17 Создание документа
Лабораторная работа №14 Тема: «Создание документа»
Цель работы: Получить начальные навыки работы
в текстовом редакторе Word.
Порядок выполнения работы
Разобраться с использованием шаблонов при создании текстового документа.
Рассмотреть элементы окна документа.
Научиться правилам ввода и перемещения по тексту документа.
Изучить способы сохранения текстового документа.
Рассматривая подготовку текстовых документов на компьютере можно выделить три основных этапа.
На первом этапе, после создания нового документа, выполняется ввод текста документа, позволяющий перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в текстовый файл, хранящийся во внешней памяти компьютера.
На втором этапе подготовки документа производится редактирование уже существующего электронного документа путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких документов в один или, наоборот, разбиения документа на ряд более мелких. При вводе текста мы можем допустить грамматические и орфографические ошибки. связанные с невнимательностью, недостаточным знанием клавиатуры или с большой скоростью набора текста. К ним относятся пропущенный или лишний символ или знак препинания, перестановка соседних символов, неверно введенный символ.
При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление общего вида документа выполняется на третьем этапе подготовки документа, и такой процесс носит название форматирования текста. Команды форматирования позволяют задавать значения полей страницы, интервалы между строками, способы форматирования строк, то есть сделать оформление документа таким, каким он будет выглядеть не только на экране, но и на бумаге после его распечатки на принтере.
При работе с любым документом мы всегда повторяем эту последовательность действий. Здесь мы рассмотрим самые первые этапы работы с документом и начнем с его создания.
Создание нового документа
Cразу после открытия окна программы, редактор Word автоматически создает новый документ, которому присваивается имя «Документ1». Однако, мы можем самостоятельно создавать документы, причем здесь редактор Word предоставляет широкие возможности по определению назначения создаваемого документа.
Для эффективной работы с Word важно представлять, что каждый документ Word основан на использовании стандартных шаблонов. Здесь под шаблоном понимается образец форматирования нового документа. Некоторые шаблоны не содержат текста, предоставляя нам пустой документ с некоторыми основными элементами форматирования, то есть размером и типом шрифта заголовков и текста, отступом красной строки, начертанием символов. Если шаблон содержит форматирование, то все документы, созданные на его основе, будут иметь единообразный вид, например, одинаковый шрифт, заголовки и отступы. В него мы можем вводить любой текст.
Другие шаблоны могут содержать шаблонный текст, то есть формальный текст аналогичный тому, который надо вносить в данный документ. Например, шаблон резюме содержит формальное имя и биографические сведения, которые мы можем удалить и заменить другими, нужными нам. В документе может отображаться текст типа «Щелкните здесь и введите заголовок». Здесь необходимо просто выполнить эти инструкции и добавить остальные части текста.
Некоторые из шаблонов Word называются Мастерами. Мастер - это активная вспомогательная программа, задающая нам вопросы о документе, который нужно создать и использующая ваши ответы для его создания. Другими словами, вместо подсказок в самом шаблоне, которые мы должны заменить нашим текстом, на экран выводятся диалоговые окна с аналогичными вопросами вместо подсказок. При создании нового документа, Мастера, в диалоговом окне «Создание документа», можно узнать по его названию, звездам и маленькой «волшебной палочке», изображенной на его значке.
Каждый Мастер уникален, но все они выполняют одни и те же основные процедуры. Мастер разделяет свою работу на несколько шагов. Для выполнения каждого шага от нас будут требоваться определенные сведения о документе, который нужно создать. Зато, после завершения работы Мастера, документ будет более информационно насыщенным, чем в случае выбора простого шаблона.
Текстовый редактор Word имеет большое количество готовых шаблонов. Эти шаблоны помогают создавать наиболее часто используемые документы. Мы можем также создать свои собственные шаблоны, но пока давайте научимся пользоваться готовыми шаблонами и начнем эту работу с рассмотрения основных этапов создания документа.
Для создания документа на основе
шаблона надо в меню Файл выбрать команду
Создать, что приведет к появлению
диалогового окна «Создание документа».
Надписи на вкладках, вверху диалогового
окна, отображают разные категории
шаблонов. Если открыть вкладку,
соответствующую категории создаваемого
документа: общего документа, письму,
записке или отчету1,
то затем, в списке шаблонов можно выбрать
значок, с
оответствующий
нужному нам шаблону. Если нужно
просмотреть, как будет выглядеть
соответствующий данному шаблону новый
документ, то это можно сделать, обратившись
к области Просмотр. Однако просмотр
вида шаблона возможен только, если в
нем имеется какой-либо текст, в противном
случае будет выдано сообщение о
невозможности просмотра данного шаблона.
Многие документы мы будем создавать на основе шаблонов Обычный или Новый документ, которые организуют пустой документ со всеми необходимыми элементами форматирования. Простой щелчок по кнопке ОК позволит Word создать документ и отобразить его окно в Рабочей области редактора, чтобы мы могли ввести туда собственную текстовую информацию.
Кроме способа создания документа с помощью команды Основного меню, можно создать пустой документ, щелкнув по кнопке Создать на панели инструментов Стандартная. В этом случае будет автоматически выбран первый в списке шаблон и на экране появится окно нового документа.
Задание №1