№1 Проблемы с закупками

Ситуация решается после изучения темы «Реализация проекта».

Постановка задачи1

Генеральный Директор одной динамично развивающейся производственной компании обратил внимание на систематические проблемы, возникающие с закупками нового оборудования. Поводом для «разбора полетов» стал очередной закупочный сбой: новая линия по производству ламинированной упаковки пришла на завод с опозданием в 2.5 месяца, зато полимерное сырье для ламинации доставили на 40 дней раньше срока, и все это время оно занимало дефицитные складские площади.

Под раздачу попал отдел материально-технического обеспечения (МТО). Менеджеры отдела полностью признавали свою вину, но и не снимали ответственности за срыв поставок со смежников (снабженцы на заводе затянули с документами, склад не вовремя дал информацию о загрузке и т.п.). Пришлось Генеральному директору выслушать и стандартные жалобы на нехватку рабочих рук, аврал и цейтнот, в котором отдел МТО, как оказалось, существует уже не первый месяц. Понаблюдав какое-то время за работой отдела. Генеральный директор вынужден был признать, что сотрудники МТО действительно выбиваются из сил, проводя на рабочем месте не только положенные трудовые будни, но и большую часть вечеров, ночей и выходных дней. Но это никак не сказывалось на результатах их труда, которые хоть и были в рамках допустимого, не соответствовали ожиданиям Директора.

Первое, о чем подумал Генеральный директор предприятия — низкий уровень профессиональных знаний и навыков у сотрудников отдела МТО. Чтобы развеять все сомнения, он дал кадровой службе распоряжение провести оценку профессиональных знаний менеджеров МТО Результаты тестов и специальных опросников продемонстрировали на удивление высокий уровень знаний и профессиональных компетенций. Менеджеры отдела показали себя как прекрасные закупщики, отлично знающие и понимающие все тонкости своего дела.

«Видимо, в отделе есть проблемы с планированием»— решил Генеральный директор и поручил отделу персонала организовать для менеджеров МТО тренинг по планированию закупок. Двухдневный тренинг прошел «на ура». Сотрудники смежных подразделений начали с завистью поглядывать на менеджеров отдела МТО: те же по-прежнему дневали и ночевали на работе и собирали шишки на совещаниях. Ситуация стала еще напряженнее после того, как двое менеджеров отдела, получив сертификаты о прохождении престижного тренинга, без труда и не без успеха сменили место работы на более доходное.

Поняв, что дорогостоящий модный тренинг не принес желаемого эффекта. Генеральный Директор решил действовать по старинке. Согласно его распоряжению, раз в неделю сотрудники отдела МТО должны были проводить совещания с целью совместного поиска путей оптимизации своего труда. Менеджеры восприняли идею с энтузиазмом. Действительно, кто лучше них самих способен найти способ сделать их работу результативнее? В течение нескольких недель они регулярно встречались по понедельникам и до хрипоты обсуждали различные варианты изменений и улучшений. По итогам каждого совещания создавался внушительный список рекомендаций, которые, правда, никак не удавалось начать воплощать в жизнь по причине непрекращающихся авралов и огромной загрузки на текущих проектах. Через некоторое время рационализаторский пыл угас, встречи стали нерегулярными, а уже через пару месяцев прекратились вовсе. После очередной безуспешной попытки наладить в компании ситуацию с закупками Генеральному директору оставалось только развести руками.

Задание:

1. Выскажите свое мнение — в чем причины низкой результативности работы сотрудников в отделе МТО?

2. Почему инициативы Генерального директора по оптимизации деятельности отдела МТО не принесли желаемого результата?

3. Какие шаги Вы бы предприняли на месте Генерального директора предприятия, чтобы улучшить ситуацию с закупками и в работе отдела МТО?

№ 2 Проблемы с подчиненными²

Ситуация решается после изучения темы «Команда проекта»

Описание ситуации

Компания «N» занимается оптовой продажей продуктов питания и процветает. Объем продаж растет, развивается и сама компания. Господин «М» возглавляет в данной организации отдел по работе с особыми клиентами, в котором работают 15 человек, хотя год назад их было всего лишь 7, с которыми у господина «М» не было серьезных проблем.

В настоящее время каждый сотрудник отдела занимается самостоятельным направлением работы и решает все вопросы непосредственно с начальником отдела, вплоть до мельчайших деталей, которые не нуждаются в столь тщательном рассмотрении и очевидны. В кабинете господина «М» три телефона, которые звонят постоянно, а двери кабинета не закрываются. Подчиненные постоянно спрашивают, как выполнить то или иное задание. Полное отсутствие инициативы у подчиненных раздражает господина «М». Хотя зарплата у всех в отделе достаточно высокая, но самостоятельно принимать решения и думать работники не хотят. Отношение господина «М» с подчиненными носят благожелательный характер, он редко когда использует взыскания и выговоры, только если они отступают от определенной им линии. Обычно начальник отдела дает задания и сам определяет основные направления действий. Господин «М» пользуется авторитетом среди своих подчиненных, и они не ставят под сомнения его решения.

Господин «М» постоянно испытывает стресс на работе, подолгу задерживается, чтобы решить постоянно скапливающиеся оперативные вопросы. Один раз он пытался перейти на решение стратегических задач своего отдела, ограничив посещения своего кабинета подчиненными, но ничего из этого не вышло.

Руководство компании не понимает, почему на столе начальника отдела по работе с особыми клиентами постоянно скапливаются документы, требующие немедленного решения.

