- •Тема 8. Письмова комунікація
- •8.1. Історія писемного спілкування
- •8.2. Уніфікація та стандартизація тексту
- •8.3. Класифікація листів
- •Ділові листи
- •Особисті листи
- •Рекомендувальні листи
- •Листи прямої поштової реклами
- •8.4. Оформлення бланків листа і конвертів
- •8.5. Складання плану листа
- •8.6. Стиль ділового листа
- •8.7. Тон листа
- •8.8. Оформлення реквізитів листа
- •8.8.1. Заголовок
- •8.8.2. Показання на посилання
- •8.8.3. Дата
- •8.8.4. Адреса одержувача листа
- •8.8.5. Вступне звертання
- •8.8.6. Посилання на зміст листа
- •8.8.7. Основний текст
- •8.8.8. Заключна формула ввічливості
- •8.8.9. Підпис
- •8.8.10. Посилання на додатки до листа
Тема 8. Письмова комунікація
Історія писемного спілкування.
Уніфікація та стандартизація тексту.
Класифікація листів.
Оформлення бланків листа і конвертів.
Складання плану листа
Стиль ділового листа
Тон листа
Оформлення реквізитів листа
Література:
Альбов АС. Письмо зарубежному партнеру. — Л.: 1991.
Андрушко СЯ. Искусство составления деловых писем на английском языке. — Одесса: "Два слова", "Вариант", 1993.
Веселов ИВ. Современное деловое письмо в промышленности! — М, 1990.
Ваш зарубежный партнер. Переписка, документация, контракты. — (VL: МП «Технология», 1992.
Палеха Ю.И. Организация современной деловой коммуникации. — К.:МАУП, 1995.
Палеха Ю.И. Организация общего и кадрового делопроизводства. — МЗУУН, 1993.
Плотников A.B. Деловая переписка с зарубежными партнерами. — К: Лира, 1992.
8.1. Історія писемного спілкування
З давніх часів до нас дійшли різні види писемного спілкування, що дає нам можливість вивчати історію розвитку суспільства, особливості побуту, взаємовідносини між людьми, які складалися протягом століть.
Листи — це засоби спілкування та передачі інформації, які виникли разом з писемністю дуже давно. Основні правила складання кореспонденції, які прийняті в міжнародному спілкуванні, склалися більше ста п'ятдесяти років тому, хоча листи люди писали й раніше.
В давнину римляни листів не підписували, якщо це не були листи до Імператора. Адресу на конверті не писали, тому що листи вручалися посильними особисто адресату. В формі листів складалися цілі романи, вірші, філософські трактати, соціально-політичні памфлети, літературно-критичні замітки.
З роками форма, стиль і манера написання листів змінювалися, виключалися старомодні слова, збагачувався їх словниковий запас.
Поступово діловий лист набував статусу документа, тому було необхідно розробити певні вимоги та правила його складання.
В 1720 р. Петром І був створений «Генеральний регламент», який став основою нової системи документування діяльності центральних, розпорядчих органів — колегій - та їх листування з іншими установами.
В 1722 р. створений "Табель про ранги", який дав початок системі чинів і титулів, вживання яких у діловому листуванні стало обов'язковим. Потім виходить ще ряд законодавчих актів Уряду Петра І, завдяки яким листування між установами перетворюється в ритуал, який необхідно було добре знати, щоб зайняти місце в бюрократичній ієрархії Росії.
На початку XIX ст. визначний державний діяч того часу М. М. Сперанський розробив "Загальну установу Міністерств", де були встановлені єдині зразки ведення діловодства і звітності. Рекомендації Сперанського, його творчі зусилля у справі формування канцелярського стилю мови внесли великий вклад в те що в наші дні прийнято називати уніфікацією мови офіційного листування.
8.2. Уніфікація та стандартизація тексту
Особливістю сучасного етапу розвитку офіційних документів і їх найважливішого компоненту - офіційного листа — є їх уніфікація. Мова офіційних документів — це набір кліше, штампів і стандартів. Уніфікація — це, насамперед, встановлення і застосування правил побудови речень за певними моделями, які відповідають тим чи іншим життєвим ситуаціям.
Уніфікацію мови документів можна розглядати і як соціальне замовлення, вона виправдана у всіх відношеннях:
- економічному — скорочення затрат праці на процес складання документів;
- правовому — адресат листа в більшості випадків юридична особа;
- соціальному — адресат і адресант листа — особи колективні;
- технічному — є можливість машинної обробки тексту;
- психологічному — полегшується процес сприйняття інформації;
- культурознавчому — підвищується культура управлінської праці;
- лінгвістичному — збігається завдання уніфікації мови документів з їх нормалізацією.
В США все було направлене на те, щоб лист служив сильним і чітким інструментом проведення економічної стратегії фірми. Створений був навіть своєрідний інститут листа, який проголошував культ індивідуальної виконавчої техніки. Дещо пізніше американці зробили поворот до уніфікації ділового листа. Канцелярія Білого дому підрахувала, що щотижня через недбало складені ділові листи компанії несуть втрати в декілька , мільйонів доларів.
В Англії уніфікований стиль ділового листування прийнятий під нашою ip-Code, що в буквальному перекладі значить «Код-блискавка». Він зачіпає всі рівні та аспекти мови — його словниковий склад, морфологію, синтаксис, графіку й фонетику, пунктуацію і навіть стиль.
У державних установах Росії з другої половини XIX ст. уніфікація текстових форм документів стала нормою офіційного письмового спілкування. В цей час почали складати різні листівки і посібники з написання листів, які стали вітчизняною традицією. Завдяки використанню таких посібників достатньо було знайти в книзі зразок необхідного документа і, замінивши прізвища, дати, адресу й іншу змінну інформацію, переписати документ або, вивчивши тексти аналогічних документів, скласти на їх основі власний текст і типові мовні звороти. В 60-ті роки XX ст. були розроблені Державні стандарти та методичні розробки, якими із змінами і доповненнями користуються донині. Діючий нині стандарт перераховує в певній послідовності реквізити, що повинні бути на всіх видах документів, які входять в уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Він визначає максимальний склад реквізитів документів (всього їх 31). Кожному реквізиту відводиться строго певне місце і необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.