7. Проектирование организационных систем

этапы осуществления программ проектирования. ЭТАП ПЕРВЫЙ: ПОДГОТОВКА Основополагающее значение для успешной реализации программы проектирования и обеспечения на практике ее эффективности имеют мобилизация работников, которые будут ее осуществлять, их организация и заинтересованность. ЭТАП ВТОРОЙ: СБОР ИНФОРМАЦИИ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОБЛЕМ Задача данного этапа - выявление продуктов и услуг, ориентированных на потребителя. С этой целью выявляются долгосрочные и текущие запросы потребителей; определяются мероприятия, необходимые для успешного выполнения поставленной цели; намечаются виды деятельности., уточняются требуемые ресурсы, объемы и периодичность выпуска продукции и оказания услуг; проводится систематизация процессов проектирования. ЭТАП ТРЕТИЙ: ВЫРАБОТКА ОБЩЕГО И ПОЛНОГО ПОНИМАНИЯ РЕШАЕМЫХ ПРОБЛЕМ Цель этого этапа - разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позволяет выявить организационные проблемы текущего процесса, информационные потоки. Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению, согласовываются намечаемые изменения. ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ Цель этого этапа - дать техническую характеристику процесса проектирования. Дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов контроля, используемых в процессе проектирования. Составляются предварительные планы систем и процедур развития, программного обеспечения и обслуживания, перевооружения производственных мощностей. ЭТАП ПЯТЫЙ: СОЦИАЛЬНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ Целью данного этапа является выявление социальных аспектов процесса проектирования. На этапе социального проектирования производится описание компании, кадрового состава, характера работ, стимулов, используемых в период реорганизации, создается план взаимодействия социальных и технических элементов. Наряду с этим составляются предварительные планы по найму работников, их обучению и образованию, новой расстановке персонала. Социальное проектирование осуществляется одновременно с техническим проектированием. ЭТАП ШЕСТОЙ: ПРЕОБРАЗОВАНИЯ Цель данного этапа - разработка экспериментальной версии и законченного производственного проекта. Дается оценка имеющегося персонала с точки зрения возможности их использования в структурах организации. Оценка профессиональной пригодности очень важна, потому что решение о назначении каждого работника должно быть принято исходя из его возможностей, а не должности, которую он будет занимать. Оценки, полученные по каждому работнику, затем сравниваются с требованиями, предъявляемыми к каждой должности. Ставится также задача проведения инструктажа после того, как все приступили к новой работе.

2 вар.

Проектирование организационной системы

Для того, чтобы вдохнуть в организацию жизнь, необходимо соединить работников, ресурсы и виды деятельности между собой. Как сейчас говорят многие ученые - владеть ключевой компетенции, т.е. исключительным знанием и опытом того, как организовать и управлять бизнес-процессом (процедура по созданию конечного продукта, услуги из привлеченных ресурсов). При этом все чаще организацию рассматривают не вообще, а в пределах отдельно взятых процессов – проектов. Например, у всех на слуху 4 национальных проекта по доступному жилью, образованию, здравоохранению и сельскому хозяйству. В области телекоммуникаций бизнес развивается по пути управления не компанией в целом, а совокупностью отдельных проектов, например, по установке видеоконференций, обеспечения Интернета по оптоволокну. Банки часто кредитуют не фирму вообще, а отдельные проект. Это так называемое проектное финансирование.

Проектирование - это процесс создания проекта. Проект – это прототип, прообраза предполагаемого или возможного объекта, состояния. Прототип отличается от механического соединения отдельных частей в целое, так как учитывает воздействие различных факторов на результат. Проектирование организационных систем – комплекс работ по созданию предприятия, формированию структуры управления, обеспечения деятельности необходимыми ресурсами. Известный американский экономист Дж. Гелбрейт определил проектирование организации как «постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных».

Проектирование организационных систем, в основном, применяется на двух стадиях:

1) создания новых организаций,

2) изменения существующих (например, с внедрением новых технологий, выпуска нового продукта и т.п.).

Отсюда организационное проектирование будет иметь и разные цели: создание новой системы, усовершенствование старой, радикальное ее изменение. Часто проектирование применяется в форме инвестиционных проектов. Стоит отметить, что в настоящее время в практике менеджмента главенствуют, в основном, два подходя к организационным изменениям: реинжиниринг бизнес-процессов и всеобщее управление качеством

Первый является более радикальным процессом, требующим больших ресурсных затрат, дающим быстрые высокие результаты (в случае, естественно, успешной его реализации).

Второй рассчитан на постепенное, обдуманное изменение процесса, ориентирован на долгосрочный период, дает более «скромные результаты», при этом не требует больших инвестиций.

Сложность организационного проектирования заключается в том, что факторы, влияющие на данный процесс, носят вероятностный характер, то есть мы не можем заранее с полной достоверностью определить их перечень и характеристики. К таким факторам относятся внешняя среда организации, технология, стратегия фирмы (цели), поведение работников и другие. В менеджменте их называют ситуационными переменными. Подобный взгляд отражен в ситуационном подходе к управлению. Он появился в конце 60-х гг. Здесь рассматривается понятие ситуация как конкретный набор обстоятельств, а также неопределенность (вероятность) событий. Эффективность менеджмента, по мнению сторонников теории, заключается в адаптации организации к факторам и ограничениям окружающей среды, то есть тем самым ситуационными переменными. Согласно этому подходу, в менеджменте нет наилучшего, единственно правильного решения. Лучшим будет то, которое подходит (адаптировано) именно в конкретной ситуации. М. Мескон пишет о том, что любое решение в менеджменте это всегда «жертва во благо».

В современной литературе некоторые исследователи опираются на две базовые ситуационные переменные, обуславливающие структурные параметры организации.

1. Размер организации как базовая переменная. Как правило, для крупных организаций характерна более сложная структура, выше степень дифференциации, низкая доля административного персонала, большая степень децентрализации и формализации отношений, чем у мелких. Для крупных предприятий характерен эффект масштаба, который является результатом экономии на затратах (чаще постоянных) вследствие увеличения объема производства.

2. Технология как базовая переменная. Более сложная технология приводит к возрастанию уровней управления, интервала контроля за выполнением решений (между высшим и низовым звеном менеджмента); при технологии среднего уровня сложности этот интервал становится наибольшим.

Результатом организационного проектирования может выступать пакет документов, бизнес-план, стратегия.

Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания прообраза будущей организации. Проектирование включает не только описание организации на начальный момент её существования, но и прогноз её дальнейшего развития.

Особое место в проектировании организации занимает формирование организационной структуры. Иначе говоря, организационная структура – это структура системы управления. Помимо организационной структуры существует ещё производственная структура. Они могут не совпадать.