Задание:

1. В чем состоит проблема у начальника отдела по работе с особыми клиентами?

2. Какие выходы из сложившейся ситуации вы бы предложили?

№ 3 Договоренность на словах

Ситуация решается после изучения темы «Управление рисками»

Описание ситуации

Типография «N» работает 3 года, активно развивается, закупает новую технику, стремится расширять спектр полиграфических услуг. Доходы предприятия складываются из единичных мелкотиражных заказов.

Среди менеджеров предприятия выделяется своим профессионализмом Михаил, который смог найти и удержать крупный ежемесячный журнал в качестве заказчика. Полгода сотрудничества с журналом были очень успешными. Типография за счет заказа журнала получала до 70% дохода. Михаил смог наладить дружеские отношения с редактором оформления журнала Петром Петровичем.

Но на 7-м месяце взаимно удовлетворяющей работы случилось следующее. Петр Петрович затянул с версткой журнала, и очередной номер готовился к выпуску впопыхах, хотя заказ был оплачен вовремя. Макет номера Петр Петрович переслал в типографию в последний момент, сказав Михаилу, что на цветопробы времени нет, и номер срочно необходимо запускать в печать, но времени на подписание макета в типографии у него нет. При этом Петр Петрович успокоил Михаила, что цвета не должны отличаться от тех, что использовались в предыдущих номерах, если и будут расхождения, претензий к типографии не будет, он все согласует.

Михаил понимал, что рискует в данной ситуации, но учитывая отношения с Петром Петровичем и то, что один раз уже печатал журнал без подписанного макета (подпись Петр Петрович поставил задним числом), все же решил печатать и не нарушать хорошие отношения с заказчиком.

Новый номер журнала вышел в срок, никто не предъявлял претензий, пока журнал не попал к основному рекламодателю журнала, который был крайне недоволен цветами в его рекламе. Петр Петрович свалил вину на типографию, сказав, что ему не дали на подпись печатный макет журнала и никакой устной договоренности с Михаилом не было.

Заказчик потребовал у типографии перепечатки всего тиража или возмещения материального ущерба, в противном случае грозя прекратить сотрудничество с этой типографией.

Задание:

1. Сформулируйте возникшую проблему.

2. Есть ли в действиях и поступках участников ситуации ошибки?

3. Как разрешить возникшую проблему?

№ 4 Разработка нового муниципального проекта

Ситуация решается после изучения темы «Социальный проект. Разработка проекта»

Описание ситуации

На очередном заседании городской думы города «N» зашел разговор о необходимости принимать решения жилищной проблемы. Некоторые депутаты предложили рассмотреть возможность постройки и предоставления социального жилья, которое будет находиться в собственности муниципального образования. Депутаты принялись обсуждать предложение и решили, что предложат исполнительному комитету МО разработать проект программы строительства социального жилья в городе.

Управление строительства и ЖКХ ИК МО сформировало проектную группу из специалистов своего управления и финансово-экономического управления. Руководитель проектной группы дал задание специалистам из финансово-экономического управления просчитать затраты по проекту строительства социального жилья. А своим подчиненным поручил разработать план мероприятий по проекту.

Задание

1. Есть ли ошибки в действиях городского совета, руководителя проектной группы?

2. Если есть ошибки в действиях вышеобозначенных лиц, представьте свой порядок действий, которые они должны были предпринять, чтобы решить проблему строительства социального жилья в городе «N»/

№ 5 Что в проекте пошло не так?³

Данная ситуация анализируется студентами в конце семестра, поскольку требует интегрированного осмысления и решения.

Введение

В данной статье описан проект, в котором все делалось так, как было изначально оговорено сторонами, но заказчик отказался принимать конечный продукт. Необычно в этом проекте то, что у заказчика не возникало проблем с промежуточными предметами поставки проекта. Более того, у заказчика не возникало ощущения, что поставщик услуг делает что-либо отличное от оговоренного в содержании проекта. Вместо этого заказчик просто заявил, что поставленный конечный продукт не отвечает его ожиданиям.

Данная статья содержит укрупненный разбор проекта. В ней также рассматривается, как и почему дела вдруг пошли наперекосяк, а также предлагается ряд советов о том, как избежать подобных ситуаций в будущем.

Рассматриваемая ситуация интересна по двум причинам. Во-первых, потому, что заказчик отказался принимать поставленный продукт, несмотря на то, что команда проекта выполнила в точности то, что было оговорено. Во-вторых, потому, что в такую ситуацию может попасть любой, кто использовал то или иное компьютерное программное обеспечение (далее - ПО) в течение какого-то времени, а потом вдруг решил, что - по какой бы то ни было причине - настала пора изменений.

С этой ситуацией сталкиваются многие компании. Будь то гигантская корпорация, которой необходимо принять решение о том, когда переходить на новейшую версию операционной системы, или малое предприятие, использующее текстовый редактор или почтовое ПО, которое кажется устаревшим и рассматривается как "кандидат" на замену. Суть во всех случаях одна и та же: компания должна принять решение о том, остаться ли ей со своим текущим поставщиком, запросив у него новейшую версию ПО, или обратить свой взор на другие альтернативы. Если компания не будет исследовать продукты конкурентов до совершения покупки, то нет никакой гарантии, что потом ей не придется кусать локти, раскаиваясь в содеянном и сожалея о совершенной покупке.