланных документах.
Этапы приёма и первичной обработки КД:
При получении пакетов, сотрудник :
Проверяет наличие на пакете:
Грифа конфиденциальности;
Правильность адресования;
Предприятие отправителя;
Сведений о вложенных конфиденциальных документах (учётные номера);
Проверить целостность упаковки, прошивки и оттиска печати.
Убедиться, что содержимое пакета не просматривается.
Поставить подпись в сопроводительном документе за принятые пакеты;
Если на пакете не верно указан адресат, то пакеты не принимаются.
Если допущены ошибки в оформлении пакета, нарушена его целостность или просматривается содержимое, то составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется предприятию отправителю.
Изъятие конфиденциальных документов из пакета.
Проверка соответствия вложенных КД номерам, указанным на пакете.
Регистрация вложений в журнале учёта поступивших КД или в журнале учёта документов выделенного хранения или отметка в журнале учёта носителей КИ – отметка о возвращении носителя.
Если обнаружена неправильное количество экземпляров, листов, несоответствие данным на пакете, то составляется акт, в двух экземплярах, один экземпляр отправляется предприятию-отправителю.