1.3 «Лоскутная» сетевая автоматизация

Появление возможности обмена между локальными рабочими местами – важный шаг, выводящий организацию на новый уровень развития, но при этом все еще не учитывается, что растущая масса общих документов требует централизованного управления. Как результат, через некоторое время возникают новые сложности:

• один сотрудник не может найти документ, созданный другим сотрудником, хотя точно известно, что этот документ существует;

• другая ситуация: вместо одного документа сотрудник нашел три и не может понять, какой из них актуальный;

• сотрудник пытается найти документ – например, технический паспорт – по дополнительным атрибутам (автору, адресу, дате обследования), но у него нет возможности сделать это, не открывая самих документов;

• все сотрудники имеют доступ к любым документам (в том числе и вовсе не для них предназначенным), важные документы не защищены от несанкционированных изменений или удаления, документ может случайно или по чьему-нибудь злому умыслу покинуть пределы организации;

• попытка регламентировать доступ или проследить историю модификации документов показывает, что это очень сложно, а при большом обороте документов практически невозможно;

• периодически возникают коллизии, связанные с одновременным открытием одного и того же документа;

• при сбое локальной сети все изменения в документах, открытых с сервера, теряются у всего офиса.

В итоге выясняется, что недостаточно хорошо управляемая масса документов превращает автоматизацию из ускорителя рабочего процесса в тормоз и в источник ошибок. Организация начинает искать более упорядоченные варианты автоматизации.

1.4 Централизованная автоматизация

Чтобы решать специализированные задачи и избавиться от беспорядка в документах и данных, организации внедряют приложения, обеспечивающие коллективную работу с центральной базой данных (ERP, CRM и т.д.) Информация, помещенная в базу, упорядочена и управляема, есть возможность получить все отчеты, предусмотренные в системе, и найти все необходимые документы.

Однако, прежде чем централизованная автоматизация принесет ожидаемые плоды, понадобится учесть ряд условий.

Следует ясно понимать, что результатом автоматизации хаотической деятельности может стать только автоматизированная хаотическая деятельность – еще более разрушительная, чем хаос, создаваемый вручную. Перед внедрением системы, связывающей воедино работу множества людей, следует навести порядок. Известно, что рабочие операции выполняются в рамках процессов управления, которые могут иметь разную степень формализации:

• при неформальном процессе состав и последовательность действий определяют только люди, фиксация событий не ведется;

• в условиях формального процесса люди подчиняются инструкциям. Регламентированные записи, фиксирующие события, заносятся вовремя и, как правило, достаточно информативны.

В организациях обычно реализуется смешанный вариант: одни части процесса строго регламентированы, а другие выполняются сотрудниками так, как им удобнее.

Централизованная автоматизация требует формализовать все процессы. Более того, следует добиться реального исполнения регламентов, так как система групповой автоматизации или работает целиком, или не работает вовсе. Очень часто дорогостоящие системы оставались лежать на полке именно из-за несоответствия процессов, «зашитых» в систему, и реального положения дел. Если система все же эксплуатируется, рядовым сотрудникам приходится выполнять двойную работу. Руководство, в свою очередь, получает из системы недостоверную информацию. Таким образом, в проигрыше оказываются все.

Когда система централизованной автоматизации отвечает многим нуждам организации, она становится мощным инструментом плодотворной работы. Но существуют и проблемы, связанные с теми процессами, документами и информацией, которая осталась вне централизованной системы:

• при фиксации заказов, их выдаче, изготовлении паспортов, рисовании планов одни и те же параметры приходится вводить в несколько документов или приложений;

• если в две системы по ошибке введены разные значения одного и того же параметра, это с неизбежностью приносит большие проблемы.

Отсутствие должной стыковки систем между собой лишь увеличивает нагрузку на сотрудников.