4. Организация управления предприятием
Повышение эффективности производства – одна из главных задач развития экономики. Необходимой предпосылкой ее решения является эффективная организация управления производственным предприятием.
4.1. Принципы организации процесса управления
Известна достаточно большая группа принципов, отражающих динамику управления и выступающих в качестве основных правил организации процесса управления. Рассмотрим основные из них.
1.Управляемость. Организация процесса управления должна обеспечивать максимально возможную управляемость. Система управляема, если в заданное время достигает цели управления и укладывается при этом в ограничения по ресурсам. Система неуправляема, если не достигает цели и плохо управляема, если достигает намеченной цели неточно, а приблизительно или выходит за установленные ограничения по ресурсам. Степень управляемости определяется соотношением управляемых и неуправляемых процессов в системе управления.
2.Цель системы должна быть организационным фактором процесса управления. Процесс управления должен быть ориентирован не на устранение возмущающих воздействий, а на достижение поставленных целей.
3.Организация процесса управления должна обеспечивать всесторонний учет существующих условий работы, выделение на основе анализа типичного и особенного.
4.Обеспечение равномерности работ по этапам процесса управления.
5.Достаточность информационного обеспечения.
6.Необходимо стремиться к возможному упрощению при организации процесса управления.
7.Исключение (сведение к минимуму) возвратно-поступательных путей процесса управления, особенно в межуровневом взаимодействии звеньев системы управления.
8.Максимальное исключение субъективных факторов на процесс управления. Это позволит эффективно осуществлять его независимо от смены кадров.
9.Согласованность процесса управления во времени и в пространстве.
10.Рациональное сочетание нормативов, инструкций, регламентов. Необходима определенная мера регламентации и нормирования для отражения общего и частного, устойчивого и случайного, типичного и нетипичного.
11.Использование современных технических средств в процессе управления.
Эти принципы организации процесса управления должны учитываться во всем комплексе и во взаимосвязи.
Практика организации процесса управления
На практике используются различные методы организации процесса управления. Наиболее известны схемы организационных структур управления и дополнительно составленные к ним различные положения и должностные инструкции. Это самое распространенное на сегодняшний день средство установления границ между деятельностью различных органов управления внутри системы и определения круга функциональных обязанностей работников аппарата управления. Такой подход наряду с достоинствами имеет и недостатки. Главный недостаток заключается в том, что при таком подходе более или менее четко очерчен круг обязанностей каждого лица или органа управления, но не раскрываются те горизонтальные и вертикальные связи, взаимоотношения, в которые вступает данное лицо при выполнении своих обязанностей. Схемы организационной структуры управления показывают связи подчинения, вертикальные связи между органами управления. Однако на современных предприятиях все большую роль играют горизонтальные связи между подразделениями управления. Так как возрастает сложность решаемых производственных задач, усложняются и горизонтальные связи. Эффективность организации управления зависит во многом от того, насколько в системе управления регламентированы горизонтальные связи. Регламентация управленческой деятельности направлена на то, чтобы заранее определить:
кто должен решать определенный тип задач управления;
с кем при этом вступать во взаимоотношения;
какие результаты должны быть получены, и какие последствия некачественного выполнения задачи.
Для учета этих требований на практике разработаны различные виды организации процессов управления производственным предприятием. Остановимся на двух из них.
Функциональная матрица. Это модель, в которой отражаются взаимосвязи и взаимозависимость между работниками аппарата управления в процессе выполнения функций управления. Такая модель широко применяется для крупных и средних предприятий. Фрагмент функциональной матрицы приведен на рис.4.1. Процесс управления представлен в виде матрицы взаимодействия звеньев процесса (управления). В ней виды и взаимодействия разбиты по стадиям процесса управления и определены звенья, вступающие во взаимодействие. Также указаны организаторы такого взаимодействия. Виды взаимодействия разделены на вертикальные и горизонтальные. Вертикальное взаимодействие предусматривает выдачу заданий, утверждение, предоставление документации, разъяснение. Горизонтальное взаимодействие предполагает обмен информацией, согласование, консультации, совместное обсуждение, подготовку и представление варианта.
Функциональная матрица позволяет заблаговременно упорядочить все виды взаимодействий различных звеньев при осуществлении процесса управления.
Матричная схема полномочий по принятию решений. Получила широкое распространение в Западной Европе и Америке.
Эффективность управления, оперативность принятия решений во многом зависит от децентрализации, делегирования полномочий. Однако это часто приводит к конфликтам и потере эффективности при недостаточно четком распределении задач и полномочий. Эффективным средством для решения этой проблемы, и внесения, а неё ясности, является разработка специальной схемы в виде матрицы, устанавливающая полномочия ответственных лиц (руководителей различного ранга) по самостоятельному принятию решений в том или ином случае. Фрагмент подобной матрицы представлен на рис 4.2. В такой матрице определяются все делегируемые в рамках предприятия полномочия. Так как большинство делегирований функций, так или иначе, связаны с правом использовать денежные средства предприятия, то большинство матричных схем отражают разного рода ограничения именно в этой сфере.
В матрице левую её часть занимает перечень основных областей принятия. В верхней части матрицы указаны те управленческие уровни, которые наделены полномочиями по принятию решений, а также та часть служащих, которая обладает функциональными полномочиями в вопросах, требующих решений, или чья информация, консультация или советы способствуют принятию решений. Содержание матрицы представляет перечень разрешений (ограничений) руководителю того или иного уровня в решении данного вопроса.
Рассмотренные выше виды проектов организации процесса управления (и другие, например, документограммы) не заменяют, а скорее дополняют друг друга. Кроме того, они часто эффективны в пределах выполнения одной функции или задачи управления. Основной их недостаток состоит в том, что они не показывают взаимосвязи задач управления между собой, а устанавливают границы ответственности. Задача же проектирования организации процесса управления на предприятии состоит в том, чтобы проследить и разумно регламентировать отношения комплекса внутренне связанных задач или функций управления. Такую регламентацию организации процесса управления позволяют получить должностные инструкции и положения о деятельности подразделений управления, построенных на основе рассмотренных выше видах проекта организации процесса управления.