- •Содержание
- •Часть I. Культура речи как раздел лингвистики
- •Часть II. Нормы современного
- •Часть III. Стили и жанры современного
- •Часть I. Культура речи
- •1.1. Устная и письменная формы речи
- •1.1.1. Общая характеристика форм речи
- •1.1.2. Устная речь
- •1.1.3. Письменная речь
- •1.2. Диалог и монолог
- •1.2.1. Диалог
- •1.2.2. Монолог
- •1.3. Функционально-смысловые типы речи
- •1.3.1. Описание
- •1.3.2. Повествование
- •1.3.3. Рассуждение
- •1.4. Коммуникативные качества речи
- •1.4.1. Точность речи
- •1.4.2. Логичность речи
- •1.4.3. Чистота речи
- •1.4.4. Уместность как качество грамотной речи
- •1.4.5. Выразительность и богатство речи
- •1.5. Работа над орфограммами
- •1.5.1. Образцы применения алгоритма работы с орфограммой
- •1.6. Работа над пунктограммами
- •1.6.1. Образцы применения алгоритма поиска пунктограммы
- •Часть II. Нормы современного
- •2.1. Нормы русского ударения
- •2.1.1. Ударение в именах существительных
- •Правильное ударение
- •2.1.2. Ударение в именах прилагательных
- •Неправильное ударение
- •2.1.3. Ударения в глаголах
- •2.2. Морфологические нормы
- •2.2.1. Образование формы имени существительного
- •2.2.2. Образование формы имени прилагательного
- •2.2.3. Образование формы местоимений
- •2.2.4. Образование формы имени числительного
- •2.2.5. Образование формы глагола
- •2.3. Синтаксические нормы
- •2.4. Лексические нормы
- •2.4.1. Смысловая точность речи. Выбор слова
- •2.4.2. Стилистическая уместность слова в высказывании
- •2.4.3. Функционально-стилистическое
- •2.5. Фразеологические нормы
- •Часть III. Стили и жанры современного
- •3.1. Функциональные стили современного русского
- •3.2. Жанрово-стилистические и языковые особенности
- •3.3. Служебная документация
- •3.3.1. Документы для внутреннего пользования
- •3.3.1.1. Реквизиты
- •3.3.1.2. Основные виды управленческих документов
- •3.3.2. Документы для внешнего пользования
- •3.3.2.1. Общие сведения
- •3.5.2.2. Простые деловые письма
- •3.3.2.3. Контрактные документы
- •Приложение а Образцы служебной документации
- •Образец постановления
- •Образец приказа
- •Приложение а7 Образец служебной записки
- •Образец резюме
- •Образец благодарственного письма
- •Культура речи и стилистика
- •302030 Г. Орел, ул. Московская, 65.
- •Культура речи и стилистика
3.3.2. Документы для внешнего пользования
3.3.2.1. Общие сведения
Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.
Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТ 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:
1) государственный герб (для бланков государственных организаций;
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);
4) код документа по ОКУД;
5) наименование организации (полное и/или сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа, электронной почты (E-mail), адрес в Интернет;
9) номер расчетного счета в банке;
10) дата составления письма;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту,
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и номер телефона исполнителя.
В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширительно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.
Некоторые исполнители указывают свои инициалы и число отпечатанных экземпляров какого-либо документа, но эти реквизиты не входят в состав обязательных.
Как правило, на бланках реквизиты 1-9 печатаются офсетным (или типографским) способом, остальные (кроме подписи) – на пишущей машинке или компьютере. Отметим еще раз важность индексации документа. Индекс письма – это его номер, который обычно состоит из трех частей: цифры первой части могут означать индекс структурного подразделения, второй части – индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последняя часть представляет порядковый номер исходящего документа, например: № 131-84/598 или 131/84-598, т.е. документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где составлялась.
В ответном письме необходимо сделать ссылку на индекс входящего документа и дату его получения, которые помещаются ниже индекса и даты получения исходящего документа, что значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией. При этом следует придерживаться рекомендуемой формы отсылки: На «№ ___ от _________.» Нельзя употреблять «лишние» слова: «на ваш (запрос или письмо)» или помещать этот реквизит в самом тексте, где на него могут не обратить внимание при регистрации вашего письма.
Напомним, что если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы, и только потом адрес предприятия:
Директору АОЗТ «Златоуст»
Голубеву С.Н.
Россия, 191011, Санкт-Петербург,
Инженерная ул., д. 13, ком. 29
Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:
194156, Санкт-Петербург, Лесной пр., д. 37, кв.107
Васильеву П.Р.
В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения «гражданин» допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение «товарищ» вышло из употребления.
В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о/об (например, О создании совместного предприятия). Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как «касается», «по делу» и т.п.
В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.
В приложении указывается не только число занимаемых им страниц, но и число экземпляров:
П риложение, на ... л. в ... экз.
Реквизит «Подпись» состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:
Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев
В случае особой важности документа, например, относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – ее руководителя и (главного) бухгалтера:
Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев
Бухгалтер Подпись А.Р. Дубов
В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное лицо, его замещающее. При этом необходимо указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой перед наименованием должности отсутствующего руководителя в виде предлога за или косой черты. Следует писать:
Зам.директора
АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева
Не следует писать:
За (или/)
Директор
АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева
Г ерб РФ
Наименование министерства
Наименование предприятия
Адрес
Телефон
Заголовок письма
Текст
Должность Подпись ________________
инициалы, фамилия
Фамилия исполнителя
Номер телефона
Рис. 10. Cхема оформления делового письма с угловым
расположением реквизитов
В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.