36

Информационные технологии управления проектами Microsoft Project 2002

Microsoft Project 2002 обеспечивает создание и управление проектами различного вида — строительство или реконструкция зданий, сооружений, расширение видов деятельности (производство, торговля), создание информационных продуктов, образовательных проектов (новые дисциплины, специальности, подготовка образовательных материалов и т.п.), выход на рынок товаров и т.п. Масштаб проекта характеризуется количеством задач и ресурсов, назначений ресурсов задачам проекта, длительностью задач, стоимостью проектных работ.

Microsoft Project 2002 является программным комплексом для создания и управления проектами на всех стадиях его жизненного цикла.

Спецификация проекта и настройка среды Microsoft Project

• Спецификация проекта

• Создание файла проекта

• Выбор шаблона проекта

• Выбор метода планирования проекта

• Ввод общей информации о проекте (дата проекта, заметки)

• Настройка среды Microsoft Project

• Создание календаря проекта

• Создание списка задач

• Структурирование задач

• Ввод длительности выполнения задач

• Установление временных связей задач

• Подготовка календаря задач

Ввод и назначение ресурсов задачам проекта

• Определение состава и характеристик ресурсов проекта

• Подготовка календаря ресурсов

• Назначение ресурсов задачам проекта

Принятие базового плана

Базовый план проекта — основа учета реального хода работ и их корректировки. В базовом плане проекта сохраняются важнейшие показателей проекта и его составляющих (задач, ресурсов, назначений). Всего можно сохранить 11 базовых планов, для идентификации которых используются дата и время создания или обновления. Базовые планы можно редактировать и очищать. Кроме базовых планов в файле проекта можно сохранять и промежуточные планы (до 11 вариантов), содержащие только даты начала и окончания задач проекта.

Для принятия базового плана проекта выполняется всесторонний анализ:

• календарного графика работ;

• характеристик задач (фиксированная длительность, фиксированные трудозатраты, фиксированное количество ресурсов);

• временных ограничений задач;

• загрузки ресурсов;

• стоимости проекта (затраты);

• рисков.

Вырабатываются меры по улучшению проекта, повышения его надежности, предотвращению или уменьшению рисков.

Отслеживание хода работ проекта

• Выбор метода и регламента учета хода работ

• Учет выполнения задач и назначений проекта:

• даты фактического начала и окончания работы

• фактическая длительность работ

• % завершения задач

• % физического объема работ

• Анализ освоенного объема работ

• Анализ эффективности проекта

После запуск Microsoft Project на экран выводится панель «Область задач», которая содержит основные команды для создания новых или открытия существующих проектов. Если панели «Область задач» на экран нет, следует выполнить команду Файл, Создать или Вид, Панели инструментов, Область задач.

Для создания нового проекта на панели «Область задач» следует выбрать действие — Создание, Пустой проект. Действие Создание с помощью шаблона, Общие шаблоны выводит диалоговое окно «Шаблоны», содержащее вкладки: Общие — шаблон Пустой проект, Общие — набор шаблонов для типичных проектов, содержащих стандартный набор задач и ресурсов:

• Локализация программного обеспечения

• Новое предприятие

• Новый продукт

• Проектирование и др.

Таким образом, можно создавать проект «с нуля» либо воспользоваться проектом-прототипом.

В результате на основании выбранного шаблона создается новый проект, запускается программа «Консультант» и на экран выводится панель инструментов, которая содержит кнопки разделов меню:

• ЗАДАЧИ — меню действий по подготовке задач проекта;

• РЕСУРСЫ — меню действий по определению ресурсов и их назначений задачам проекта;

• ОТСЛЕЖИВАНИЕ — меню действий по учету хода работ проекта;

• ОТЧЕТ — подготовка представлений о проекте в виде отчетов и публикаций на сервере;

• СЛЕДУЮЩИЕ ШАГИ И СВЯЗАННЫЕ ДЕЙСТВИЯ — общее меню работы с проектом программы КОНСУЛЬТАНТ.

При выборе определенного раздела программы «Консультант» на экран формируется соответствующее представление проекта, выводится панель действий выбранного раздела, следуя которым выполняется обработка проекта.

Технология выполнения определенных действий разбита на шаги, которые нумеруются, последовательность перехода от шага к шагу контролируется пользователем. Можно перейти к следующему шагу, только сохранив результат предыдущего шага, кнопка Готово позволяет вернуться в основное меню и продолжить работу. С помощью кнопки Подсказка можно получить контекстную справку о характере действий по подготовке информации проекта. В верхней части панели действий содержатся кнопки листания действий, таким образом можно переходить вперед–назад по действиям внутри выбранного раздела программы КОНСУЛЬТАНТ. На любом действии можно закончить работу с проектом, а также возобновить работу с проектом с указанного раздела или действия.

Работа с проектом возможна и без поддержки программы «Консультант», с помощью команд главного меню Microsoft Project. В ряде случаев это просто необходимо для отражения специфики действий. Наиболее эффективно комбинированное использование возможностей программы «Консультант» и самостоятельных действий пользователей с помощью команд главного меню.