– Гіперпосилання – поле з максимальною довжиною до 64 000 символів, у якому вказують шлях до файла чи адресу url. Клацання на цьому полі дає змогу перейти на відповідний об’єкт чи сторінку Web;

– майстер підстановок… – вибір цього типу поля запускає Майстра підстановок, за допомогою якого може бути визначене поле зі списком постійних значень чи поле зі списком на підставі даних полів іншої таблиці.

Стовпець „Опис” носить лише допоміжний характер. „Опис” – пояснення до кожного поля таблиці, що формують у разі потреби. Все, що в ньому набирається, потрібно користувачу. За власним досвідом можу стверджувати, що вже місяців через п'ять рідко хто з першого погляду може визначити, за що відповідають ті або інші дані. А що казати, якщо модернізацією програми займуться інші люди...

Структура таблиць і послідовність їх створення. Будь-яка таблиця бази даних має унікальне ім’я і складається з декількох рядків та стовпців. Її структура визначається характером тих функцій, які має виконувати база. На цій підставі задаються поля таблиці та призначаються їхні властивості.

Для створення структури таблиці необхідно відкрити потрібну базу даних „Файл”  „Відкрити базу даних”, натиснути у вікні бази даних кнопку „Таблиця” розділу „Об'єкти” і в правій частині цього вікна вибрати один з трьох режимів створення таблиці (рис. 10.24):

– режим „Конструктор”;

– за допомогою „Майстра”;

– у режимі „Таблиці”;

– шляхом введення даних.

Якщо клацнути на кнопці „Створити” панелі інструментів вікна, то у вікні „Нова таблиця”, що з’явиться (рис. 10.24), можна встановити один із можливих режимів створення таблиці.

Рис. 10.24. Діалогове вікно „Нова таблиця”

Як видно з рис. 10.24, таблиці поточної бази даних можна створювати безпосередньо (у режимі „Конструктор”), із застосуванням „Майстра таблиць” (режим „Майстер таблиць”), імпортом таблиць із зовнішнього файла, а також на основі пов’язаних таблиць із зовнішніх файлів.

Примітка. Ім’я таблиці, як й імена інших об’єктів зберігаються в самій базі даних. Воно може бути аналогічним назві бази.

Створення структури таблиці в режимі „Конструктор”. Конструктор надає користувачеві багато варіантів задавання параметрів таблиці, що створюється. При його активізації, відкривається вікно яке містить дві панелі: верхню та нижню (рис. 10.25).

Верхня панель дає змогу присвоїти ім’я кожному полю таблиці і визначити тип даних у кожному полі, нижня – встановити властивості кожного поля.

Ім'я поля може мати до 64 символів; воно повинно бути унікальним, за можливістю коротким і мати інформативний характер. Тип кожного поля залежить від типу даних які у ньому розміщуються.

Тип даних визначається значеннями, які передбачається вводити до поля, і вибирається із списку „Тип даних”, що розкривається.

Властивості полів відображаються у нижній панелі вікна „Конструктор”. Елементи цієї панелі дають можливість користувачеві задавати розмір і формат поля, маску введення даних до поля, умови значення й інші властивості. Зміст вкладки „Загальні” змінюється залежно від типу поля.

Рис. 10.25. Вікно “Студенти: таблиця” режиму „Конструктор”

Розмір поля – встановлює максимальну довжину текстового поля або спосіб подання чисел;

Формат поля – визначає спосіб подання даних. Поряд з визначеними форматами допускається використання власних форматів користувача.

Маска уведення – використовується для операцій впровадження даних, наприклад маска введення для поля „Телефони”, точно показує в якому форматі вводити новий телефон: (___) ___-____.

Підпис – встановлює значення, яке буде автоматично введено в поле при генерації блоку даних. Якщо для цього параметра не буде задане ніяке значення, то в якості напису буде за умовчанню використане ім’я поля.

Значення за умовчання – встановлює значення, яке буде автоматично введено в поле при генерації блоку даних. Наприклад, в таблиці „Адреси” можна визначити для поля „Місто” значення за умовчання „Чернігів”. При додаванні запису в таблицю можна залишити стандартне значення або ввести назву іншого міста.

