10. Знайомство з системою управління базами даних (субд) microsoft access

10.1. Загальна характеристика субд Microsoft Access

Microsoft Access 2000 є 32-розрядною СУБД, що входить до складу Microsoft Office 2000 і працює в середовищі ОС Windows. Головною особливістю СУБД Microsoft Access 2000 є простота використання.

Таблиці баз даних користувач створює для збереження даних, які стосуються об’єктів предметної області.

Форми призначені для введення, перегляду та корегування взаємопов’язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа. Форми також використовують для створення панелей управління.

Запити користувач створює для вибору потрібних даних з однієї або декількох взаємопов’язаних таблиць. Запит може формуватися за допомогою:

 запитів за зразком (QBE – Query by Example);

 за допомогою структурованої мови запитів (SQL – Sructured Queries Language).

Запит дає змогу також відновити, вилучити, або додати дані в таблицю чи на підставі вже існуючих таблиць створити нові.

Звіти призначені для формування вихідного документа.

Сторінки – для створення web-сторінок спеціального типу, що забезпечують перегляд і роботу з базами даних із Інтернету або Інтранету.

Макроси містять опис дій, які мають бути виконані у відповідь на певні події. Кожна дія реалізується макрокомандою.

Під час роботи з названими об’єктами, Майстри Microsoft Access допомагають користувачеві виконати роботу, не вдаючись до конструювання. Майстри Microsoft Access дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці баз даних тощо.

Базою даних Microsoft Access є файл, який має розширення .mdb. Усі об’єкти бази даних (таблиці, запити, форми, звіти тощо) зберігаються у цьому файлі. Збереження даних у базі організовано в таблицях. Дані в таблиці вводять через форми введення, а отримують інформацію за допомогою запитів. Для виведення даних на екран чи на принтер, застосовують звіти. Для автоматизації процесу роботи з базою даних використовують макроси і програмні модулі, які дозволяють створювати складні процедури обробки даних.

10.2. Завантаження субд Microsoft Access

Завантаження СУБД Microsoft Access можна виконати:

 за допомогою меню „Пуск”  „Програми”  „Microsoft Access”;

 натискаючи на ярлик на робочому столі Windows;

 за допомогою вікна „Провідник” операційної системи Windows.

Після завантаження СУБД, одним з перерахованих способів, на екрані з'явиться вікно СУБД Microsoft Access (рис. 10.1) в якому треба задати потрібну операцію – створити або відкрити існуючу базу даних.

За своєю структурою вікно відповідає прийнятим в ОС Windows правилам оформлення і має такі основні елементи:

● рядок заголовка, що містить кнопку виклику системного меню заголовка з ім’ям додатка, кнопки мінімізації (згорнути), максимізації (розгорнути) і закриття вікна;

● рядок меню, що містить команди для виконання різних операцій;

● стандартну панель інструментів, а також панелі інструментів для виконання робіт у кожному з режимів даних.

Панель інструментів призначена для швидкого виклику команд, що найчастіше використовуються. Інструменти відображуються у вигляді піктограм – значків, клацнувши на яких лівою кнопкою миші, можна викликати на виконання ту чи іншу команду. Усі команди панелі інструментів можна викликати і через головне меню Microsoft Access;

Рис. 10.1. Вікно бази даних Microsoft Access

● робоче поле Microsoft Access;

● рядок стану, у якому в разі готовності Microsoft Access може прийняти команду користувача, про що видається повідомлення („Готово”), а також відображаються відомості про поточний стан програми, ім'я файлу поточної БД і деякі інші корисні відомості;

● одержання додаткової допомоги за різноманітними командами і меню СУБД (шляхом виклику довідкової інформації).

В Microsoft Access користувач має можливість вибрати спосіб відкриття меню. Вибір здійснюється у списку „Ефект при виведенні меню” вкладки „Параметри” діалогового вікна „Настройка” (рис. 10.2):

Рис. 10.2. Діалогове вікно „Настройка”

Є такі способи розгорнення меню: „Немає”, „Випадковий вибір”, „Розгортання” та „Сковзання”.

„Немає (за умовчання)” – відомий спосіб відкривання меню, клацанням лівою кнопкою миші на відповідному меню.

„Розгортання” – спосіб, при якому меню розгортається згори вниз і вправо.

„Сковзання” –спосіб, при якому меню розгортається згори вниз у вигляді списку, що розкривається.

„Випадковий вибір” –спосіб, коли меню відкривається кожний раз різним чином.