15. Создание диаграмм, модификация диаграмм в OpenOffice.OrgCalc.

Создание диаграмм

Кроме графических файлов, в документы Word можно вставлять диаграммы. С помощью диаграмм можно наглядно представлять числовые данные, например, проследить, как изменяются данные, увидеть развитие того или иного проекта в динамике. Диаграммы превращают похожие друг на друга столбцы цифр в графические объекты, которые гораздо легче воспринимать и приятнее изучать. Создание диаграмм в Word — совсем не сложная операция, поэтому работать с ними может даже начинающий пользователь.

Для создания диаграммы сделайте следующее.

1.Установите курсор в том месте, где нужно вставить диаграмму.

2.Перейдите на вкладку Вставка и щелкните по кнопке Диаграмма в группе Иллюстрации

3.В окне Вставка диаграммы выберите тип диаграммы

В документе появится диаграмма. Кроме этого, будет открыто окно программы Microsoft Excel, в котором будет выведена таблица данных. В эту таблицу нужно ввести числовые значения и пояснения к ним. Работать с ее элементами нужно так же, как с обычными таблицами. Чтобы изменения, внесенные в ячейку таблицы данных, отобразились на диаграмме, нажмите клавишу Enter.

Внешний вид диаграммы, выбранный изначально, можно изменить в любой момент. Для этого используется меню Экспресс-стили в группе Стили диаграмм на вкладке Конструктор. Вы сможете выбрать из 48 различных вариантов представления диаграммы.

Если вы хотите получить доступ к другим диаграммам, нажмите кнопку Изменить тип диаграммы в группе Тип на ленте.

Модификация диаграмм.

Когда диаграмма создана, ее можно видоизменить в любое время. Для модификации диаграмм используются команды меню Формат и панель инструментов Форматирование.

Меню Формат появляется в строке главного меню только при активизации диаграммы. При выборе команд меню Формат появляются соответствующие диалоговые окна Мастера диаграмм, в которые можно внести необходимые изменения.

Панель инструментов Форматирование рис.8 появляется автоматически при активизации диаграммы или после щелчка на внедренной диаграмме. Она включает 9 инструментов, которые используются для внесения обычных изменений в диаграмму. В таблице 4 приведено описание инструментов панели Форматирование.

Примечание: такие инструменты, как Цвет заливки, Цвет шрифта, Полужирный, Курсив и Шрифт, расположенные на других панелях инструментов, работают также и с диаграммами.

16. Форматирование итогов в OpenOffice.OrgCalc.

Форматирование текста и отдельных знаков. Чтобы по-особенному выделить текст, можно отформатировать весь текст в ячейке или отдельные знаки. Выделите знаки, которые нужно отформатировать, и нажмите кнопку на панели инструментов Форматирование.

Вращение текста и границ. Данные в столбце занимают, как правило, гораздо меньше места, чем нужно для подписи столбца. Чтобы не создавать неоправданно широкие столбцы или использовать сокращенные обозначения в подписях столбцов, можно повернуть текст и наложить границы, которые будут повернуты на тот же угол, что и текст.

Добавление границ, цветов и узоров. Для разделения различных типов информации на листе можно обвести границы ячеек, затенить фон ячейки или затенить ячейки цветным узором.

В Microsoft Excel можно изменить формат числа, включая дату и время, без изменения формата других чисел. Применяемый числовой формат не влияет на значение в ячейке (отображается в строке формул (Строка формул. Панель в верхней части окна Microsoft Excel, которая используется для ввода или изменения значений или формул в ячейках или на диаграммах. На ней отображается константа или формула, содержащаяся в активной ячейке.)), которое Microsoft Excel будет использовать при вычислениях.

Общий числовой формат используется по умолчанию. Microsoft Excel содержит множество встроенных числовых форматов. Чтобы просмотреть их список, выберите команду Ячейки в меню Формат и перейдите на вкладку Число. Категория Дополнительный формат включает в себя почтовые индексы и телефонные номера. Параметры каждой категории можно посмотреть справа от списка Категории. Форматы объединены в категории: «Денежный», «Дата», «Время», «Дробный», «Текстовый» и «Экспоненциальный».

Форматирование ячеек и списков

Применение автоформата к диапазону. Для форматирования целого списка или другого диапазона ячеек, содержащего различные элементы — например заголовки столбцов или строк, общие итоги и подробные данные — применяется автоформат.

Создание и применение стиля. В Microsoft Excel имеются стили, которые можно использовать для присвоения числам денежного формата, процентного формата или формата с разделителями. Можно создать собственные стили, применяемые для задания типа и размера шрифта, присвоения ячейкам числовых форматов, создания границ и заливки, для защиты ячеек от изменений. Если данные находятся в структуре, можно применять стили в соответствии с уровнями структуры.

Копирование параметров форматирования одних ячеек или диапазонов в другие. Если некоторые ячейки на листе уже отформатированы с применением необходимых параметров, то с помощью кнопки Формат по образцу можно скопировать параметры форматирования в другие ячейки.

Автоматическое расширение форматов в списке. Если данная функция включена, при добавлении строк в конец отформатированного списка форматирование автоматически распространяется на эти строки. Автоматическое форматирование можно включить или отключить.

Изменение условий. Если значение ячейки изменилось и больше не удовлетворяет заданному условию, Microsoft Excel удаляет форматирование из ячейки, но сохраняет условие, так что форматирование будет снова автоматически применено, если значение ячейки удовлетворит условию.

Общие книги. В общей книге работают условные форматы, примененные до открытия доступа к книге. Однако невозможно изменить условные форматы или применить новые, пока книга является общей.

Отчеты сводных таблиц. Попытка применить условные форматы к ячейкам отчета сводной таблицы может привести к непредсказуемым результатам.

Формулы в качестве критерия форматирования

Значения выделенных ячеек можно сравнивать с константой или с результатами вычислений по формуле. Чтобы определить условие форматирования при оценке данных в ячейках, не входящих в выделенный диапазон, или при проверке нескольких критериев, можно использовать логическую формулу.

•Использование значения ячейки в качестве условия. Чтобы при выбранном параметре значение сравнить значения выделенных ячеек с результатом формулы, формула должна начинаться со знака равенства (=).

•Использование формулы в качестве условия. Если был выбран параметр формула, то указанная формула должна принимать значения ИСТИНА (1) или ЛОЖЬ (0). Формула должна начинаться со знака равенства (=). Вычисления по данной формуле могут производиться только на активном листе.

•Использование ссылок на ячейки в качестве условия. Ссылки на ячейки (Ссылка на ячейку. Набор координат, по которым расположена ячейка на листе.

•Использование дат. Даты и время рассматриваются как числа.

Эта формула должна оценивать все ячейки в диапазоне. При вводе такой формулы в диалоговом окне Условное форматирование рекомендуется вводить ссылку только на активную ячейку (Активная ячейка. Выделенная ячейка, в которую будет помещаться текст при вводе с клавиатуры. В каждый момент времени активной может быть только одна ячейка. Активная ячейка выделяется жирной границей.) в выделенном диапазоне. Microsoft Excel устанавливает ссылки для других ячеек относительно активной.

Проверка условного формата перед его применением. Убедиться в правильности ссылок в формуле можно, применив сначала условный формат к одной из ячеек в диапазоне. А затем, выделив весь диапазон, в меню Формат выберите команду Условное форматирование и нажмите кнопку OK. Примененный к первой ячейке условный формат будет использован на всем диапазоне, а формула для каждой ячейки будет настроена правильно.

17. Информационные технологии электронного офиса.