3. Учет кассовых операций

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами, а также их хранения в филиал-магазинах УП «Белювелирторг» имеются кассы. Кассовые операции ведутся продавцами-кассирами (продавцами) -материально-ответственными лицами, в соответствии с должностными обязанностями, закрепленными в утвержденных руководителем инструкциях УП «Белювелирторг» Мирголовским В.Н..

Следует отметить, что порядок ведения кассовых операций, установленный в УП «Белювелирторг» соответствует нормам, содержащимся в Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 г. №4.

В частности, 20.02.2009 г. для установления порядка и сроков сдачи выручки, размеров расходования наличных денег из выручки, а также лимита остатка кассы для филиал-магазина № 12 на 2009 г., УП «Белювелирторг» была подана соответствующая заявка в обслуживающий банк (филиал Минская городская дирекция ОАО «Белинвестбанк») (приложение 3.1).

Согласно данной заявке, с 20.02.2009г. по 20.02.2010г. для данного магазина УП «Белювелирторг» установлен лимит остатка кассы в размере 5600 000 белорусских рублей. Таким образом, данный магазин может иметь в своей кассе наличные деньги на конец рабочего дня в пределах указанного лимита. В случае образования сверхлимитного остатка кассы наличные деньги сдаются в банк независимо от установленного срока сдачи наличных денег. Лимиты остатка кассы для других магазинов представлены в приложении 3.1.

В УП «Белювелирторг» разрешено расходование выручки на выплату заработной платы.

Прием наличных денежных средств в кассу УП «Белювелирторг» осуществляется кассиром по приходным кассовым ордерам формы КО-1, подписанным бухгалтером, ответственным за данный участок работы. В подтверждение факта приема денег их вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью. При этом прием денежных средств по кассовому ордеру формы КО-1 производится только в день его составления, причем после получения денег кассовый ордер незамедлительно подписывается кассиром. Важно отметить, что исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордера не допускаются.

В приложении 3.2 представлены приходные кассовые ордера (ПКО) филиал-магазина №12 за 02.09.2009 г.:

1) ПКО №2196145 было оформлено поступление в кассу организации возврата денег на хозяйственные нужды на сумму 4 620 (четыре тысячи шестьсот двадцать) рублей;

2) ПКО №2196146 было оформлено поступление в кассу организации выручки (через Бобровскую Т.С.) от реализации товаров в секции «золото» на сумму 5 890 040 (пять миллионов восемьсот девяносто тысяч сорок) рублей;

3) ПКО №2196147 – поступление в кассу организации выручки (через Бобровскую Т.С.) от реализации товаров в секции «серебро» на сумму 2 924 700 (Два миллиона девятьсот двадцать четыре тысячи семьсот) рублей;

4) ПКО №2196148 – поступление кассу организации выручки (через Готину Т.М.) от реализации товаров в секции «золото» на сумму 7 028 730 (семь миллионов двадцать восемь тысяч семьсот тридцать тысяч) рублей;

5) ПКО №2196149 – поступление в кассу организации выручки (через Готину Т.М.) от реализации товаров в секции «серебро» на сумму 1 052 720 (один миллион пятьдесят две тысячи семьсот двадцать) рублей;

6) ПКО №2196150 – поступление в кассу организации выручки (через Таргонскую И.Н.) от реализации товаров в секции «сувениры» на сумму 361 570 (триста шестьдесят одна тысяча пятьсот семьдесят) рублей.

В этот же день по этому магазину был выписаны расходные кассовые ордера (приложение 3.2):

1) № 658 на сумму 17 830 000 (семнадцать миллионов восемьсот тридцать тысяч) рублей – для сдачи денег в банк (инкассация);

2) № 659 на сумму 255 000 (двести пятьдесят пять тысяч) рублей – в связи с продажей кольца, взятого на комиссию (договор №6356);

3) № 660 на сумму 210 000 (двести десять тысяч) рублей – в связи с возвратом товара, взятого на комиссию, но не проданного (договор №6385).

Таким образом, для выдачи наличных белорусских рублей из кассы, в УП «Белювеллирторг» составляется расходный кассовый ордер формы КО-2, подписываемый продавцом-кассиром в соответствующем, а также главным бухгалтером. При выдаче наличных денег кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (в рассматриваемом примере – РКО № 659 – паспорт Хватик Е.В.), а также проверяет правильность заполнения реквизитов и отбирает расписку получателя.

Поскольку выплата заработной платы сотрудникам УП «Белювелирторг» производится, как правило, путем перечисления соответствующих сумм на карт-счета, а не через кассу, то в данной организации отсутствует необходимость составлять платежную ведомость.

Аналитический учет по счету 50 «Касса» в УП «Белювелирторг» ведется продавцами-кассирами соответствующих магазинов в кассовой книге формы КО-4. При этом на каждом листе проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день, а записи производятся сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня кассиром подсчитываются итоги операций за день, выводятся остатки денег по кассе на конец дня и передаются в бухгалтерию в качестве отчета кассира (второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге).

В приложении 3.2 представлен лист кассовой книги УП «Белювелирторг» за 02.09.2009 г. по магазину №12, где отражено поступление денег на сумму 17 262 380 р., а также расходование денег на сумму 18 295 000 на (см. описанные выше операции).

Синтетический учет по счету 50 «Касса» в УП «Белювелирторг» ведется в таких формируемых с помощью программы «1С:Бухгалтерия 7.7» регистрах, как оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета и карточка счета.

В журнале-ордере за сентябрь 2009 г. по магазину №12, представленном в приложении 3.2, можно увидеть, как были отражены в бухгалтерском учете рассмотренные выше операции.

Изучив данные документы, можно сделать вывод о том, что порядок отражения операций в бухгалтерском учете УП «Белювелирторг» соответствует общим нормам.

В УП «Белювелирторг» разработан график проведения инвентаризаций, в соответствии с которым проводится проверка наличия денежных средств в кассе. Она проводится в порядке и соответствующие сроки, предусмотренные Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 г. №180 (далее – Инструкция №180).

В частности, инвентаризация наличия денежных средств в кассе УП «Белювелирторг» обязательно проводится в случаях, установленных ст.12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», а именно:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 декабря;

• при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения и (или) порчи активов;

• в случае возникновения непреодолимой силы.

В соответствии с п.8 Инструкции №180 периодичность проведения инвентаризаций денежных средств – не менее одного раза в год. В то же время не реже одного раза в квартал должна проводиться внезапная инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом наличных денежных средств. По результатам инвентаризации комиссией (в лице руководителя назначенных сотрудников) составляется акт инвентаризации наличных денежных средств. Остаток денежной наличности в кассе проверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег в акте указывается сумма недостачи или излишка и объясняются причины их возникновения.

Сумма излишков денежных средств в кассе отражается записью:

Д 50 К 92.

Сумма недостач – Д 94 К 50. При этом недостачи денежных средств списываются с кредита счета 94 в дебет счетов 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если по недостаче определено виновное лицо, или 92 «Внереализационные доходы и расходы», если виновное лицо не установлено.

Поскольку в УП «Белювелирторг» отсутствуют хозяйственные операции, связанные с движением наличной иностранной валюты (т.к. все расчеты по внешнеторговым договорам осуществляются исключительно в безналичной форме), учет кассовых операций в иностранной валюте в данной организации не ведется.

Следует также отметить, что в связи с тем, что УП «Белювелирторг» не приобретает проездные билеты, путевки в санатории, дома отдыха и т.д., у данной организации не возникает необходимости ведения учета на счете 50-3 «Денежные документы» (см. журнал-ордер в приложении 3.2).