6 Система работы с идеями (бип)

БИП- база идей и предложений. В компании «Дирол Кэдбери» эта компьютерная система представлена в виде инфокиоска («киоска с идеями») с 2003 года. Это как социальная, так и организационно-техническая улучшающая инновация.

Работа «киоска с идеями» на предприятии основана на технологии Kaizen и электронной системы Lotus.

Метод Кайдзен – японская концепция менеджмента постепенного, непрерывного изменения (улучшения). Главная мысль кайдзен фокусируется вокруг постоянного беспрерывного совершенствования процесса.

Ключевые элементы Кайзен: качество, усилие вовлечение всех сотрудников, готовность к изменениям и коммуникация; цель кайдзен — производство без потерь.

Менеджмент имеет два главных компонента:

• поддержание уровня;

• совершенствование.

Функция поддержания направлена на то, чтобы обеспечить соблюдение действующих технологических, управленческих и производственных стандартов. Функция совершенствования нацелена на улучшение действующих стандартов.

Система подачи предложений – это составная часть того или иного действующего управленческого механизма, которая нацелена на вовлечение сотрудников в Кайдзен. Число поданных рабочими предложений рассматривается как важный критерий при оценке деятельности руководителя группы рабочих и того менеджера, которому он подчиняется.

Японская система управления поощряет сотрудников к разработке большого числа предложений и содержит действенные механизмы, обеспечивающие рассмотрение и реализацию этих предложений, зачастую посредством включения их в общую Кайдзен-стратегию. Управленцы также должным образом оценивают усилия сотрудников в области совершенствования. Важным аспектом системы предложений является то, что каждое из них, будучи внедренным, ведет к обновлению стандарта.

Сервер Domino является основой инфраструктуры для совместной работы сотрудников предприятия и платформой для приложений, реализующих разнообразные бизнес-функции. Создание системы электронного документооборота на платформе Lotus Notes/Domino, дает возможность использовать сразу все основные компоненты, которые объединяет в себе уникальная технология Domino:

• средства электронной почты;

• документоориентированные базы данных;

• средства разработки приложений;

• систему репликации баз данных;

• средства защиты информации;

• средства календарного планирования;

• Internet/intranet, web-технологии;

• средства интеграции с приложениями сторонних разработчиков.

Целями создания БИП на «Дирол Кэдбери» является поощрение инновационной деятельности сотрудников, использование существующего потенциала для улучшения результатов работы компании и достижения целей, определенных контрактом.

Условия подачи идей:

1. Вся информация должна быть выдана в виде идей, наблюдений, вопросов

2. Идеи, наблюдения, вопросы должны соответствовать требованиям:

• направлены на улучшение работы

• иметь автора

• быть собственной инициативой автора

3. В отношении идей дополнительно применяются требования: действия, описание которых автор представляет в качестве идеи, рационализаторского предложения, не должны входить в спектр прямых обязанностей автора.

Приветствуются и «лежащие на поверхности» идеи, и сложные рационализаторские.

Автор подает идею как через электронную базу (терминал), так и с помощью бумажных анкет (бланк для предложений), и отправляет ее на регистрацию. Для этого ему необходимо будет заполнить форму, в которой нужно указать Ф.И.О. , отдел\подразделение, в котором он работает, а так же область к которой принадлежит его предложение, и, наконец, изложить суть самой идеи. Каждое предложение поступает к администратору БИП и регистрируется им в специальной базе данных.

В зависимости от категории после регистрации идея идет к соответствующему специалисту. Он должен рассмотреть его в течение двух недель с момента регистрации.

Автор обязательно получает информацию о решении, принятом экспертом либо через электронную базу данных БИП, либо по внутренней почте.

Далее эксперт может рекомендовать предложение к внедрению. Вместе с руководителем функции он устанавливает приоритетность в реализации проекта по внедрению, определяет сроки внедрения предложения, обозначает руководителя проекта, а также лиц, ответственных за осуществление необходимых работ и оформление всей документации в соответствии с нормами и стандартами, принятыми в компании (группа внедрения).

О бщая схема работы с идеями показана на рис.1.