Умова на значення – обмеження введення.

Повідомлення про помилку – вказує текст повідомлення, що виводиться на екран, якщо введені дані порушують умову, визначену у властивості „Умова на значення”.

Обов'язкове поле – вказує, чи потрібне обов'язкове введення значень. Якщо ця властивість має значення „Так”, то при введенні нового запису необхідно ввести значення в це поле або у будь-який приєднаний до нього елемент. Порожні значення у цьому полі не допускаються. Наприклад, можна зажадати, щоб в елементі управління Прізвище у кожному запису обов'язково виводилася яке-небудь прізвище.

Порожні рядки – визначає, чи допускається введення в поле пустих рядків.

Індексоване поле – визначає індекс, що задається за полем. Індекс прискорює виконання запитів у яких використовуються індексовані поля і операції сортування і групування. Наприклад, якщо часто виконується пошук за полем „Прізвище” в таблиці „Співробітники”, слід створити індекс для цього поля. Властивість „Індексоване поле” може мати наступні значення:

„Ні” – (Значення по умовчанню.) Індекс не створюється.

„Так” (Допускається збіг”) – в індексі допускаються повторювані значення.

„Так” (Збіг не допускається”) – повторювані значення в індексі не допускаються.

„Стиснення Юнікод” – В Microsoft Access 2000 і більш пізніх версіях для збереження інформації полів типу „Текстовий”, „Поле MEMO” або „Гіперпосилання” використовується кодування „Юнікод”.

В Юнікод кожний знак представляється двома байтами, тому для збереження даних в полях типу „Текстовий”, „Поле MEMO” і „Гіперпосилання” потрібно більше місця, чим в Microsoft Access 97 або більш ранніх версіях у яких кожний знак представляється одним байтом.

Щоб згладити цей ефект використання кодування „Юнікод” і одержати оптимальну продуктивність, властивість „Стиснення Юнікод” для полів типу „Текстовий”, „Поле MEMO” і „Гіперпосилання” за умовчанням одержує значення „Так”. Якщо властивість „Стиснення Юнікод” поля має значення „Так”, всі знаки, перший байт яких дорівнює 0, будуть стискуватись при збереженні і відновлюватися при вибірці.

Створення структури таблиці, зазвичай завершується визначенням первинного ключа. Такий ключ однозначно ідентифікує кожний запис таблиці. Microsoft Access працює більш ефективно, якщо визначений первинний ключ. Первинний ключ таблиці складається з одного або декількох полів, які однозначно ідентифікують кожний запис в таблиці.

П ервинний ключ вводять командою „Ключове поле” контекстного меню (рис. 10.26) вибраного поля або за допомогою однойменної кнопки. В якості первинного ключа можна також вибрати певне поле таблиці, що має унікальне значення. Таких полів може бути два і більше. Якщо користувач не визначає ключового поля, то система автоматично використовує як ключове поле порядковий номер запису, вводячи додатково поле типу „Лічильник”.

Рис. 10.26. Контекстне меню

Примітка. Microsoft Access кожен раз пропонує користувачеві створити первинний ключ поля, хоча його наявність у таблиці не завжди є обов’язковою. Але наявність первинного ключа надає наступні переваги:

– Microsoft Access автоматично створює індекс для первинного ключа. Цей індекс прискорює процеси запитів і інші операції;

– при перегляді записів Microsoft Access покаже їх впорядкованими по первинному ключу за умовчання;

– при додаванні даних до таблиці, Microsoft Access не дозволить зберігати дані з одним і тим же значенням первинного ключа.

У режимі „Конструктор” можна створювати і змінювати тільки структуру таблиць. Заповнення ж таблиць даними виконується лише в режимах „Режим таблиці” або „Майстер таблиць”, а також у разі відкривання таблиці чи за допомогою об’єкта бази даних, який спеціально створюється.

