Практическое задание по теме: Работа с базами данных в приложении Microsoft Excel

1. Отобрать 2 комнатные квартиры в 9- этажном доме, площадь кухни не менее 9 метров.

Район

Улица

Этажность

Этаж

Кол-во комнат

Общая площадь

Жилая площадь

Площадь кухни

Цена / млн.руб

Приложения

Материал

Сан/узел

Лоджия

Дема

Левитана 36/5

9

8

2

45,9

41,2

12,5

305

лифт, пл.окна

кирпич

совмещенный

застекл

Дема

Узтомского

9

9

2

66

43

11,9

230

проватизированная

кирпич

совмещенный

незастекл

2.Отобрать 1 комнатные квартиры в 5- этажном доме, жилая площадь не менее 28 метров и площадь кухни больше 6 метров.

Район

Улица

Этажность

Этаж

Кол-во комнат

Общая площадь

Жилая площадь

Пложадь кухни

Цена / руб

Приложения

Материал

Сан/узел

Лоджия

Дема

Месорского 15

5

4

1

42

28,7

7

1700

телефон

кирпич

раздельный

застекл

3.Отобрать 3 комнатные квартиры общей площадью более70 метров, с/у раздельный, лоджия застеклена и площадь кухни больше 11 метров.

Район

Улица

Этажность

Этаж

Кол-во комнат

Общая площадь

Жилая площадь

Площадь кухни

Цена / руб

Приложения

Материал

Сан/узел

Лоджия

Дема

Правда 37/1

9

8

3

78

49,2

12

2250

лифт,дом-офон

биссер+монолит

раздельный

застекл

Дема

Центральная 14

2

1

3

80

40,5

12,5

2270

кладовая

биссер+монолит

раздельный

застекл

4.Отобрать 1 комнатные квартиры в 5-этажном кирпичном доме раздельным сан/узлом, застекленной лоджией, кроме 1 и 5 этажа.

Район	Улица	Этажность	Этаж	Кол-во комнат	Общая площадь	Жилая площадь	Площадь кухни	Цена / руб	Приложения	Материал	Сан/узел	Лоджия
Дема	Месорского 15	5	4	1	42	28,7	7	1700	телефон	кирпич	раздельный	застекл
Дема	Ухтомского 11	5	5	1	32	32	6	3050	интернет,пл.окна	кирпич	раздельный	застекл
Дема	Мусы-Джания 66	5	3	1	27	27	5,8	1850	линолиум,кабюельное тел-е	кирпич	раздельный	застекл

1.Отобрать квартиру на 2 этаже, кирпичный дом, общая площадь более 35м2.

Маркетинговые исследования рынка 2-ых квартир в районе - Инорс
Адрес,улица,дом	Тип жилья	Тип рынка(первичный ,вторичный) год	Общая S,кв.м	Этаж	Общая стоимость ,тыс, руб	1 кв.м., руб	Примечание
Ул.Петрозаводская 8	кирпич	вторичный	54,32	2	2000	38835	балкон застеклен,полнометражная,длиный коридор.
Ул.Т.Янаби	кирпич	вторичный	38,28	2	3000	78369	капитальный ремонт,новая сантехника.

2.Отобрать квартиру с вторичным типом рынка, на 8 этаже, стоимость за 1кв м не более 60 тыс., пластиковые окна.

Маркетинговые исследования рынка 2-ых квартир в районе - Инорс
Адрес,улица,дом	Тип жилья	Тип рынка(первичный ,вторичный) год	Общая S,кв.м	Этаж	Общая стоимость ,тыс, руб	1 кв.м., руб	Примечание
Ул.Фронтовых бригад дом 3	панель	вторичный	46,27	8	2050	44305	лоджия застеклена,окна пластиковые,кондиционер.
Ул.Ферина 6/1	панель	вторичный	45/27	8	2500	55556	в отличном состояние,пластиковые окна

3.Отобрать квартиру с первичным типом рынка, 8 этаж,общая площадь квартиры не более 70,дом нужен кирпичный.

Маркетинговые исследования рынка 2-ых квартир в районе - Инорс
Адрес,улица,дом	Тип жилья	Тип рынка(первичный ,вторичный) год	Общая S,кв.м	Этаж	Общая стоимость ,тыс, руб	1 кв.м., руб	Примечание
Ул.Ферина 19/3	кирпич	первичный	60,32	8	3050	50563

4.Отобрать квартиру в хорошем состоянии, тип дома кирпичный, тип рынка вторичный, этаж не имеет значения, примерная стоимость квартиры не более 3 млн.руб.застеклённый балкон.

