5.6. Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

5.6.1. Учет расчетов с подотчетными лицами: по служебным командировкам и по хозяйственно-операционным расходам

В УП «Белювелирторг» наличные денежные средства могут выдаваться под отчет для осуществления операционных и хозяйственных расходов, а также расходов, связанных со служебными командировками. При этом выдача наличных денег на хозяйственно-операционные расходы осуществляется в размере и на сроки, определяемые руководителем УП «Белювелирторг» Мирголовским В.Н., но не более предельного размера, установленного законодательством Республики Беларусь, т.е. на срок не более 3-х рабочих дней на расходы, производимые в месте нахождения организации; не более 10 рабочих дней на расходы, производимые вне места нахождения организации; до 30 рабочих дней в сумме, не превышающей размера 1 б.в. (35000 р.) в целом по организации. При использовании корпоративной пластиковой карточки для осуществления указанных расходов работнику предоставлено 14 рабочих дней для того, чтобы предъявить в бухгалтерию УП «Белювелирторг» авансовый отчет об израсходованных суммах. При получении наличных денег под отчет в течение указанного выше срока, помимо авансового отчета необходимо также возвратить в кассу ранее выданные и неиспользованные наличные деньги.

При этом к авансовому отчету прилагаются чеки кассовых суммирующих аппаратов, квитанции к приходному кассовому ордеру формы КО-1 с приложением копии товарного чека, квитанции к отрывному талону формы 20-ФС, квитанции формы КВ-1 и другие документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства и имеющие юридическую силу.

Важно отметить, что в настоящее время в связи со вступлением в силу постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 21.09.2009 г. №155 «О внесении изменений и дополнений в Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь», законодательством не определен допустимый размер для осуществления расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями. Таким образом, если ранее расчеты подотчетными лицами наличными денежными средствами с организациями могли производиться в пределах 50 б.в. в месяц при наличии разрешения обслуживающего банка, то на сегодняшний день ограничение установлено лишь для выдачи наличных денег из касс банка, которая может быть произведена в размере не более 300 б.в. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам каждому юридическому лицу, обособленному подразделению, индивидуальному предпринимателю.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, в УП «Белювелирторг» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому открытый только в национальной валюте:

• 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами» (в рублях);

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

На выданные в подотчет суммы в бухгалтерском учете УП «Белювелирторг делаются следующая запись: Д 71 К 50.

На израсходованные суммы, согласно авансовым отчетам, составляются записи:

Д 10 К 71 – на стоимость приобретенных материальных ценностей через подотчетных лиц.

Д 18 К 71 – на суммы НДС по приобретенным ценностям.

В практике хозяйственной деятельности УП «Белювелирторг имеют место служебные командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределы. В обоих случаях направление работников в служебную командировку оформляется приказом руководителя Прищепова К.И. с выдачей командировочного удостоверения. Командированному работнику возмещаются расходы:

• по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов;

• по найму жилого помещения в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и т.д.), подтверждающих оплату расходов;

• за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов;

• расходы по международным телефонным переговорам (лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания) на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Следует отметить, что в УП «Белювелирторг» для оплаты командировочных расходов наличные денежные средства не используются, поскольку для этих целей в ОАО «Белинвестбанк» специально открыт карт-счет, с которого производится оплата всех указанных выше расходов.

В бухгалтерском учете данная операций отражена записью Д 71 К 55.5 на сумму операции. Далее указанная сумма будет списываться на затраты записью Д 44 К 71.

Как отмечалось ранее, по истечении 14 рабочих дней со дня возращения из командировки, работник обязан предоставить авансовый отчет, к которому должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командировки. При этом, если работник командирован в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую работник был командирован.

• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (в некоторых случаях по требованию руководителя).

При расчете сумм командировочных расходов важное значение имеет правильность исчисления размеров суточных, установленных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 г. №197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

В частности, при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь установлены следующие размеры возмещения расходов:

• суточные – 15000 р. за каждый день командировки;

• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, – 7500 р.;

• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 4500 р.