П ісля формування структури таблиці, її необхідно зберегти, активізувавши команду „Файл”  „Зберегти як...”. У діалогову вікні „Збереження”, що відкрилося, задають місце таблиці у пам’яті (поточній або іншій базі даних), у вікні „Нове ім'я” – її ім’я, наприклад „Студенти” (рис. 10.27)

Рис. 10.27. Вікно збереження об’єкта в базі даних

С творення структури таблиці в режимі „Режим таблиць”. У цьому режимі таблицю створюють простим, наочним і дуже поширеним способом. Послідовність дій під час створення таблиці така:

– у діалогову вікні „Нова таблиця” вибирають рядок „Режим таблиці”, внаслідок чого на екрані з’являється вікно: „Таблиця1: таблиця” (рис. 10.30) що містить стандартну таблицю розміром 20 стовпців на 30 рядків;

Рис. 10.30. Вікно „Таблиця 1: таблиця” (за умовчання)

– у цьому вікні, системні імена полів таблиці „Поле1”, „Поле2”, тощо, послідовно замінюються новими (наприклад, „Номер”, „Прізвище”, „Ім’я”, „По–батькові”, „Стать”, „Дата народження”), для чого потрібно після подвійного клацання мишею на імені поля набрати нове ім’я. Перемикають поля за допомогою клавіші <Tab> або клацанням лівою кнопкою миші на імені поля;

– вводять значення полів таблиці за рядками (записами) або за стовпцями, при цьому будь-яке поле має містити тільки однотипні дані в обраному форматі;

– створюють первинне ключове поле (якщо користувач його не визначає, то система пропонує як ключове поле використати номер запису);

Рис. 10.31. Вікно „Таблиця 1: таблиця” (з перейменованими полями)

– активізують команду „Вид”  „Конструктор таблиць” і викликають вікно „Конструктор” використовуючи яке можна пересвідчитися у правильності вибору типу полів таблиці та при потребі внести зміни;

– після завершення цих дій, командою „Файл”  „Зберегти”, або за допомогою однойменної кнопки стандартної панелі інструментів, створену таблицю слід зберегти у поточній або зовнішній базі даних з певним ім’ям.

Створення структури таблиці в режимі „Майстер таблиць”. Майстер дає змогу істотно скоротити час створення таблиць завдяки використанню вже готових зразків таблиць і полів. У цьому плані його можна розглядати як засіб автоматизації процесу формування таблиць бази даних.

А ктивізують „Майстра таблиць” кнопкою „ОК” вікна „Нова таблиця” (рис. 10.32)

Рис. 10.32. Діалогове вікно „Нова таблиця”

При цьому відкривається діалогове вікно „Створення таблиць”, що в свою чергу, містить три вікна. У вікні „Зразки таблиць” вибирають відповідний зразок таблиці з категорій „Особисті” або „Ділові”, а у вікні „Зразки Полів” – імена полів поточної таблиці.

В ибраний зразок поля передається в нову таблицю клацанням мишею на кнопці

Дія кнопки поширюється на всі зразки полів. Кнопки забезпечують виконання зворотних дій: вилучають із створюваної таблиці, як зазначені, так і всі поля одночасно.

Допускається змінювання імені будь-якого поля (кнопкою „Перейменувати поле”). Типи даних (полів) призначаються Майстром за умовчання. При потребі, їх можна переглянути і змінити в режимі „Конструктор”.

Рис. 10.34. Вікно „Створення таблиць” Рис. 10.35. Вікно „Створення таблиць” з категорій з категорій „Особисті” (крок 1) „Ділові” (крок 1)

Після завершення формування списку полів, „Майстер” переходить до другого кроку роботи (Рис. 10.36. – кнопка „Далі”). Тут вводять ім’я нової таблиці, наприклад „Замовлення” і вибирають спосіб визначення первинного ключа.

Рис. 10.36. Вікно „Створення таблиць” (крок 2) – введення імені таблиці

Автоматичний спосіб визначення первинного ключа – найкраще вирішення проблеми ідентифікації записів таблиці. Користувач може визначити ключ, клацнувши мишею на кнопці „Далі”, на екрані з’являється діалогове вікно, за допомогою якого вибирають ключове поле (рис. 10.37).

Після вибору за допомогою ключового поля і клацання на кнопці „Далі” на екран викликається чергове вікно „Створення таблиць” (рис. 10.38) за допомогою якого встановлюють можливі зв’язки нової таблиці з іншими таблицями бази даних (четвертий крок роботи „Майстра”).

