ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Дисциплина « Делопроизводство в ШЧ » относится к общепрофессиональному циклу дисциплин в структуре основной профессиональной образовательной программы и предусматривает изучение основных вопросов делопроизводства и документооборота в структурном подразделении ОАО «РЖД», вопросов хранения документов.

В результате изучения курса студент должен:

знать: основные направления деятельности по организации и ведению делопроизводства, основные направления работы с техническими и технологическими документами структурного подразделения железной дороги России.

уметь: оценить важность и значимость имеющихся документов, зарегистрировать входящие документы, составить распорядительные и справочно - информационные документы, акты проверки, инструкции и протоколы, обеспечить на должном уровне хранение производственных документов.

Данная методическая разработка предназначена для проведения практических работ по дисциплине « Делопроизводство в ШЧ ».

Для каждой работы приводятся теоретические сведения, составлен перечень контрольных вопросов и дано практическое задание.

Выполнение практических работ студентом, способствует закреплению изученного теоретического материала. Формирует у студентов практические навыки работы с документами.

Практическая работа № 1 «оформление документов»

Цель работы: Закрепить и систематизировать полученные знания по общим правилам оформления документации.

Основные сведения из теории

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Росжелдоре

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч.I), ст.5021; 2003, N 27 (ч.I), ст.2696).

Эмблема Росжелдора.

Эмблема Росжелдора может помещаться на бланках документов с угловыми штампами Росжелдора в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 N 162 "Об учреждении эмблемы и флага Федерального агентства железнодорожного транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14, ст.1542).

Код Росжелдора (указывается по усмотрению Росжелдора).

Код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (указывается п.о усмотрению Росжелдора)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (указывается по усмотрению Росжелдора).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование Росжелдора.

Наименование Росжелдора должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Федеральном агентстве железнодорожного транспорта, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 года N 397 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст.3344). Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного.

Над наименованием Росжелдора указывается полное или сокращенное наименование Министерства транспорта Российской Федерации, в ведении которого он находится.

Справочные данные о Росжелдоре.

Справочные данные о Росжелдоре включают почтовый адрес и номер телефона/факса.

Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Росжелдором, должно соответствовать виду документа, предусмотренного Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа (указывается по усмотрению Росжелдора).

Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные Росжелдором совместно с одним или более федеральными органами исполнительной власти или другой организации, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например 04.03.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 4 марта 2007 года.

Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса Административно-кадрового управления, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, например:

АКУ-10/625, где АКУ - индекс Административно-кадрового управления, 10 -индекс дела по номенклатуре дел, 625 - порядковый номер документа.Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса руководства Росжелдора либо структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера документа и приставки "ис", например:

ИР-10/793-ис, где ИР - индекс секретариата руководителя Росжелдора, 10 -индекс дела по номенклатуре дел, 793 - порядковый номер документа.

УЭФ-9/57-ис, где УЭФ - индекс Управления экономики и финансов, 9 - индекс дела по номенклатуре дел, 57 - порядковый номер документа.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Регистрационные номера кадровых приказов состоят из порядкового номера и соответствующих приставок "к" (кадровый), "лс" (по личному составу) и "н" (о награждениях), например: N 18/к, N 30/лс, N 24/н.

Регистрационный номер распоряжения состоит из индекса руководства Росжелдора, порядкового номера и приставки "р", например:

ИР-43-р, где ИР - индекс секретариата руководителя Росжелдора, 43 -порядковый номер документа.

Индексы руководства и структурных подразделений центрального аппарата Росжелдора приведены в приложении N 20 к настоящей Инструкции.

Документы, подписываемые руководителем Росжелдора и заместителями руководителя Росжелдора, регистрируются службой ДОУ.

Регистрация приказов по основной деятельности Росжелдора и распоряжений осуществляется службой ДОУ, приказов по личному составу и приказов о награждениях - отделом кадров и государственной службы Административно-кадрового управления.

В нерабочее время, выходные и праздничные дни документы, подписываемые руководителем Росжелдора, регистрируются секретариатом руководителя Росжелдора либо ответственным дежурным по Росжелдору. При этом в первый рабочий день после таких дней визовая копия документа подлежит возврату в службу ДОУ.

Документы, подписываемые руководителями структурных подразделений, регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Заверенные копии зарегистрированных и отправленных документов с подлинными визами остаются в структурных подразделениях по месту их регистрации и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и является обязательным реквизитом при подготовке ответа, например:

На N 5835-01-33/01-ЛН от 21.09.2006

Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.

Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, иметь согласование с наименованием вида документа.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал строчными буквами (за исключением начальной буквы), выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. При оформлении заголовка к тексту документа используется шрифт Times New Roman размером N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен отвечать на вопросы:

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки не более 28 печатных знаков).

Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал шрифтом Times New Roman размером N 14 (кроме особо указанных случаев) и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица занимает более одной страницы, графы должны быть пронумерованы, а на последующих страницах указаны только их номера.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Отметка о наличии приложений.

В письме, имеющем приложения, названные в тексте письма, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росжелдора от 01.01.2007 N 1 и приложение к нему, всего на 3 л.

Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем Росжелдора или лицом, исполняющим его обязанности, либо заместителями руководителя по соответствующему поручению руководителя Росжелдора.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем Росжелдора, его заместителями, руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Письмо, подписываемое лицом, исполняющим обязанности руководителя Росжелдора, оформляется на общем бланке Росжелдора.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа, руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также корректором.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или на отдельном листе согласования, либо грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, наименование структурного подразделения (полное или сокращенное), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника проекта приказа (распоряжения, протокола). На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Согласование проекта служебного письма оформляется визой на втором экземпляре или на отдельном листе согласования, который направляется в дело.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Внешнее согласование документа оформляется на последнем листе текста согласуемого документа грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) в именительном падеже, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например: