Этапы процесса проектирования:

1) корректная постановка и формулировка целей организации (в данном случае, корректная означает выполнимая, актуальная, конкретная, соответствующая); 2) постановка всех управленческих задач; (без которых реализация цели окажется невыполнимой). Ставятся задачи как для всей организации, так и для управляющей системы; 3) обоснованное распределение применительно к поставленным задачам функций, прав и ответственности руководителей всех уровней по вертикали (от высшего уровня к низшему);

4) выстраивание взаимосвязей и уточнении зон ответственности по горизонтали организационной структуры;

5) выстраивание органичного сочетания вертикали и горизонтали управления путём оптимального соотношения централизации и децентрализации управления; Децентрализация в управлении означает определённую долю автономии, независимости, самостоятельности в решении производственных задач. Именно на этом этапе создаётся помимо организационной ещё и производственная структура. На этом же этапе происходит проверка всех взаимосвязей между подразделениями (все ли взаимосвязи учтены с учётом, в т.ч. и будущих потребностей, нет ли лишних и дублирующих);

6) проверяем организацию на соблюдение правил композиции (закона композиции), на соблюдение закона единства анализа и синтеза, т.е. на сформированные каналы получения информации, возможности её анализа, переработки и создание на этой базе управленческих решений;

7) данный этап занимает промежуточное положение между проектированием самой системы и созданием одной из её подсистем (управления персоналом). Этот этап имеет название маркетинг персонала в сочетании с этапом кадрового планирования (организационная система проходит проверку кадрового планирования на возможность «заполнения» её персоналом, т.е. можно ли на рынке труда найти нужных специалистов, способна ли организация платить им зарплату, исходя из условий рынка труда и какое количество персонала может себе позволить организация).

Таким образом, все 6 пунктов проектирования системы относятся к сфере желаний организации, а 7-й пункт – к сфере возможностей организации. Сочетание желаемого и возможного – это и есть итог проектирования любой будущей организационной системы.

Среди имеющихся типов организационных структур, именно проблемно-целевая организационная структура наиболее соответствует принципам проектирования организационных систем и позволяет каждый из этапов осуществить более результативно.

Методы проектирования организационных систем.

Для организационного проектирования необходимо отказаться от рассмотрения структуры организации как застывшей формы. Сюда включается система целей, их распределение между уровнями и подразделениями, а также распределение функций, полномочий и ответственности между звеньями. Здесь уровни и подразделения структуры управления являются составом организации. Взаимосвязь между отдельными элементами осуществляется посредством коммуникаций. Для повышения эффективности любой системы важно наладить эти потоки информации. В частности, в настоящее время все большее количество компаний внедряет у себя системы электронного документооборота (СЭД), что повышает скорость, надежность и качество обмена информацией в компании.

Выделяют 4 основных метода проектирования организаций.

1. Метод аналогий предполагает перенос уже существующих схем на действующую организацию. Также применяется имеющийся опыт, типовые структуры и решения. Такой метод направлен на унификацию и стандартизацию управленческих решений. Такие решения должны быть варианты (неоднозначны), корректируемы с определенной периодичностью, а также допускающими отклонения при изменении условий. Так, после неудачного опыта проведения рыночных реформ, российские чиновники захотели апробировать аргентинскую модель на экономике России. Однако, по мнению многих специалистов, недостаток проектирования организационных систем заключается в увлечении типовыми схемами, а также в механическом переносе ранее применявшихся организационных форм. Это так называемое «слепое копирование».

2. Экспертный метод основан на изучении рекомендаций и оценок экспертов, опытных управленцев. Целью этого метода является выявление специфики предприятия, недостатков менеджмента и разработка рекомендаций по совершенствованию организации. Это гибкий метод, применяемый в сочетании с другими. Например, в 2000г. компания Русский алюминий пригласила независимых консультантов для построения новой дивизиональной, структуры управления. В 2006г. произошло крупное объединение с другой корпорацией алюминиевой отрасли – СУАЛом. А уже в 2007 международное слияние новой структуры с Гленкором (швецарская компания Glencorе Int. AG). В результате чего образовался крупнейшая в мире компания по производству алюминия.

3. Метод структуризации целей предполагает разработку системы целей и последующее ее совмещение с разрабатываемой организационной структурой. Данный метод является аналогом процесса стратегического планирования в менеджменте. Применение на практике этого метода может быть представлено в виде дерева целей.

По этому же методу может быть составлена таблица полномочий и ответственности. Она содержит

1) цели проекта с детализацией на задачи или подцели,

2) назначается ответственный по каждой из них,

3) сроки исполнения,

4) содержание работ,

5) ресурсы для выполнения каждого этапа, в т.ч финансовые.

4. Метод моделирования предполагает разработку математических, графических и других моделей организации или отдельных ее элементов. Созданию организации предшествует аналитическая работа. Такой универсальный метод как моделирование представляется собой адекватное замещение объектов-оригиналов объектами-моделями, более удобными для изучения свойств оригинала. Модель – это уменьшенная, упрощенная копия действительного объекта или явления. Кроме создания физического макета, предполагается мысленное моделирование. Моделирование бывает

- аналоговым (использует общие свойства объектов-аналогов),

- гипотетическим (потенциальным, условным), когда знаний об изучаемого объекте недостаточно, как при продвижении нового товара на рынок,

- имитационным, с применением имитационных моделей и использованием экспериментов.

Для ускорения процедуры расчета параметров будущей модели, а также возможных вариантов развития организации на практике применяют компьютерные программы по инвестиционному планированию, бюджетированию, например Project Expert.