Зв’язок нової таблиці з будь-якою з раніше створених таблиць бази даних встановлюють клацанням лівою кнопкою миші на кнопці „Зв'язки...” При цьому на екрані з’являється однойменне вікно (рис. 10.39), в якому вибирають один із можливих варіантів зв’язку.

Рис. 10.37. Вікно” Створення таблиць” (крок 3) Рис. 10.38. Вікно „Створення таблиць” (крок–4)

– вибір ключового поля – встановлення зв’язків

На завершальному кроці роботи „Майстра”, треба активізувати чергове вікно „Створення таблиць” (рис. 10.40) і за його допомогою встановити один із можливих режимів уведення даних до щойно створеної таблиці.

Рис. 10.39. Вікно „Зв'язки” Рис. 10.40. Вікно „Створення таблиць”

П еремикають режими трьома альтернативними перемикачами: „Змінити структуру таблиці”, „Ввести дані безпосередньо в таблицю за допомогою форми, створюваної майстром”. Залежно від вибраного режиму на екрані з’являється вікно „Конструктор” (рис.10.41) для зміни структури таблиці, вікно перегляду і заповнення таблиці „Список розсилання: таблиця” (рис.10.42) або вікно „Екранна форма” (рис. 10.43).

Рис. 10.41. Діалогове вікно „Список розсилання: таблиця”

Рис. 10.42. Вікно перегляду і заповнення таблиці

Рис. 10.43. Вікно екранної форми

Як вже згадувалося раніше, одним із визначальних елементів СУБД Microsoft Access, як і взагалі будь-якої СУБД, є таблиця. Саме в таблицях бази даних, зберігають всю інформацію. Коли оператор або користувач заповнює форму, він тим самим заповнює даними одну або декілька таблиць. Коли той же користувач задає базі яке-небудь питання, то ініціалізує процедуру звіту, або звернення до певного об'єднання таблиць.

При проектуванні структури таблиці будь-якої бази даних, порядок і найменування полів, зазвичай визначаються заздалегідь. Але бувають випадки, коли не завжди вдається урахувати всі нюанси майбутньої бази даних. Іноді в процесі роботи виникає необхідність змінити структуру, імена та властивості полів. Це може бути викликано наступними причинами:

– отримана нова інформація;

– виявлені помилки;

– потрібно додати нові записи.

При потребі таблиці можна відреагувати в режимах „Конструктор” або „Режим таблиць”.

10.6. Редагування структури таблиць у режимі „Конструктор”

Під час створення структури таблиці, цілком ймовірними є помилки. Виправляти їх досить зручно у вікні режиму „Конструктор” (рис. 10.44), що містить усі поля та параметри поточної таблиці.

Рис. 10.44. Вікно режиму „Конструктор”

Вікно таблиці в режимі „Конструктора” складається з двох панелей:

– верхня панель містить таблицю з трьох стовпців: „Ім'я поля”, „Тип даних”, та „Опис”. В стовпці „Ім'я поля” містяться імена полів таблиці, в стовпці „Тип даних” вказується тип даних для кожного поля. Заповнення двох перших стовпців є обов’язковим. Стовпець „Опис” заповнювати необов’язково.

– на нижній панелі розташовуються дві вкладки властивостей полів: „Загальні” і „Підстановка”, а також область контекстної довідки.

За допомогою клавіші <F6> можна переміщатися між панелями „Конструктора”.

Засобами вікна „Конструктор” можна:

● змінювати імена полів, їх тип і параметри;

● змінювати послідовності полів;

● вилучати поля з таблиці та додавати нові;

● змінювати або задавати нові ключові поля тощо.

У верхній частині вікна „Конструктор” є стандартна панель інструментів (табл.10.2)

	Відображаються великі піктограми, для об’єктів
	Відображаються маленькі піктограми, для об’єктів
	Перелік об’єктів відображається у виді списку
	Відображається повна інформація про об’єкти – ім’я об’єкта, його опис, дата зміни, дата створення і тип.

Для швидкого переходу з одного режиму в інший, служить кнопка „Вид” на панелях інструментів „Таблиця в режимі таблиці” і „Конструктор”. Щоб перейти з одного режиму в інший, достатньо натиснути на цю кнопку.