XIV. Организация архивного делопроизводства

Управление муниципального архива формирует архивные фонды на территории города Казани, которые входят в состав Архивного фонда РТ, документами постоянного хранения и по личному составу, образующимися в процессе деятельности органов местного самоуправления, а также при ликвидации, реорганизации предприятий, учреждений, организаций. Архивные фонды на территории города Казани (далее – архивные фонды) создаются на основе составления списка источников комплектования управления муниципального архива, номенклатуры дел, формирования, оформления, учета и передачи дел на хранение в управление муниципального архива.

14.1. Работа с источниками комплектования управления муниципального архива

14.1.1. В процессе формирования архивных фондов управление муниципального архива определяет состав структурных подразделений Исполнительного комитета, предприятий, учреждений, организаций, создающих ценные документы, для включения их в число источников комплектования управления муниципального архива (далее – источники комплектования).

Список источников комплектования формируется управлением муниципального архива на основании законодательства об архивном деле РФ, РТ, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 №19 (далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов).

Структурные подразделения Исполнительного комитета–источники комплектования при работе с архивными документами должны руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 (далее – Перечень типовых управленческих документов), правовыми актами Исполнительного комитета, методическими и практическими рекомендациями, разработанными управлением муниципального архива.

Управление муниципального архива в пределах предоставленных полномочий осуществляет организационно-методическое руководство и проверки состояния организации хранения документов в архивном делопроизводстве источника комплектования.

14.1.2. В целях организации планомерной работы по обеспечению сохранности архивных документов управлением муниципального архива на каждый источник комплектования заводится наблюдательное дело, включающее в себя следующие документы: положения об архиве источника комплектования, об экспертной комиссии, сведения о составе экспертной комиссии, номенклатуру дел, приказ о назначении ответственного за архивное делопроизводство, описи дел, акты проверок, инструкции, документы, характеризующие правовой статус источника комплектования, и т.д.

Список источников комплектования утверждается правовыми актами Исполнительного комитета.