1. Порядок присвоения грифа конфиденциальности номенклатур дел. Место регистрации номенклатуры, что включается в номенклатуру дел.

Номенклатура конфиденциальных дел:

• выступает в роли плана распределения исполненных документов по делам;

• устанавливает индексы и сроки хранения дел;

• является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам.

• является и учетной формой для заведенных конфиденциальных дел;

• используется для проверки наличия конфиденциальных дел;

• может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел, передаваемых на архивное хранение.

Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом, составляется в конце текущего года на следующий год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе предложений структурных подразделений.

Она подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, согласовывается с руководителями заинтересованных структурных подразделений, с начальником архива конфиденциальных документов предприятия (при его наличии), рассматривается на заседании ПДЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия.

В случае отсутствия изменений на каждый последующий год номенклатура перепечатывается (с возможными незначительными изменениями), подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований.

Гриф конфиденциальности номенклатур дел должен соответствовать наивысшей степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел. При наличии грифа номенклатура регистрируется в журнале учета изданных документов.

Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись в номенклатуре.

После утверждения номенклатуры возможные изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.

В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру текущего года.

2.Порядок изъятия из дел документов, подлежащих уничтожению.

В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения кон-фиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и до-оформление соответствующих дел и документов выделенного хранения путем изъятия из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела в сле-дующем порядке:

• указание в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового ме-стонахождения;

• помещение в дела, из которых изъяты документы справок-заместителей на место изъятых документов;

• перенумерация листов перешитых документов в делах, в которые они помеще-ны;

• внесение вшитых документов в описи документов дел-адресатов;

• исправление количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре.

В случае резолюции на уничтожение в соответствии с протоколом производится изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению с размещением на их место спра-вок заместителей

Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:

• выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

• получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;

• систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

Билет№3