6.3. Документальное оформление и учет поступления материально-производственных запасов

Для отражения в учете движения запасов применяют унифицированные формы первичных документов. Основные формы:

М-2 – доверенность. Выдается уполномоченному лицу для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации. Доверенность оформляется в установленном порядке, заверяется печатью и подписью руководителя. Всегда в одном экземпляре. Регистрируется в специальном журнале и выдается на срок не более 15 дней. Доверенность может быть оформлена на штатного сотрудника.

Поступающие материалы приходуют, оформляя М-4 – приходный ордер. М-4 может быть заменен накладной поставщика, но если, проводя приемку по количеству и качеству, выявляют расхождения, то накладная поставщика не должна содержать исправлений.

Формируют М-7 – акт о приемке материалов специально созданной комиссией с участием представителя поставщика или с участием представителя незаинтересованной организации. На основании данного акта в дальнейшем может быть предъявлена претензия или иск поставщику или транспортной организации (составляется не менее 2 экземпляров). Если оформляется М-7, то М-4 не формируют.

Материалы, приобретенные подотчетным лицом, приходуют на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку, и приложенных к авансовому отчету.

Если ценности поступают в результате ликвидации основного средства, то оформляют специальный акт об оприходовании – М-35.

Отпуск материалов со склада проводят по накладной – М-15, лимитно-заборной карте – М-8, требованию-накладной – М-11.

6.4. Складской учет запасов

Складской учет запасов осуществляется материально-ответственными лицами. Они осуществляют количественный учет материалов. Таксировка может осуществляться непосредственно при отражении операций в автоматизированных программах или централизированной бухгалтерской службой. Все первичные документы, подтверждающие движение материалов на складе, передаются в бухгалтерию, где проверяются на правильность оформления по существу и законности операции. Складской учет по показателям должен полностью соответствовать аналитическому учету материалов в бухгалтерии. Взаимодействие бухгалтерского и складского учета может проявляться в различной форме:

С использованием оборотных ведомостей. Кладовщик ведет карточки складского учета, отражая в них все движение запасов по складу в количественном выражении. В бухгалтерии ежемесячно составляется оборотная ведомость отдельно по каждому складу. В оборотной ведомости указывают по каждому наименованию материалов данные в количественном выражении:

- об остатках на начало периода;

- о приходе за период;

- о расходе за период;

-остаток на конец периода.

Данные оборотно-сальдовой ведомости должны соответствовать данным по карточкам складского учета. Существует несколько вариантов применения.

Сальдовый метод. При этом в бухгалтерии в течение месяца количественно-стоимостной учет движения запасов не ведется, т.е. записей по номенклатуре не осуществляют. Весь количественный учет подтверждается данными складского учета. В конце месяца формируется сальдовая ведомость, отражающая остатки по каждому виду материалов. В бухгалтерском учете отражаются общие записи в стоимостном выражении и сверяются показатели со складским учетом.

Программа автоматизации более эффективна при осуществлении системной бухгалтерии.

Основная проблема в складском учете возникает при поступлении запасов без сопровождающих документов (неотфактурованные поставки). Их могут принимать за баланс на ответственное хранение. Если высока вероятность, что на материалы поступит документ, то их могут принять на баланс по учетной цене:

Д^т 10 К^т 60.

В дальнейшем при поступлении документов прежнюю запись сторнируют и отражают приход по данным поступивших документов.