Рисунок 1 - Схема работы с идеями

МБА – (от англ. MBA - mini business area) деление по производственным участкам.

В инфокиоске можно просматривать также, на какой стадии находится идея.

Идеи могут быть направлены на:

• охрану труда;

• технику безопасности;

• организацию рабочего места;

• модернизацию оборудования;

• повышение эффективности;

• сокращение потерь;

• повышение качества и проч.

Администратор БИП информирует автора о моменте завершения работ по внедрению предложения. Так как БИП направлена на повышение мотивации сотрудников к более активному участию в инновационной деятельности, то каждый участник процесса награждается.

Награждение идей подразделяется на:

1. ежеквартальное

• продукция и подарки по количеству и качеству идей

• символические призы за первую идею

• приз за лучшую идею

• выделяют активный участок

2. полугодовое

3. ежегодное (3 лучших идеи года)

То есть награждение всех предложений происходит в зависимости от количества очков. По истечении квартала администратор БИП рассчитывает количество очков, полученных авторами за данный период. В зависимости от числа набранных очков, автор получает вознаграждение в соответствии с установленными правилами. В качестве призов выступают продукция компании, премии. Каждые 6 месяцев действует накопительная система. Для авторов внедренных предложений премирование происходит по истечении 13 месяцев с момента завершения работ по внедрению предложений.

Соотношение количества поданных и внедренных идей в период с 2003 по 2009 показано на рис.2-3.

Рисунок 2 - Итоги в цифрах. Фабрика по производству шоколада

- Количество поданных идей

- Количество внедренных идей

Рисунок 3 - Итоги в цифрах. Фабрика по производству жевательной резинки

Таким образом, система работы с идеями, внедренная в компании «Дирол Кэдбери» в 2003 году, устраняет основные барьеры, препятствующие внутренней генерации идей, и мотивирует сотрудников участвовать в деятельности всей компании.

7 Использование информационных технологий

ООО «Дирол Кэдбери» - крупное предприятие, где необходимо иметь упорядоченную систему при ведении документов. Поэтому компания использует специальные информационные технологии для управления проектами, документооборота, организации бизнес-планирования, ведения бухучёта:

• 1С Документооборот - это прикладное программное решение, созданное для комплексного решения задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины, ведения аналитических отчетов.

• 1С бухгалтерия

Конфигурация "Бухгалтерия предприятия" предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

• ERP-системы - это компьютерные системы, созданные для обработки деловых операций организации и для содействия комплексному и оперативному (в режиме реального времени) планированию, производству и обслуживанию клиентов. В частности, ERP-системы имеют следующие характеристики: это готовое ПО, разработанное для среды клиент-сервер, как традиционной, так и базирующейся на интернет-технологиях; эти системы интегрируют большинство бизнес-процессов; они обрабатывают большую часть деловых операций организации; эти системы используют БД всего предприятия, каждый образец данных в которой запоминается, как правило, единожды; они обеспечивают доступ к данным в режиме реального времени: в некоторых случаях данные системы позволяют интегрировать обработку деловых операций и действий по планированию (например, производственное планирование). Цель системы — содействие потокам информации между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная поддержка связей с другими предприятиями.

• Корпоративная система управления проектами, которая позволяет:

- повысить управляемость проектной деятельности компании за счет введения комплекса организационных, методических и информационных средств, формализующих и поддерживающих процессы управления проектами;

- использовать актуальную информацию о статусе проектов для контроля за проектной деятельностью и для принятия решений о существенных изменениях на основании оперативных данных по всем проектам;

- применять единый эффективный подход и средства управления проектами с четким разделением полномочий и ответственности ролей в проектном управлении;

- накапливать историческую информацию – базу знаний по проектам – для будущих проектов;

- повысить эффективность использования ресурсов компании, в том числе – упростить процедуру «вхождения в работу» нового руководителя проекта;

- усилить контроль качества, сроков и бюджета проектов.

• Внутренняя почта - простая программа для оповещения сотрудников организации по локальной компьютерной сети.

Таким образом, на предприятии существуют все необходимые ресурсы для ведения эффективного управления и ведения документооборота.