Маркетинговые исследования рынка 2-ых квартир в районе - Инорс
Адрес,улица,дом	Тип жилья	Тип рынка(первичный ,вторичный) год	Общая S,кв.м	Этаж	Общая стоимость ,тыс, руб	1 кв.м., руб	Примечание
Ул.Петрозаводская 8	кирпич	вторичный	54,32	2	2000	38835	балкон застеклен,полнометражная,длиный коридор.

Самостоятельная работа по темам: «Нормативная база делопроизводства», «Классификация документов», «Бумажные и электронные документы», «Основные требования к оформлению документов», «Обязательные реквизиты бланка»

1.Какие законодательные и правовые акты РФ действуют в сфере информации и что они регламентируют.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-право­вые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

В нормативных, а также в методических документах описывается структура, штаты, техническое обеспечение и функции служб делопроизводства.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 2.1.

Законодательные и правовые акты РФ

Нормативная база делопроизводства ГОСТы Нормативные документы Классификаторы ГСДОУ

Рис. 2.1. Составляющие нормативной базы делопроизводства

Законодательные и правовые акты РФ

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации от­носятся:

• законы Российской Федерации;

• указы и распоряжения Президента;

• постановления и распоряжения Правительства;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общественного, так и ведомственного характера;

• правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъек­тов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы де­лопроизводства;

• правовые акты нормативного и инструктивного характер

Таблица 2.1. Основные документы, регламентирующие работу с информацией и документацией

Нормативная база	Документ	Что регламентирует
Законодательные акты РФ в сфере информации и документации	Гражданский кодекс Российской	Устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др.

Нормативная база	Документ	Что регламентирует
	Закон Российской Федерации «О стандартизации» Закон Российской Федерации «Об Архивном фонде и архивах»	Устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля за соблюдением стандартов, ответственность за их нарушение Регулирует хранение документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими в интересах граждан, общества и государства
Указы и распоряжения Президента	«Об основах государственной политики в сфере информатизации» «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»	Развивает отдельные положения федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» Регулирует порядок ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве
Постановления и распоряжения Правительства	«Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг» «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»	Регулирует порядок создания федерального фонда государственных стандартов и общероссийских классификаторов и правила пользования ими Развивает отдельные положения федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»
Федерации Закон Российской	«Об информации, информатизации и защите информации» «Об участии в международном информационном обмене» «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»	Устанавливает правовой режим использования информационных ресурсов, порядок документирования, правовую защиту информации Регулирует вопросы международного информационного обмена: права собственности, пополнение информационных ресурсов РФ и другие Регулирует сферы деятельности, тесно связанные с документационным.

• Какими стандартами регулируются правила составления документов и ведения делопроизводства.

Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию

Ежедневно множество служащих встречается в своей работе с различными доку­ментами. Да и мы в повседневной жизни оформляем и получаем различные до­кументы. Документ является носителем информации. В нем отражаются собы­тия, факты, приметы окружающей действительности и результаты мыслительной деятельности человека.

Документ — основной объект труда в сфере управления. Для удобства ежеднев­ной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различ-

ными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт — типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам.

Закон Российской Федерации «О стандартизации», принятый 10 июня 1993 г., определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик.

Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия опре­деляются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государствен­ном Стандарте (ГОСТ). В настоящее время процесс создания документов и веде­ния делопроизводства регулируется стандартами, перечисленными в табл. 2.2.

Таблица 2.2. Стандарты, регулирующие ведение делопроизводства

Наименование	Содержание
ГОСТ 6.10.3-83	Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате
ГОСТ 6.10.4-84	Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам, со здаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
ГОСТ 6. 10.5-87	Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
ГОСТ 6.01.1-87	Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации
ГОСТ 6.38-90	Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 6.30-97	Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 51141-98	Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Постановление Госстандарта № 9-СТ от 21.01.2000	Об изменениях к ГОСТ Р 6.30-97. Изменения введены с 01.04.2000 г.

3.Какие нормативные документы существуют в сфере управления

Нормативные документы

Нормативные документы по труду служат для определения численности работ­ников, затрат времени на выполнение конкретных заданий, объемов выполняе­мых работ.

Существуют следующие нормативные документы:

1) межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспе­чению управления;

2) нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций;

3) нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и до­кументационному обеспечению органов управления.

Первые нормативы разработаны в ЦБНТ Минтруда РФ в 1995 г. и рекомендова­ны для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

• нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управ­ления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения до­кументов, ведение картотек и т. д.);

• нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочно­го аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

Второй документ разработан во ВНИИДАД в 1992 г. и содержит нормативы вре­мени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет тру­дозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

Третьи нормативы разработаны в ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. Они предназна­чены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.

Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделе­ны на два блока:

• нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации, уни­фицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);

нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной ар­хивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

4.Для чего нужны классификаторы технико-экономической информации

Классификаторы

Ранее отмечалось, что современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созда­ны классификаторы технико-экономической и социальной информации. Классификаторы — нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их раз­работке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-эко­номической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

Классификации и кодированию подвергаются объекты в таких областях, как эко­номика, статистика, банковское и таможенное дело и др. Наличие классификато­ров приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощает их ре­гистрацию и контроль, обеспечивает учет и систематизацию. На рис. 2.2 классификаторы разделены на типы по содержанию.

Классификаторы

Классификаторы

информации

об управленческих

документах

Классификаторы

информации

об организационных

структурах

Классификаторы

информации

о населении

и кадрах

Рис. 2.2. Типы классификаторов

В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных класси­фикаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общерос­сийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Приведем примеры различных по содержанию классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства.

1) Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

2) Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

3) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В качестве примера рассмотрим более подробно ОКУД. Он утвержден постанов­лением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации. В ОКУД приведены кодовые обозначе­ния этих форм и наименования соответствующих форм документов (объектов классификации).

Код формы документа в ОКУД состоит из семи десятичных цифр и контрольно­го числа (КЧ) и строится по следующей схеме:

Класс форм	Подкласс форм	Регистрационный номер	КЧ
0 2	1 3	1 б 1	1

Класс форм указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации.

Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм докумен­тов внутри класса и направленность их использования.

Регистрационный номер — это номер формы документа внутри подкласса.

КЧ содержит контрольное число.

В качестве примера в табл. 2.3 приведен код протокола общего собрания (конфе­ренции) трудового коллектива о ликвидации предприятия: 0213161 1.

Таблица 2.3. Расшифровка кода протокола

Элемент кода	Расшифровка
02 13 161 1	Унифицированная система организационно-распорядительной документации Документация по ликвидации организации, предприятия Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации Контрольное число

Еще один пример (табл. 2.4) — код справки для безналичных расчетов за услуги транспорта(0401028 3).

Таблица 2.4. Расшифровка кода справки

Элемент кода	Расшифровка_
04 01 028 3	Унифицированная система банковской документации Платежная документация по безналичным расчетам Контрольное число Справка для расчетов за услуги транспорта

5.По каким признакам классифицируются документы.

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Любая классификация связана с определением одного или нескольких призна­ков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объек­тов одной группы эти признаки, получившие название основания классификации, совпадают.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

• по происхождению: служебные, личные;

• по сложности: простые, сложные;

• по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;

• по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

• по форме: типовые, индивидуальные;

• по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Виды классификаций

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наи­более употребительные виды классификаций.

На рис. 2.3 представлена классификация документов по характеру информаци­онных связей предприятия.

Документы

Внешние

Внутренние

Рис. 2.3. Классификация документов по характеру связей

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих орга­низаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином — управленческие документы. Рассмотрим под­робнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляю­щие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отно­шения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лице­вые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис. 2.4.

Управленческие документы

Организационные

Распорядительные

Информационно-справочные

Документы по личному составу

Рис. 2.4. Классификация управленческих документов

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока (рис. 2.5).

Документы

Входящие

Внутренние

Исходящие

Рис. 2.5. Документопотоки предприятия

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от дру­гих организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат инфор­мацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи. -

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содер­жанию. Она представлена на рис. 2.6.

Документы

Первичные

Сводные

Рис. 2.6. Классификация документов по содержанию

Первичные - это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные — документы, в которых собраны данные из нескольких первичных до­кументов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей (рис. 2.7).

Документы

Бумажные

Электронные

Рис. 2.7. Классификация документов по типу носителей

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. В следующем разделе мы рассмотрим подробнее группы докумен­тов, выделившиеся в результате классификации документов по типу носителей.

6.В чем преимущество «безбумажной» технологии.

Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

• простота внесения изменений;

• использование заранее заготовленных форм документов не только с указан­ными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

• экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

• оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

• возможность передачи документа по электронной почте любому количеству

адресатов;

• возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного

доступа.

7.Какие реквизиты используются в документах.

Основные реквизиты документов

Большая часть документов оформляется на бланках организации.

Бланк — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной

информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элемен­тов, называемых реквизитами.

Реквизит — это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем ГОСТе указан перечень из 29-и реквизитов:

01 — государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — название вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии предложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все рек­визиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

8.Опишите правила размещения реквизитов в документах.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовоч­ная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста

06 — наименование организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата;

12 — регистрационный номер документа;

19 — заголовок к тексту;

21 — текст документа;

23 — подпись;

25 — визы согласования документа;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Остальные реквизиты являются дополнительными

УТЭК каб.331

2012г.